Работа с НДС означает, что вы начисляете налог на свои продажи, выставляете счета-фактуры с налогом и платите разницу между начисленным налогом и вычетами в бюджет. Общая ставка — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Декларацию сдают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог платят равными долями до 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Что значит «работать с НДС»
Вы прибавляете налог к цене товаров, работ или услуг и предъявляете его покупателю. В счёт-фактуре и первичных документах сумма налога выделяется отдельной строкой. Полученный от покупателей налог вы не оставляете себе: часть уходит в бюджет, часть закрывается вычетами по вашим закупкам.
Если вы освобождены от обязанностей налогоплательщика или не являетесь плательщиком, в договоре и первичном документе ставится отметка «Без налога (НДС)». За недостоверную отметку отвечает продавец: обязанность по исчислению и уплате налога возложат на него (ст. 161 НК РФ). Поэтому не ставьте такую отметку «на всякий случай» — только когда у вас действительно есть основание.
Как считать налог и что попадает в базу
Налоговая база — стоимость реализованных товаров, работ, услуг (ст. 154 НК РФ). Из неё исключаются некоторые поступления: авансы в счёт предстоящей передачи цифровых финансовых активов, предоплата по товарам с длительным циклом производства свыше шести месяцев при определении базы по мере отгрузки, оплата по операциям со ставкой 0 % и по операциям, освобождённым от налога.
Когда вы позже отгружаете товар в счёт ранее полученного аванса, который уже включали в базу, база при отгрузке определяется отдельно — авансовый налог не задваивается. На практике это значит: получили предоплату — начислили налог, отгрузили — зачли.
Отдельная ситуация — продажа предприятия в целом. По имуществу, отгруженному с 01.01.2026, применяется расчётная ставка 18,03 % (ст. 158 НК РФ). Это не ваш обычный случай, но если готовите продажу бизнеса как имущественного комплекса, считайте налог по этой ставке.
Вычеты и раздельный учёт
Вычет — это НДС, который вам предъявили поставщики. Он уменьшает налог к уплате. Чтобы вычет прошёл, нужны правильно оформленные документы и связь покупки с облагаемой деятельностью.
Если вы одновременно ведёте облагаемые и необлагаемые операции, налог по покупкам, которые используются в обоих видах деятельности, принимается к вычету или учитывается в стоимости в той пропорции, в которой покупка используется для каждого вида операций. Порядок закрепляют в учётной политике для целей налогообложения. Раздельный учёт сумм налога по приобретённым товарам, работам, услугам, основным средствам и нематериальным активам вести обязательно (ст. 170 НК РФ).
Проще говоря: завели необлагаемую деятельность — сразу пропишите в учётной политике, как делите входной налог. Иначе при проверке нечем подтвердить расчёт.
Порядок действий по кварталу
- Соберите все счета-фактуры и первичные документы по продажам и закупкам за квартал.
- Проверьте, что налог выделен верно и ставка соответствует операции.
- Сведите книгу продаж и книгу покупок, проверьте стыковку с контрагентами.
- Сформируйте декларацию и отправьте её в электронной форме до 25-го числа месяца, следующего за кварталом.
- Запланируйте три платежа: по трети суммы до 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Если у вас экспортные операции со ставкой 0 %, право на неё нужно подтверждать документами. Налоговый орган может направлять запросы в таможенные органы, если сведений о вывозе товаров у него нет (ст. 165 НК РФ). Собирайте подтверждающие документы заранее, а не после требования инспекции.
Частые ошибки и последствия
Не выделили налог в документе. Покупатель не получит вычет, а вы рискуете спорами по сумме. Исправляйте документ сразу.
Поставили «Без налога (НДС)» без основания. Обязанность по налогу перейдёт на вас как на продавца (ст. 161 НК РФ). Доначислят налог, пени и штраф.
Не ведут раздельный учёт. Входной налог по смешанным покупкам нельзя подтвердить — вычет снимут.
Забыли про авансы. С предоплаты налог начисляется, а при отгрузке нужно корректно зачесть его, чтобы не заплатить дважды.
Просрочили декларацию или платёж. Декларация по НДС сдаётся только электронно. За нарушение срока и порядка сдачи наступает ответственность по НК РФ, а за просрочку платежа начисляются пени.
Ошиблись со ставкой. Общая ставка — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Применение пониженной или нулевой ставки без права на неё приводит к доначислениям.
Частые вопросы
Можно ли не платить НДС, если выручка небольшая?
Освобождение от обязанностей плательщика НДС предусмотрено НК РФ, но при утрате права на освобождение налог исчисляют и уплачивают с периода перехода на общий режим (ст. 161 НК РФ). Проверьте своё право на освобождение до того, как выставите документ без налога.
Что будет, если покупатель просит счёт без НДС?
Вы вправе поставить отметку «Без налога (НДС)» только при наличии основания — освобождения или отсутствия статуса плательщика. Иначе обязанность по уплате налога возложат на вас как на продавца (ст. 161 НК РФ).
Как часто нужно сдавать декларацию?
Раз в квартал, в электронной форме, не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ). Налог платится тремя равными долями до 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев.
Нужен ли раздельный учёт, если кроме обычных продаж есть необлагаемые?
Да. По покупкам, которые используются и в облагаемых, и в необлагаемых операциях, налог принимается к вычету или учитывается в стоимости в пропорции, порядок которой закреплён в учётной политике (ст. 170 НК РФ).
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.