Отдельного кода «кадровое делопроизводство» в классификаторе нет. Если вы ведёте кадры для своей компании, код выбирается по вашей основной деятельности, а кадры — вспомогательная функция. Если вы оказываете кадровые услуги другим фирмам, нужен код из группы, связанной с услугами в области трудовых ресурсов.
Если кадры — это ваша внутренняя функция
Когда вы нанимаете сотрудников для себя, кадровое делопроизводство не становится видом деятельности. В ЕГРЮЛ или ЕГРИП у вас уже указан код того, чем компания зарабатывает: торговля, стройка, производство, перевозки.
Кадровый учёт в этом случае идёт «внутри» основного кода. Отдельно вписывать его не нужно, и налоговая не ждёт от вас отдельного кода за оформление трудовых книжек и приказов.
Проверить свои коды можно в листе записи ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Если в выписке стоит только торговля, а вы ещё и сдаёте персонал или консультируете по кадрам за деньги — это уже другая история, читайте следующий раздел.
Если вы оказываете кадровые услуги на стороне
Для компаний и ИП, которые берут на себя кадровое делопроизводство клиента, подходит группа кодов, связанная с услугами в области трудовых ресурсов. В неё входят подбор персонала и предоставление работников.
Конкретный код выбирайте по тому, что вы реально делаете. Ведёте учёт, оформляете приём и увольнение, готовите приказы и трудовые книжки — это одна услуга. Ищете людей под вакансию заказчика — другая. Предоставляете своих сотрудников в аренду — третья.
Если вы совмещаете несколько направлений, укажите несколько кодов. Основным сделайте тот, по которому проходит большая часть выручки.
Как добавить или сменить код
Для ИП и ООО порядок разный, но логика одна: подаёте заявление в налоговую по месту учёта. Изменения вносятся в реестр, и только после этого новый код считается заявленным.
Для ИП это заявление о внесении изменений в сведения о предпринимателе. Для ООО — заявление о смене сведений о юридическом лице. Форму берите актуальную на сайте налоговой или в своей учётной системе: бланки обновляются.
Основной код в заявлении один. Дополнительных можно указать сколько нужно. Если меняете основной вид деятельности, проверьте, не тянет ли это за собой смену налогового режима или утрату льготы.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — указать в реестре один код, а работать по другому. Это видно по выручке и договорам. При проверке или споре с контрагентом расхождение играет против вас.
Вторая — неверно определить основной код. От него зависит тариф страховых взносов, если вы на упрощённой системе и попадаете в перечень льготных видов деятельности по ст. 427 НК РФ. Кадровые услуги в этот перечень не входят, так что рассчитывать на пониженный тариф из-за них нельзя.
Третья — забыть про дополнительный код, когда вы начали новое направление. Например, вели кадры для себя, а потом стали оказывать услуги другим компаниям. Пока код не внесён, деятельность в реестре не отражена.
Четвёртая — указать слишком общий код «предоставление прочих услуг». Он не показывает, чем вы занимаетесь, и банк или крупный заказчик может задать лишние вопросы при проверке контрагента.
Что проверить после смены кода
Убедитесь, что налоговая внесла изменения: закажите свежую выписку из реестра. Сверьте коды в ней с тем, что вы указывали в заявлении.
Обновите реквизиты в договорах, на сайте и в счетах. Крупные заказчики часто сверяют ваши коды с предметом договора.
Проверьте, не изменились ли ваши условия по взносам и налогам. Если основной код влияет на льготный тариф по ст. 427 НК РФ, посчитайте, сохраняете ли вы право на него.
Если вы на упрощённой системе, посмотрите, не требует ли ваш регион подавать сведения о кодах для отчётности. Порядок зависит от региона, поэтому уточняйте в своей инспекции.
Частые вопросы
Нужен ли отдельный ОКВЭД, если кадры ведутся только для своих сотрудников?
Нет. Кадровое делопроизводство внутри компании не является видом деятельности, отдельный код в реестр не вносят.
Какой код указать, если я оказываю услуги по кадровому учёту другим фирмам?
Выбирайте код из группы услуг в области трудовых ресурсов, который соответствует вашей работе: подбор персонала или предоставление работников. Если ведёте учёт без подбора, ориентируйтесь на формулировку услуги в ваших договорах.
Можно ли указать несколько кодов сразу?
Да. Основной код один, дополнительных можно заявить несколько. Основным делайте тот, по которому получаете большую часть выручки.
Что будет, если работать по коду, которого нет в реестре?
Это расхождение между заявленными сведениями и фактической деятельностью. Оно создаёт вопросы у налоговой и у заказчиков, которые проверяют контрагента, поэтому код лучше внести заранее.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.