Код ОКЗ — это классификатор занятий, который описывает, чем именно занимается работник. Для кадровика он нужен в штатном расписании, трудовом договоре и при подаче сведений о рабочих местах. Универсального кода «для всех кадровиков» нет: сначала определите трудовую функцию, потом подберите код.
Что такое ОКЗ и зачем он вам
ОКЗ — общероссийский классификатор занятий. Он группирует не должности, а содержание работы: что человек делает, какие решения принимает, какой уровень подготовки нужен.
Код ОКЗ не заменяет наименование должности. В документах вы пишете и название должности, и код занятия. Название берёте из штатного расписания, код — из классификатора.
Код нужен в трёх местах. В штатном расписании — чтобы показать структуру занятости. В трудовом договоре и должностной инструкции — чтобы зафиксировать трудовую функцию. В сведениях о рабочих местах — чтобы описать, какая работа фактически выполняется.
Как подобрать код под реальную работу
Начните с должностной инструкции. Выпишите, что сотрудник делает каждый день: ведёт трудовые книжки и личные карточки, оформляет приём и увольнение, готовит приказы, ведёт воинский учёт, считает стаж, готовит отчётность по работникам.
Дальше смотрите, куда попадает основная часть этих задач. Кадровое делопроизводство — это работа с документами по персоналу, а не управление людьми и не подбор. Поэтому код из группы руководителей служб персонала не подходит, даже если должность называется «начальник отдела кадров», а человек только оформляет бумаги.
Отдельно проверьте смежные зоны. Если сотрудник в основном считает зарплату и взносы, его занятие ближе к расчётчикам по оплате труда. Если занимается подбором — к специалистам по recruitment. Если ведёт только воинский учёт — это отдельная функция.
Запишите обоснование выбора. Одна страница: перечень задач, ссылка на раздел классификатора, вывод. Этот документ пригодится, если возникнет вопрос, почему выбран именно этот код.
Порядок действий
- Возьмите действующую должностную инструкцию или составьте её, если её нет. Без перечня задач код подобрать нельзя.
- Определите основную функцию по доле рабочего времени. Не по названию должности, а по факту.
- Найдите соответствующий раздел классификатора и зафиксируйте код с расшифровкой.
- Внесите код в штатное расписание, трудовой договор и должностную инструкцию. Формулировки должны совпадать.
- Проверьте, что название должности в договоре совпадает с названием в штатном расписании и приказах.
- Храните обоснование выбора кода вместе с должностной инструкцией.
Если сотрудник совмещает функции, код ставьте по основной. Совмещение опишите в договоре отдельно, не пытайтесь отразить его вторым кодом ОКЗ.
Ошибки, которые встречаются чаще всего
Код ставят по названию должности, а не по содержанию работы. Должность «менеджер по персоналу» может скрывать и оформление документов, и подбор, и обучение. Код в каждом случае будет разным.
Код берут из старого справочника или с сайта-агрегатора. Классификаторы обновляются, а копии на сторонних ресурсах — нет. Сверяйтесь с действующей редакцией.
Код указывают только в одном документе. Тогда в штатном расписании одно занятие, в договоре другое. При проверке это выглядит как несоответствие сведений о работе.
Копируют код у другой компании без проверки. У соседа может быть другой набор задач и другая численность. Чужой код ничего не подтверждает.
Не пересматривают код после изменения обязанностей. Сотрудник вырос до руководителя направления, а код остался прежним. Раз в год сверяйте инструкции с фактической работой.
Последствия и что делать дальше
Сам по себе неверный код ОКЗ не штраф. Но он создаёт расхождение между документами. А расхождения в сведениях о трудовой функции — повод для вопросов при проверке и при трудовом споре.
Если работник докажет, что фактически выполнял другую работу, чем описано в договоре, это может повлиять на оплату, доплаты и на квалификацию условий труда. Поэтому описание функции важнее самого кода.
Проверьте документы сейчас. Возьмите штатное расписание, трудовые договоры и должностные инструкции кадровых работников. Сравните формулировки между собой. Если они расходятся, приведите к одному виду и зафиксируйте обоснование кода.
Отдельно посмотрите на численность. Если вы применяете пониженные тарифы страховых взносов, средняя численность работников за расчётный или отчётный период не должна быть меньше средней численности за предшествующий период (ст. 427 НК РФ). Кадровые документы должны показывать реальную картину, иначе льгота под вопросом.
Частые вопросы
Нужно ли указывать код ОКЗ в трудовом договоре?
Обязательного требования указывать код именно в договоре нет. Но код помогает зафиксировать трудовую функцию, поэтому его часто вносят в договор или должностную инструкцию. Главное — чтобы формулировки совпадали во всех документах.
Можно ли поставить код руководителя, если должность называется «начальник отдела кадров»?
Только если человек действительно руководит работой отдела: распределяет задачи, отвечает за результат, принимает кадровые решения. Если он в основном оформляет документы, код должен описывать именно эту работу.
Что будет, если код в штатном расписании и в договоре разный?
Прямого штрафа за это нет. Но расхождение говорит о том, что сведения о трудовой функции недостоверны. Это создаёт риск при проверке и в трудовом споре, поэтому документы нужно привести к одному виду.
Как часто пересматривать код?
Достаточно сверять его при изменении обязанностей и раз в год вместе с должностными инструкциями. Если работа сотрудника изменилась, обновите инструкцию, договор и код одновременно.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.