Номенклатура кадрового делопроизводства — это перечень всех кадровых документов с указанием сроков их хранения. Она нужна, чтобы вы понимали, какие документы по работникам у вас должны быть, где они лежат и сколько хранятся. Без неё бумаги теряются, а при проверке вы не сможете быстро подтвердить, что порядок в кадрах соблюдён.
Зачем нужна номенклатура
Номенклатура — это внутренний документ компании, который описывает весь массив кадровых документов. В ней перечисляют папки и дела: трудовые договоры, приказы, личные карточки, табели учёта рабочего времени, графики отпусков, листки нетрудоспособности, документы по охране труда.
Главная задача — навести порядок в хранении. Вы видите, какой документ заведён, в каком деле он лежит и когда его можно уничтожить. Это экономит время при поиске бумаг и снижает риск потерять нужную справку или приказ.
Второй смысл — подготовка к проверке. Инспектор труда или налоговый орган запрашивает документы по работникам, и вы должны выдать их в короткий срок. Если перечень дел составлен заранее, вы не тратите дни на поиски по шкафам и папкам.
Что входит в перечень
Состав документов зависит от размера компании и особенностей работы, но есть базовый набор. Он есть почти у любого работодателя.
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
- Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение, отпуска, поощрения, дисциплинарные взыскания.
- Личные карточки работников.
- Трудовые книжки и книга учёта движения трудовых книжек.
- Табели учёта рабочего времени.
- График отпусков.
- Расчётные и платёжные ведомости, расчётные листки.
- Документы по охране труда: журналы инструктажей, инструкции, материалы спецоценки.
- Листки нетрудоспособности и документы по пособиям.
- Заявления работников и согласия.
- Документы по воинскому учёту.
Каждое дело в номенклатуре получает номер, заголовок и срок хранения. Сроки хранения кадровых документов устанавливаются нормативными актами, и по ним нельзя ориентироваться на память — их нужно проверять по действующему перечню. Если сомневаетесь в сроке, лучше заложить больший: уничтожить документ раньше времени рискованнее, чем хранить его дольше.
Как составить и утвердить
Работа идёт в несколько шагов. Сначала соберите все кадровые документы, которые у вас реально есть. Пройдитесь по папкам, шкафам, электронным хранилищам и выпишите, что заводится и хранится.
Затем сгруппируйте документы по делам. Обычно дела формируют по видам: приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки, табели. Внутри дела документы располагают по датам или по алфавиту.
После этого присвойте каждому делу номер и укажите срок хранения. Номера удобно делать с индексами подразделений, если компания небольшая — хватит сквозной нумерации.
Готовый документ утверждает руководитель. С этого момента номенклатура становится обязательной для исполнения: новые документы заводят в те дела, которые в ней указаны. Если появляется новый вид документа, номенклатуру дополняют.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — формальный подход. Перечень скачан из интернета, в нём десятки дел, которых у вас нет, а реальные документы не учтены. Такой документ бесполезен: он не помогает ни искать бумаги, ни готовиться к проверке.
Вторая ошибка — номенклатура есть, но документы в неё не подшивают. Приказы лежат в одной папке, трудовые договоры в другой, а часть бумаг вообще только в электронной почте. При запросе документов вы не сможете быстро собрать нужное.
Третья ошибка — неверные сроки хранения. Документы уничтожают раньше срока или, наоборот, хранят годами то, что уже можно было сдать в архив. И то и другое создаёт лишнюю работу и риск.
Последствия касаются прежде всего вас как работодателя. За нарушение порядка хранения документов и за непредставление бумаг по запросу контролирующих органов предусмотрена ответственность. Кроме того, без нужного документа сложно доказать свою правоту в споре с работником — например, что дисциплинарное взыскание наложено законно или что отпуск был предоставлен.
Как поддерживать порядок
Номенклатура — живой документ. Раз в год её пересматривают: проверяют, все ли дела заведены, не появились ли новые виды документов, не изменились ли сроки хранения.
Назначьте ответственного. В небольшой компании это обычно руководитель или бухгалтер, в компании побольше — кадровый работник. Ответственный следит, чтобы новые приказы и договоры сразу попадали в нужное дело.
Заведите опись дел. Она показывает, какие документы фактически находятся в каждой папке за год. С описью проще проводить проверку сохранности и передавать дела в архив.
Если кадровый учёт ведётся в электронном виде, номенклатура всё равно нужна. Она описывает, какие документы создаются, где хранятся и как защищены. Без этого при проверке сложно объяснить, где находится оригинал и в каком виде он существует.
Частые вопросы
Обязательна ли номенклатура для ИП с работниками?
Да, если вы оформляете трудовые отношения, кадровые документы у вас есть, и их нужно систематизировать. Номенклатура помогает вести учёт и хранить бумаги в порядке.
Можно ли вести номенклатуру только в электронном виде?
Можно, если вы обеспечиваете сохранность и доступность документов. Но часть кадровых документов существует на бумаге, и для них всё равно нужны физические дела.
Что будет, если номенклатуры нет?
Прямого штрафа именно за отсутствие номенклатуры нет. Но без неё сложнее пройти проверку и подтвердить, что документы по работникам ведутся и хранятся как положено.
Как часто нужно обновлять перечень?
Пересматривайте его раз в год и сразу вносите изменения, если появился новый вид документа или изменились сроки хранения. Так перечень остаётся рабочим инструментом, а не формальностью.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.