Кадровый учёт — это набор документов, которыми вы оформляете отношения с работниками: приём, перевод, отпуск, увольнение. Вести его обязаны все работодатели, включая ИП с сотрудниками. Ошибки в документах приводят к спорам с работниками и претензиям проверяющих.
Что входит в кадровый учёт
Основа — трудовой договор. В нём фиксируете должность, место работы, оплату, режим работы и другие условия. Договор заключаете письменно, один экземпляр отдаёте работнику.
К договору идут документы по работнику: заявление о приёме, приказ о приёме, личная карточка, документы об образовании и другие обязательные бумаги. Дальше — приказы по текущей работе: отпуска, переводы, поощрения, дисциплинарные взыскания.
Отдельный блок — локальные документы работодателя: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, график отпусков. Их утверждают приказом и знакомят с ними работников под подпись.
Третья часть — учёт рабочего времени. Ведёте табель, где отмечаете явки, неявки, отпуска и больничные. На основе табеля считаете зарплату и заполняете отчётность.
Порядок действий при приёме работника
Сначала получите от кандидата документы: паспорт, документ об образовании, если работа требует квалификации, и другие бумаги, которые требует конкретная должность. Проверьте, что работник не связан действующим трудовым договором с другим работодателем по совместительству, если это важно для вашей работы.
Затем ознакомьте работника с локальными документами под подпись. Это нужно сделать до подписания договора. Если пропустить этот шаг, позже сложно доказать, что работник знал правила.
Подпишите трудовой договор в двух экземплярах. Издайте приказ о приёме и ознакомьте с ним работника. Заведите личную карточку.
Если работа требует допуска — медосмотр, инструктаж по охране труда, — оформите его до начала работы. Работник без допуска к работе не допускается.
Документы, которые нужно хранить
Храните трудовые договоры, приказы, личные карточки, табели, графики отпусков, документы об ознакомлении с локальными актами. Сроки хранения зависят от вида документа: часть бумаг по личному составу хранится десятилетиями.
Отдельно храните документы по охране труда: журналы инструктажей, документы о медосмотрах. Их отсутствие — частая причина замечаний при проверке.
Если работник увольняется, оформите приказ об увольнении, выдайте трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, сделайте расчёт в последний рабочий день. Копии документов, связанных с работой, выдавайте по письменному заявлению работника.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — работа без письменного договора. Это нарушение трудового законодательства, за него предусмотрена ответственность. Устный договор не защищает ни вас, ни работника.
Вторая — отсутствие подписей об ознакомлении. Если работник не расписался в локальном акте, считается, что он с ним не ознакомлен. При споре такие документы не помогут.
Третья — неверные записи в трудовой книжке и приказах: опечатки в фамилиях, датах, формулировках. Исправлять их нужно по установленным правилам, а не заново переписывать.
Четвёртая — нет табеля или он заполняется задним числом. Это влияет на расчёт зарплаты и на проверки.
Пятая — документы хранятся в разных местах и в беспорядке. При проверке или запросе работника вы не сможете быстро подтвердить свои действия.
Как выстроить учёт с нуля
Составьте перечень документов, которые нужны именно вам: зависит от численности, видов работ и наличия вредных условий. Назначьте ответственного за кадровые документы приказом.
Заведите папки или электронные дела по группам: приём и увольнение, отпуска, локальные акты, охрана труда, табели. Определите, кто и в какой срок готовит каждый документ.
Проверьте действующие договоры и приказы: есть ли подписи, совпадают ли даты, нет ли работников без договора. Ошибки исправляйте сразу, пока они не стали предметом спора.
Если сотрудников немного, кадровый учёт можно вести самому или передать на бухгалтерское обслуживание. Главное — чтобы документы были в порядке и в одном месте.
Частые вопросы
Обязан ли ИП вести кадровый учёт?
Да, если у ИП есть работники. Он оформляет трудовые договоры, приказы и табели так же, как организация.
Можно ли вести кадровые документы в электронном виде?
Часть документов можно оформлять электронно, но нужно обеспечить подпись работников и хранение. Бумажные документы по личному составу всё равно придётся хранить.
Что будет, если не оформить трудовой договор письменно?
Это нарушение трудового законодательства. Работодателя могут привлечь к ответственности, а работник вправе доказать факт работы.
Нужно ли знакомить работников с локальными актами?
Да, под подпись и до подписания трудового договора. Без подписи считается, что работник с документом не ознакомлен.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.