Справку 2-НДФЛ за последние 6 месяцев вы оформляете по заявлению работника и выдаёте данные о его доходах и удержанном налоге за этот период. Форму справки и порядок её заполнения берите из действующего бланка, который применяет ваша бухгалтерия. Сроки уплаты НДФЛ в бюджет зависят от даты выплаты дохода, а не от даты выдачи справки.
Что показать в справке за полгода
Справка нужна работнику для банка, визы, пособия или нового работодателя. В ней отражают доходы, которые вы начислили за выбранные месяцы, и суммы налога, удержанного с этих доходов. Период считайте от месяца, который указал работник в заявлении, а не от начала года.
Если работник просит «последние 6 месяцев», зафиксируйте в заявлении конкретные месяцы. Иначе спорить придётся о том, что считалось последним месяцем: тот, за который начислена зарплата, или тот, в котором её выплатили. Возьмите за правило указывать в справке и месяц начисления, и месяц выплаты.
В справку попадают выплаты, которые облагаются НДФЛ. Больничные, отпускные, премии и зарплата отражаются по датам фактического получения дохода. Вычеты показывайте за те же месяцы, за которые считаете доход.
Как оформить: пошаговый порядок
- Получите письменное заявление работника. В нём укажите период, цель выдачи и способ получения: бумажный экземпляр или электронный документ.
- Соберите данные по начислениям и удержаниям за каждый месяц периода. Сверьте их с расчётными ведомостями и платежами в бюджет.
- Заполните справку по действующей форме. Проверьте, что суммы дохода и налога совпадают с учётом.
- Зарегистрируйте справку в журнале выдачи и передайте работнику способом, который он указал.
- Храните копию или второй экземпляр вместе с заявлением.
Срок выдачи законом для этой ситуации не установлен. Ориентируйтесь на разумный срок, который сами закрепили во внутреннем регламенте, и не затягивайте: работник часто ждёт справку к конкретной дате сделки или подачи документов.
Сроки уплаты НДФЛ: что проверить перед выдачей
Перед тем как подписать справку, проверьте, что налог с выплат за эти месяцы перечислен. По п. 6 ст. 226 НК РФ налог за период с 1-го по 22-е число текущего месяца перечисляют не позднее 28-го числа текущего месяца. За период с 23-го числа по последнее число месяца — не позднее 5-го числа следующего месяца. За период с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня текущего года.
Если справка нужна работнику для подтверждения дохода, а налог ещё не уплачен, это не блокирует выдачу. Но расхождение между справкой и платежами в бюджет рано или поздно всплывёт при сверке. Тогда придётся объяснять инспекции, почему удержанный налог не дошёл до бюджета.
Отдельно проверьте доходы, с которых налог не удержан. По п. 5 ст. 226 НК РФ о таких суммах вы сообщаете в налоговую в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 230 НК РФ. Если в периоде справки есть выплата, с которой удержать налог не удалось, отразите это корректно, а не показывайте налог удержанным.
Ошибки, которые чаще всего встречаются
Первая ошибка — считать период «6 месяцев» от даты заявления, а не от месяцев, которые нужны работнику. В итоге в справку попадают не те выплаты, и её приходится переделывать.
Вторая — путать дату начисления и дату выплаты. Для НДФЛ значение имеет дата фактического получения дохода. Если зарплата за декабрь выплачена в январе, она относится к другому периоду, и в справке это должно быть видно.
Третья — неверные вычеты. Если работник получает стандартные или иные вычеты, их нужно применить к тем месяцам, за которые вы считаете доход. Ошибка в вычетах искажает сумму налога, а значит, и всю справку.
Четвёртая — выдача справки без заявления. Без письменного запроса сложно доказать, какой период и какая цель были заявлены. Заведите простую форму заявления, это снимает большую часть споров.
Последствия неточностей
Справка с неверными суммами возвращается к вам с требованием исправить. Работник может потерять время на сделке или получить отказ банка. Репутационные потери здесь ощутимее, чем кажется: о таких историях рассказывают коллегам.
Если ошибка в справке связана с тем, что налог не был удержан или перечислен, вопрос выходит за рамки кадрового документооборота. Налоговая сверит отчётность и платежи, и расхождение придётся объяснять. Поэтому сверка расчётов перед выдачей справки — не формальность, а способ не создавать себе проблему.
Частые вопросы
За сколько месяцев работодатель обязан выдать справку 2-НДФЛ?
Обязанность выдать справку возникает по заявлению работника. Период указывает он сам, поэтому «последние 6 месяцев» нужно зафиксировать конкретными месяцами в заявлении.
Нужно ли указывать в справке налог, который ещё не перечислен в бюджет?
Да, справка отражает исчисленный и удержанный налог. Но перед выдачей проверьте сроки уплаты по п. 6 ст. 226 НК РФ, чтобы данные не расходились с платежами.
Что делать, если с дохода не удалось удержать НДФЛ?
О сумме дохода и неудержанного налога вы сообщаете в налоговую в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 230 НК РФ, как указано в п. 5 ст. 226 НК РФ. В справке не показывайте такой налог как удержанный.
Можно ли выдать справку в электронном виде?
Да, если работник указал такой способ в заявлении. Сохраните подтверждение отправки и сам документ: это подтвердит, что вы выдали справку в срок.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.