Ведение учёта — это не только проводки и отчётность. По ст. 23 НК РФ вы обязаны представлять в налоговые органы документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, выполнять законные требования налоговиков и пять лет хранить данные учёта и документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов. Эти три обязанности касаются и ООО, и ИП.
Представляйте документы по запросу налоговиков
Налоговый орган вправе запросить документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Основание — ст. 23 НК РФ. Это могут быть договоры, счета, акты, банковские выписки, регистры учёта.
Что сделать. Получив требование, прочитайте, какие именно документы и за какой период нужны. Соберите их и передайте в срок, указанный в требовании. Если документов нет, ответьте письменно и объясните причину.
Частая ошибка — проигнорировать требование или прислать неполный комплект. Это нарушение обязанности представлять документы. Последствие — налоговый орган фиксирует нарушение и применяет меры, предусмотренные законодательством о налогах и сборах.
Выполняйте законные требования об устранении нарушений
По ст. 23 НК РФ вы обязаны выполнять законные требования налогового органа об устранении выявленных нарушений. Речь идёт о требованиях, оформленных по итогам проверки или иных мероприятий.
Порядок действий простой. Прочитайте, какое нарушение вменяют и что требуется сделать. Назначьте ответственного и зафиксируйте, какие документы или исправления вы подготовили. Не препятствуйте должностным лицам налоговых органов при исполнении ими служебных обязанностей — это прямо запрещено той же нормой.
Ошибка — спорить в переписке вместо устранения нарушения. Если требование незаконно, его обжалуют отдельно, но обязанность отвечать и реагировать это не отменяет.
Храните документы пять лет
Ст. 23 НК РФ устанавливает срок: пять лет. В течение этого срока нужно обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Что именно хранить. Документы, подтверждающие получение доходов и осуществление расходов. Для организаций и индивидуальных предпринимателей это прямо указано в норме. Также храните документы, подтверждающие уплату или удержание налогов.
Как организовать хранение. Заведите опись документов по годам. Храните бумажные оригиналы в месте, где их не потеряют при переезде или смене бухгалтера. Электронные документы держите в папках по годам и делайте резервные копии.
Типичная ошибка — выбросить документы после сдачи отчётности или после закрытия года. Пять лет считаются не от даты операции, а по правилам хранения, и проверка может прийти позже. Если документов нет, подтвердить расходы или уплату налогов не получится.
Отвечайте за учёт независимо от того, кто его ведёт
Обязанности по ст. 23 НК РФ лежат на налогоплательщике — на вашей компании или на вас как на ИП. Передача учёта на аутсорсинг или наём бухгалтера не снимает эту ответственность.
Что сделать владельцу. Определите, кто отвечает за сбор первичных документов: договоров, актов, счетов, выписок. Установите правило: документ попадает в учёт в момент подписания, а не в конце квартала. Раз в месяц просматривайте, все ли операции отражены.
Ошибка — считать, что «бухгалтер сам разберётся». Если первички нет или она потеряна, восстановить её задним числом сложно, а отвечать по требованиям налоговиков будете вы.
Проверьте себя перед проверкой
Простой чек-лист снижает риск проблем. Пройдитесь по нему до того, как придёт требование или начнётся проверка.
- Есть ли опись документов по каждому году за последние пять лет.
- Найдёте ли вы документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов, за каждый из этих годов.
- Хранятся ли документы в одном месте и знает ли об этом ответственный сотрудник.
- Есть ли резервная копия электронных документов.
- Кто отвечает за ответ на требование налоговиков и за устранение нарушений.
Если хотя бы на один пункт ответ «нет», устраните пробел сейчас. Восстановление документов и объяснения с налоговой обходятся дороже, чем порядок в папках.
Частые вопросы
Сколько лет нужно хранить документы бухгалтерского и налогового учёта?
Пять лет. Это срок, установленный ст. 23 НК РФ для данных учёта и документов, подтверждающих доходы, расходы и уплату налогов.
Обязан ли ИП хранить документы так же, как ООО?
Да. Ст. 23 НК РФ говорит о налогоплательщиках, включая индивидуальных предпринимателей, и отдельно упоминает документы, подтверждающие доходы и расходы для организаций и ИП.
Что делать, если пришло требование о представлении документов?
Соберите документы, указанные в требовании, и передайте их в налоговый орган в установленный срок. Если документов нет, ответьте письменно с объяснением причины.
Снимает ли аутсорсинг ответственность за учёт?
Нет. Обязанности представлять документы, выполнять требования налоговиков и хранить документы пять лет лежат на самой компании или на ИП.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.