Возврат товара не всегда означает, что нужно заново начислять НДС. Если покупатель возвращает товар, который вы уже отгрузили и отразили в декларации, вы принимаете налог к вычету. Если возвращается аванс по расторгнутому договору, вычет применяется к налогу, ранее исчисленному с предоплаты.
Возврат товара и возврат аванса — это разные ситуации
Разберитесь, что именно произошло. Покупатель вернул отгруженный товар — это одна ситуация. Договор расторгнут до отгрузки, и вы возвращаете полученный аванс — другая. От них зависит набор документов и порядок действий.
При возврате товара вы уменьшаете ранее начисленный налог. Основание — ст. 171 НК РФ: вычетам подлежат суммы налога, уплаченные продавцом в бюджет при реализации товаров, в случае возврата этих товаров продавцу или отказа от них. Вычетам подлежат также суммы налога, уплаченные при выполнении работ или оказании услуг, если от них отказались.
При возврате аванса работает другое правило той же статьи. Вычету подлежат суммы налога, исчисленные продавцами и уплаченные ими в бюджет с сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок, если условия договора изменились или договор расторгнут и аванс возвращён.
Что сделать продавцу при возврате товара
Сначала зафиксируйте возврат документально. Нужны документы, подтверждающие, что товар принят обратно: накладная или акт от покупателя, документы о возврате денег. Без них вычет не подтвердить.
Затем отразите вычет в книге покупок и в декларации по НДС. Декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ). Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев.
Проверьте, не истёк ли срок. По общему правилу вычет заявляют в пределах трёх лет после принятия товара на учёт. Если возврат пришёл позже, вычет заявить не получится.
Отдельно разберитесь с гарантийным случаем. В ст. 171 НК РФ прямо указано: вычет применяется при возврате товаров, в том числе в течение действия гарантийного срока. То есть долгий гарантийный ремонт или замена не лишают вас права на вычет.
Что сделать покупателю
Покупатель при возврате товара восстанавливает НДС, который ранее принял к вычету. Если товар не был принят к учёту, восстановление не требуется — достаточно не заявлять вычет.
Если возврат идёт после принятия товара на учёт, покупатель выставляет продавцу документ на возврат и восстанавливает налог. Сумма восстановленного налога указывается в декларации за тот период, в котором произошёл возврат.
Не путайте возврат товара с обратной реализацией. Если вы продаёте товар обратно продавцу как обычную сделку, это отдельная поставка со своим НДС по общей ставке 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Оформляйте её как реализацию, а не как возврат.
Возврат аванса: как закрыть НДС с предоплаты
Если вы получили аванс и начислили с него НДС, а поставки не будет, возвращайте деньги и заявляйте вычет. Основание — ст. 171 НК РФ: вычет положен при изменении условий либо расторжении договора и возврате сумм авансовых платежей.
Порядок такой. Расторгаете договор или меняете его условия, возвращаете аванс покупателю, отражаете вычет в декларации за период возврата. Покупатель со своей стороны восстанавливает НДС, принятый с аванса.
Следите за документами. Нужны соглашение о расторжении или изменении договора и платёжный документ на возврат денег. Без подтверждения возврата вычет снимут при проверке.
Ошибки, из-за которых снимают вычет
Первая ошибка — заявить вычет при возврате товара, который покупатель не принимал к учёту и не оплачивал. Проверьте, была ли вообще реализация и начислен ли с неё налог.
Вторая ошибка — неверная ставка. Если вы применили расчётную ставку там, где нужна общая, декларация будет с расхождениями. Общая ставка — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Расчётная ставка 18,03 % применяется в особом случае — при реализации предприятия в целом по ст. 158 НК РФ, и к обычному возврату товара отношения не имеет.
Третья ошибка — путать возврат с реализацией. Если вы выставили счёт-фактуру на «обратную продажу», а потом заявили вычет как при возврате, получится двойное уменьшение налога. Это повод для доначисления.
Четвёртая ошибка — просрочить декларацию. За непредставление декларации в срок наступает ответственность по ст. 119 НК РФ. Срок подачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ).
Если товар возвращает иностранный покупатель
По ст. 174.3 НК РФ иностранный продавец или посредник может уменьшить исчисленный налог при возврате товара покупателю — физическому лицу. Сумма налога по такому товару уменьшает налог за период возврата.
Если сумма налога по товару больше налога к уплате за период, на положительную разницу можно уменьшить налог в следующих периодах. Но не позднее трёх лет с даты окончания налогового периода, в котором произведён возврат товара.
Стоимость товара в иностранной валюте пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка на последний день налогового периода, в котором поступила оплата. Учитывайте это, если работаете с валютными расчётами.
Частые вопросы
Нужно ли начислять НДС заново, если покупатель вернул товар?
Нет. Вы принимаете к вычету налог, ранее начисленный и уплаченный с этой реализации. Основание — ст. 171 НК РФ.
Можно ли заявить вычет, если товар вернули через два года?
Да, если с момента принятия товара на учёт прошло не больше трёх лет. Позже вычет заявить нельзя.
Что делать с НДС с аванса, если поставки не будет?
Верните аванс и заявите вычет по ст. 171 НК РФ. Покупатель восстановит налог, принятый с предоплаты.
Какую ставку применять при возврате?
Общую — 22 % по п. 3 ст. 164 НК РФ. Расчётная ставка 18,03 % относится к реализации предприятия в целом по ст. 158 НК РФ, а не к возврату товара.
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.