Подтверждение НДС — это набор документов, которым вы доказываете налоговой право применять ставку 0 процентов. Без подтверждения налог придётся заплатить по общей ставке 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Собрать документы нужно по правилам ст. 165 НК РФ.
Когда возникает вопрос о подтверждении
Ставка 0 процентов применяется не автоматически. Право на неё нужно доказать. Речь идёт об операциях, перечисленных в подпунктах 1, 1.2 и 8 пункта 1 ст. 164 НК РФ, а также о вычетах по сырьевым товарам из абзаца четвёртого пункта 10 ст. 165 НК РФ.
Если вы работаете на общей системе и отгружаете товары на экспорт, вопрос подтверждения встаёт каждый квартал. Пока документы не собраны, вы не можете уверенно считать налог по нулевой ставке.
Какие документы нужны
Состав документов зависит от операции. По ст. 165 НК РФ в налоговую представляют контракт с иностранным или российским лицом на выполнение работ или оказание услуг. Нужна копия контракта.
При вывозе товаров в таможенной процедуре экспорта нужна таможенная декларация с отметками таможенных органов места прибытия и места убытия товара. Товар должен быть ввезён на территорию России и вывезен за её пределы, и это должно быть видно по отметкам.
Отдельный случай — подтверждение через сведения о сертификате соответствия или декларации о соответствии. Такие сведения содержатся в реестре выданных сертификатов и зарегистрированных деклараций, который ведёт национальный орган по аккредитации. Если документы об оценке соответствия оформлены по праву Евразийского экономического союза, их копии представляют в таможенный орган при подаче декларации на товары.
Проверьте каждый документ до подачи. Ошибка в контракте или отсутствие отметки на декларации — частая причина отказа.
Куда и когда подавать
Декларацию по НДС подают в электронной форме. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ). Документы, подтверждающие право на нулевую ставку, представляют вместе с декларацией, в которой отражены соответствующие операции.
Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Если подтверждение не собрано, платить придётся по ставке 22 %.
Сроки подачи не переносятся на выходные в вашу пользу. Планируйте сбор документов заранее, а не в последнюю неделю квартала.
Что делать, если документы не собраны
Не откладывайте декларацию. Подайте её с теми данными, которые у вас есть, и будьте готовы заплатить налог по общей ставке. Дальше можно собрать недостающие документы и заявить вычеты.
Если вы получили товары от продавца, который освобождён от НДС или не является налогоплательщиком, проверьте запись в договоре и первичном документе. Такие продавцы обязаны проставить отметку «Без налога (НДС)». Если отметка проставлена недостоверно, обязанность по исчислению и уплате налога возлагается на продавца (ст. 161 НК РФ).
Это правило важно и для покупателя. Недостоверная отметка в документе — риск спора о том, кто платит налог.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — неполный комплект документов. Контракт есть, а таможенной декларации с нужными отметками нет. Право на нулевую ставку не подтверждено.
Вторая — расхождение данных. Суммы в контракте, декларации на товары и декларации по НДС должны совпадать. Любое расхождение налоговая увидит при проверке.
Третья — поздняя подача. Документы, поданные после срока, не спасают от уплаты налога по общей ставке за нужный квартал.
Четвёртая — работа с продавцом без проверки отметки «Без налога (НДС)». Если продавец утратил право на освобождение или перешёл на общий режим, он исчисляет и уплачивает налог по операциям реализации начиная с периода перехода (ст. 161 НК РФ). Вам как покупателю нужно понимать, с кем вы работаете.
Как выстроить работу с документами
Заведите правило: документы по каждой отгрузке собираются сразу, а не в конце квартала. Назначьте ответственного, который сверяет контракт, таможенную декларацию и счета.
Перед подачей декларации проведите сверку сумм. Сравните данные из декларации на товары с тем, что вы отражаете в декларации по НДС.
Храните копии документов в одном месте. При проверке вы сможете показать весь комплект без поиска по папкам.
Если операция сложная, проверьте, к какому пункту ст. 164 НК РФ она относится. От этого зависит и состав документов по ст. 165 НК РФ, и порядок подтверждения.
Частые вопросы
Что будет, если не подтвердить нулевую ставку?
Придётся заплатить НДС по общей ставке 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Документы, которые не собраны в срок, право на нулевую ставку не подтверждают.
Можно ли подать подтверждающие документы позже декларации?
Документы по ст. 165 НК РФ представляют вместе с декларацией, в которой отражены соответствующие операции. Планируйте сбор так, чтобы уложиться в срок подачи декларации — до 25-го числа месяца, следующего за кварталом.
Нужна ли таможенная декларация, если товар вывозится за пределы России?
Да, при вывозе в таможенной процедуре экспорта нужна декларация с отметками таможенных органов места прибытия и места убытия товара. Без отметок подтвердить вывоз не получится.
Что делать, если продавец поставил отметку «Без налога (НДС)»?
Проверьте, имеет ли он право на такую отметку. Если отметка недостоверна, обязанность по исчислению и уплате налога возлагается на продавца (ст. 161 НК РФ).
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.