Положение о бухгалтерском учете — это внутренний документ компании, в котором описано, как вы ведете учет: кто отвечает, какие формы и регистры применяете, как храните документы. Его утверждает руководитель, и с этого момента правила обязательны для всех сотрудников. Отдельного требования сдавать положение в налоговую нет: это рабочий документ для вас и проверяющих.
Зачем нужен документ
Учет в компании должен быть последовательным: одни и те же операции вы отражаете одинаково из периода в период. Положение фиксирует эту последовательность на бумаге. Если новый бухгалтер или подрядчик начнет вести учет иначе, вы сможете показать, как было принято у вас.
Второй смысл — распределить ответственность. В положении видно, кто составляет первичные документы, кто подписывает, кто отвечает за сроки. Без этого при ошибке сложно понять, с кого спрашивать.
Третий смысл — защита при проверке. Когда инспектор задает вопрос, почему операция отражена именно так, ответ «у нас такой порядок, вот документ» звучит убедительнее, чем устные объяснения.
Что включить в положение
Единой обязательной формы нет. Составьте документ под свою компанию. Обычно в него входят такие блоки.
Организация учета. Укажите, кто ведет бухгалтерский учет: руководитель лично, штатный бухгалтер, сторонняя организация. Опишите, кому подчиняется это лицо и какие решения принимает только руководитель.
Учетная политика. Это ядро положения. Здесь опишите, какие способы учета вы применяете: как оцениваете запасы, как начисляете амортизацию, как признаете выручку. Учетную политику утверждает руководитель, и менять ее без причины в течение года нельзя.
Налоговый учет. Систему налогового учета организация выстраивает самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил. Порядок ведения налогового учета устанавливается в учетной политике для целей налогообложения, и утверждает ее руководитель (ст. 313 НК РФ). Налоговые органы не вправе навязывать вам обязательные формы документов налогового учета (ст. 313 НК РФ). Это значит, что регистры и их состав вы определяете сами.
Формы документов. Перечислите, какие первичные документы и регистры используете, кто их заполняет и подписывает. Если применяете собственные формы, приложите их образцы.
График документооборота. Простой таблицы достаточно: документ, кто составляет, в какой срок, кому передает, где хранится. Так вы убираете споры внутри компании о том, кто что должен.
Хранение и доступ. Опишите, где хранятся документы, кто имеет к ним доступ и как вы их передаете при смене бухгалтера. Это пригодится и при проверке, и при продаже бизнеса.
Порядок действий
Шаг первый — определите, кто ведет учет. От этого зависит, какие разделы вообще нужны. Если учет ведет сторонняя компания, пропишите порядок передачи документов и сроки ответа на запросы.
Шаг второй — соберите фактические правила. Не пишите идеал: опишите то, как учет идет сейчас. Иначе документ разойдется с реальностью в первый же месяц.
Шаг третий — подготовьте текст и приложения. Приложения с формами документов и графиком документооборота делают положение рабочим, а не декоративным.
Шаг четвертый — утвердите приказом руководителя. Укажите дату введения в действие и ответственного за исполнение. Ознакомьте с положением тех, кого оно касается, под подпись.
Шаг пятый — пересматривайте при изменениях. Смена вида деятельности, переход на другую систему налогообложения, новые операции — повод обновить документ.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — скачать чужой шаблон и подписать не читая. В тексте остаются чужие названия, формы и сроки. При споре такой документ работает против вас.
Вторая ошибка — написать правила, которые не соблюдаются. Если в положении указан график документооборота, а счета выставляются с опозданием, документ теряет смысл. Проверяющие смотрят на факты, а не на красивые формулировки.
Третья ошибка — менять учетную политику посреди года без оснований. Это создает разрыв в данных и вопросы о том, почему цифры в отчетности несопоставимы с прошлым периодом.
Четвертая ошибка — незнание сроков отчетности. Если организация не обязана представлять годовую бухгалтерскую отчетность в государственный информационный ресурс, она представляет ее в налоговый орган по месту нахождения не позднее трех месяцев после окончания отчетного года (ст. 23 НК РФ). Исключения — случаи, когда организация не обязана вести бухгалтерский учет, а также религиозные организации и организации, представляющие отчетность в Центральный банк Российской Федерации (ст. 23 НК РФ). Пропуск срока — это нарушение, и ссылка на «мы не знали» его не отменяет.
Последствия ошибок в положении редко проявляются сразу. Они всплывают при проверке, при смене бухгалтера, при споре с контрагентом. Тогда восстановить логику учета задним числом сложно и дорого.
Частые вопросы
Обязательно ли иметь положение о бухгалтерском учете?
Отдельной обязанности сдавать такой документ в налоговую нет. Но учет должен быть организован и последователен, а учетную политику для целей налогообложения утверждает руководитель (ст. 313 НК РФ). Практичнее оформить правила документом.
Кто утверждает положение?
Руководитель организации. Он же определяет, кто ведет учет и какие решения остаются за ним. Ознакомьте с документом сотрудников, которых он касается.
Можно ли использовать формы документов налогового учета, которые предложила налоговая?
Налоговые органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета (ст. 313 НК РФ). Вы определяете их сами и закрепляете в учетной политике.
Как часто обновлять положение?
При изменениях в работе: новые операции, другая система налогообложения, смена ответственного за учет. Плановый пересмотр раз в год помогает не накапливать расхождения.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.