Нововведения в кадровом делопроизводстве в 2026 году касаются прежде всего расчёта страховых взносов и условий применения пониженных тарифов. Часть поправок в ст. 422 НК РФ уже вступила в силу, а по ст. 427 НК РФ действуют требования к средней численности работников. Проверьте свои кадровые документы и расчёты, чтобы не переплатить взносы или не потерять льготный тариф.
Что изменилось в выплатах работникам
По ст. 422 НК РФ отдельные выплаты больше не освобождаются от страховых взносов. Абзац, который раньше позволял не начислять взносы на некоторые суммы, утратил силу. Это значит, что при расчёте взносов нужно опираться на действующую редакцию статьи, а не на старые разъяснения и памятки.
Проверьте, какие выплаты вы делаете работникам помимо оклада. Если бухгалтер или кадровик продолжает исключать их из базы по взносам по старой привычке, есть риск недоимки. Пересмотрите расчёт за текущий период и убедитесь, что база по взносам сформирована по действующим правилам.
Отдельно обратите внимание на выплаты работникам, которых вы принимаете после сокращения, реорганизации или ликвидации другой организации. По ст. 422 НК РФ такие ситуации описаны отдельно, и применять освобождение «по памяти» нельзя. Сверьте каждую выплату с текстом статьи.
Пониженные тарифы и численность работников
По ст. 427 НК РФ право на пониженные тарифы страховых взносов связано со средней численностью работников. Для отдельных организаций установлено требование: за девять месяцев года, предшествующего году перехода на пониженные тарифы, средняя численность должна составлять не менее семи человек. Если вы планируете перейти на льготный тариф с нового года, считайте численность заранее.
Есть и второе условие. Средняя численность за расчётный или отчётный период не должна быть меньше средней численности за предшествующий период. Проще говоря, резкое сокращение штата может лишить вас права на пониженный тариф.
Порядок расчёта средней численности определяет федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области статистики. Не считайте численность «на глаз» по штатному расписанию: в расчёт идут не только те, кто работает на полную ставку. Ошибка в цифре приводит к тому, что тариф применён неправомерно, и взносы придётся доплатить.
Порядок действий для владельца бизнеса
Сначала соберите данные о выплатах работникам за текущий год. Разделите их на те, что прямо названы в ст. 422 НК РФ, и все остальные. По второй группе начислите взносы, если статья не даёт освобождения.
Затем проверьте, применяете ли вы пониженные тарифы по ст. 427 НК РФ. Если да, поднимите расчёт средней численности за нужные периоды и сравните с требованиями статьи. Если численность не дотягивает до порога или снизилась, пересчитайте взносы по общему тарифу.
После этого обновите внутренние документы. Локальные акты, положения об оплате труда и памятки для бухгалтера не должны содержать ссылок на утратившие силу нормы. Кадровик и бухгалтер должны работать по одной версии правил.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — платить взносы по старым правилам. Если освобождение отменено, а вы его применяете, образуется недоимка. Её взыщут вместе с пенями, а при проверке возможен штраф.
Вторая ошибка — считать численность только по тем, кто в штате. Средняя численность определяется в порядке, установленном органом статистики, и включает больше категорий работников. Заниженная цифра даёт ложное право на пониженный тариф.
Третья ошибка — не пересматривать тариф при изменении штата. Условие о том, что численность за период не ниже предыдущей, легко нарушить при сокращении. Право на льготу теряется, а взносы нужно доплатить.
Четвёртая ошибка — хранить старые расчёты и не сверять их с действующей редакцией статей. Налоговое законодательство меняется, и документы прошлых лет не годятся как инструкция.
Как выстроить работу с кадрами и взносами
Назначьте одного ответственного за расчёт взносов и численности. Пусть это будет бухгалтер, но результат проверяйте вы как руководитель: именно на бизнесе лежит риск доплат.
Введите правило: перед каждой новой выплатой работнику проверять, попадает ли она под освобождение по ст. 422 НК РФ. Это занимает минуты, а ошибку потом исправлять дороже.
Раз в квартал сверяйте среднюю численность с требованиями ст. 427 НК РФ. Если показатели приближаются к порогу, заранее решите, что делать: сохранять численность или переходить на общий тариф.
Храните расчёты и обоснования по каждой льготе. Если инспекция спросит, почему применён пониженный тариф, вы покажете цифры и порядок расчёта.
Частые вопросы
Нужно ли пересчитывать взносы за прошлые периоды?
Если вы применяли освобождение, которое утратило силу, базу по взносам нужно уточнить. Решение о доплате принимайте после сверки выплат с действующей редакцией ст. 422 НК РФ.
Какой порог численности даёт право на пониженный тариф?
По ст. 427 НК РФ для отдельных организаций средняя численность за девять месяцев года, предшествующего переходу, должна быть не менее семи человек. Проверьте, относится ли ваша ситуация к этому условию.
Что будет, если численность снизилась?
Средняя численность за расчётный или отчётный период не должна быть меньше, чем за предшествующий период. Иначе право на пониженный тариф по ст. 427 НК РФ теряется.
Кто считает среднюю численность?
Порядок устанавливает федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области статистики. Бухгалтер применяет этот порядок, а вы проверяете итоговую цифру перед расчётом взносов.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.