Положение о кадровом делопроизводстве — это внутренний документ компании, который описывает, как вы ведёте кадровые документы: кто их оформляет, в какие сроки, где они хранятся. Закон не требует отдельного положения именно с таким названием, но без него кадровая работа держится на памяти сотрудников. Составьте документ один раз и передайте его тому, кто отвечает за кадры.
Зачем нужно положение
Кадровые документы появляются с первого дня работы: трудовой договор, приказ о приёме, график отпусков, табели. Когда порядок работы с ними не закреплён, каждый оформляет по-своему. Положение фиксирует единые правила: кто готовит документ, кто подписывает, сколько он хранится.
Документ помогает при проверке. Инспектор труда смотрит, есть ли обязательные локальные акты и ознакомлены ли с ними работники. Положение не заменяет обязательные документы, но показывает, что кадровая работа выстроена.
Ещё одна причина — смена ответственного. Если бухгалтер или кадровик уходит, новый человек открывает положение и видит, что и в каком порядке делать. Без документа знания уходят вместе с сотрудником.
Какие обязательные документы описывает положение
Положение — это «инструкция» по кадровым документам, а не замена им. Перечислите в нём документы, которые ведёте, и порядок работы с каждым.
Трудовые договоры и дополнительные соглашения: кто готовит проект, кто подписывает со стороны работодателя, где хранится оригинал, как вносятся изменения.
Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение, отпуск, поощрения и взыскания. Укажите, кто готовит приказ, в какой срок после события, как работник знакомится с ним.
Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности. Опишите, кто ведёт книжки, как оформляются записи, что делать при увольнении.
График отпусков, табели учёта рабочего времени, личные карточки. Для каждого документа — ответственный и срок подготовки.
Локальные акты, с которыми знакомят работников: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных. Укажите, как фиксируется ознакомление.
Что включить в само положение
Начните с раздела о назначении и области действия. Напишите, на кого распространяется документ: на всех работников или на отдельные категории. Если в компании есть обособленные подразделения, укажите, как они работают с кадровыми документами.
Затем опишите распределение обязанностей. Кто отвечает за кадровое делопроизводство: руководитель, бухгалтер, кадровик или внешний исполнитель. Что делает каждый и перед кем отчитывается. Если кадры ведёт директор или бухгалтер, так и напишите — это законно.
Дальше — порядок оформления документов. Укажите, какие формы применяете: унифицированные или собственные. Опишите, как присваиваются номера приказам, как исправляются ошибки, кто заверяет копии.
Отдельный раздел — хранение. Где лежат оригиналы, в каком виде ведутся электронные копии, кто имеет доступ. Сроки хранения берите из перечней, которые действуют для вашей категории документов; если не уверены в сроке, уточните его перед утверждением положения.
Добавьте раздел об ознакомлении работников с локальными актами. Опишите, как подтверждается, что работник прочитал документ: подпись в листе ознакомления или другой способ.
Последний раздел — порядок изменения и отмены положения. Кто вправе вносить правки, как они утверждаются, с какой даты действуют.
Как утвердить и ввести в работу
Положение утверждает руководитель компании. Издайте приказ об утверждении и введите документ в действие с конкретной даты. Если положение затрагивает условия труда работников, знакомьте их с документом под подпись.
Назначьте ответственного приказом. Если кадровое делопроизводство ведёт внешний исполнитель, закрепите это в договоре и укажите в положении.
Проверьте, что положение не противоречит трудовым договорам и другим локальным актам. Если противоречие есть, приведите документы к одному порядку.
Пересматривайте положение при изменениях: смена ответственного, новая структура, переход на электронный документооборот. Вносите правки тем же порядком, что и утверждали документ.
Ошибки и последствия
Частая ошибка — скачать чужой шаблон и не адаптировать его. В документе остаются чужие должности, сроки и подразделения. Работники не могут выполнить такой порядок, и положение превращается в формальность.
Вторая ошибка — написать «кадровое делопроизводство ведёт кадровая служба», которой в компании нет. Ответственный должен быть реальным: конкретная должность или конкретный исполнитель.
Третья ошибка — не знакомить работников с документом. Если положение устанавливает правила для работников, они должны быть с ними ознакомлены.
Последствия зависят от того, что именно нарушено. Отсутствие обязательных локальных актов и неознакомление работников с ними — нарушение трудового законодательства, за которое инспектор труда может привлечь к ответственности. Ошибки в кадровых документах, например в приказах или трудовых книжках, тоже становятся поводом для замечаний при проверке. Точный размер ответственности зависит от состава нарушения, поэтому проверяйте документы до проверки, а не после.
Частые вопросы
Обязательно ли ООО иметь положение о кадровом делопроизводстве?
Отдельного требования к документу с таким названием нет. Но обязательные локальные акты и порядок работы с кадровыми документами должны быть у любого работодателя. Положение удобно, чтобы собрать этот порядок в одном документе.
Можно ли вести кадровое делопроизводство без кадровика?
Да. Кадровые документы может оформлять руководитель, бухгалтер или внешний исполнитель. Закрепите ответственного приказом и опишите его обязанности в положении.
Нужно ли знакомить работников с положением?
Если положение устанавливает правила, которые касаются работников, знакомьте их под подпись. Факт ознакомления подтверждайте листом ознакомления или другим документом.
Как часто обновлять положение?
Постоянного срока нет. Пересматривайте документ при изменениях в компании: смена ответственного, новая структура, переход на электронные документы. Вносите правки тем же порядком, что и утверждали положение.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.