Камеральная проверка начинается автоматически после сдачи декларации по аренде, выездная — по решению налоговой. Проверяют правильность исчисления и своевременность уплаты налогов, а также могут осмотреть помещения и изъять документы. Подготовиться лучше заранее: привести в порядок договоры, акты и учёт доходов.
Какие проверки бывают у арендодателя
Камеральная проверка проводится без специального решения руководителя налоговой. Её проводят должностные лица в рамках служебных обязанностей. Срок — три месяца со дня, когда вы представили декларацию или расчёт (ст. 88 НК РФ).
Выездная проверка проходит на вашей территории и по решению налоговой. Она может охватывать один налог или несколько (ст. 89 НК РФ). Предмет проверки — правильность исчисления и своевременность уплаты налогов (ст. 89 НК РФ).
Период, который могут проверить при выездной проверке, ограничен. Это не более трёх календарных лет, предшествующих году решения о проверке. Плюс завершившиеся налоговые периоды года, в котором решение вынесено (ст. 89 НК РФ).
Что смотрят при проверке аренды
Налоговую интересует, совпадают ли ваши документы с тем, что вы задекларировали. Доходы от аренды должны быть отражены полностью и в том периоде, к которому относятся. Если часть поступлений не попала в учёт, это обнаружится при сверке.
Отдельно проверяют, как вы подтверждаете расходы, если применяете соответствующий режим. Договоры, акты, платёжные документы должны быть в наличии и соответствовать друг другу. Расхождения между договором и фактическими расчётами вызывают вопросы.
Если вы сдаёте помещение и одновременно используете его в своей деятельности, проверяют разделение таких операций. Путаница в назначении помещений и площадей приводит к спорам о том, что и как должно быть учтено.
Осмотр помещений и выемка документов
При выездной проверке проверяющие вправе осмотреть помещения, которые вы используете для предпринимательской деятельности. Осмотр проводят, чтобы сравнить фактические данные с документами, которые вы представили (ст. 91 НК РФ). Это касается и объектов налогообложения.
Также возможна инвентаризация имущества. Её проводят при необходимости должностные лица, осуществляющие выездную проверку (ст. 89 НК РФ). Осмотр производственных, складских, торговых и иных помещений, используемых для извлечения дохода, проводят в порядке ст. 92 НК РФ (ст. 89 НК РФ).
Если у проверяющих есть достаточные основания полагать, что документы могут быть уничтожены, сокрыты, изменены или заменены, проводится выемка. Её проводят в порядке ст. 94 НК РФ (ст. 89 НК РФ). В последний день проверки проверяющий обязан составить итоговый документ (ст. 89 НК РФ).
Как подготовиться заранее
Соберите документы по каждому объекту аренды в одну папку. Договоры со всеми допсоглашениями, акты приёма-передачи, акты оказанных услуг, платёжные документы. Так вы быстро ответите на требование и не будете искать бумаги в спешке.
Сверьте доходы в учёте с выписками по счёту и кассой. Каждое поступление от арендатора должно быть объяснимо. Отдельно проверьте периоды, когда менялась ставка аренды или предоставлялись скидки.
Проверьте, что фактические площади и назначение помещений совпадают с документами. Если часть помещения пустует или используется иначе, это должно быть видно из учёта. Расхождения лучше объяснить документами заранее.
Частые ошибки арендодателей
Первая ошибка — неполное отражение доходов. Например, когда арендатор платит напрямую за коммунальные услуги или перечисляет деньги на другое лицо. Такие поступления всё равно связаны с арендой и должны быть объяснены.
Вторая ошибка — договор не соответствует реальным расчётам. Арендатор платит больше или меньше, чем указано в договоре, а допсоглашений нет. При проверке придётся объяснять каждое расхождение.
Третья ошибка — нет подтверждающих документов по расходам. Если вы применяете режим, где расходы уменьшают налоговую базу, отсутствие актов и платёжных документов приведёт к спору. Восстановить бумаги задним числом сложно.
Четвёртая ошибка — путаница между личным и арендным использованием помещения. Проверяющие смотрят, какие площади и объекты вы используете для извлечения дохода. Неясное разделение приводит к дополнительным вопросам.
Что делать, если проверка уже началась
Не создавайте препятствий для доступа проверяющих на территорию и в помещения. Осмотр проводят в рамках ст. 91 НК РФ, и отказ только усилит внимание к вам. Спокойно покажите помещения и объясните, как они используются.
Выдавайте документы по требованиям и фиксируйте, что именно передали. Копии договоров, актов и платёжек лучше держать под рукой. Если документов много, ведите опись.
Не пытайтесь изменить или заменить документы после начала проверки. При достаточных основаниях полагать, что документы могут быть изменены или сокрыты, проводится выемка в порядке ст. 94 НК РФ (ст. 89 НК РФ). Это серьёзнее, чем обычная проверка.
Частые вопросы
Сколько длится камеральная проверка декларации по аренде?
Три месяца со дня представления декларации или расчёта (ст. 88 НК РФ). Для отдельных иностранных лиц предусмотрен срок шесть месяцев.
За какой период могут проверить при выездной проверке?
Не более трёх календарных лет, предшествующих году решения о проверке. Плюс завершившиеся периоды года, в котором решение вынесено (ст. 89 НК РФ).
Могут ли проверяющие осмотреть моё помещение?
Да, если оно используется для предпринимательской деятельности. Осмотр проводят, чтобы сравнить фактические данные с вашими документами (ст. 91 НК РФ).
Могут ли забрать документы по аренде?
Да, при достаточных основаниях полагать, что документы могут быть уничтожены, сокрыты, изменены или заменены. Выемка проводится в порядке ст. 94 НК РФ (ст. 89 НК РФ).
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.