Проверить бухгалтерскую отчетность — значит сверить цифры в формах с первичными документами и убедиться, что сроки сдачи не нарушены. Начинайте с баланса и отчета о финансовых результатах, затем сверяйте налоговые декларации с данными учета. Ниже — порядок действий, типичные ошибки и последствия.
Кто и что обязан сдавать
Годовую бухгалтерскую отчетность сдают организации, которые обязаны вести бухучет. Срок — не позднее трех месяцев после окончания отчетного года (ст. 23 НК РФ). Исключения прямо перечислены в норме: организации, которые по закону о бухучете не ведут учет, религиозные организации, а также те, кто сдает отчетность в Центральный банк Российской Федерации.
Индивидуальные предприниматели бухгалтерскую отчетность не сдают. Но это не значит, что проверять нечего: у ИП на УСН есть декларация, а при общей системе — еще и НДС. Ошибки в учете доходов и расходов одинаково дорого стоят и для ООО, и для ИП.
Проверку удобно разделить на две части. Первая — бухгалтерская отчетность: баланс, отчет о финансовых результатах, приложения. Вторая — налоговая отчетность: декларации по УСН, НДС и другим налогам. Сверяйте эти блоки между собой: цифры в них должны быть согласованы.
Шаг 1. Сверьте формы с первичными документами
Возьмите оборотно-сальдовую ведомость и сравните сальдо счетов со строками баланса. Активы и обязательства должны совпадать до рубля. Если расхождение есть, ищите его причину в первичке: акты, накладные, банковские выписки, кассовые документы.
Проверьте, что все хозяйственные операции за год отражены. Типичная ошибка — документ получен в декабре, а проведен в январе. Тогда расходы и доходы попадают в другой период, и отчетность искажается.
Отдельно проверьте расчеты с контрагентами. Сверьте акты сверки с поставщиками и покупателями, посмотрите дебиторскую и кредиторскую задолженность. «Зависшие» суммы искажают баланс и могут скрывать пропущенные документы.
Шаг 2. Проверьте налоговые декларации
Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Сверьте сумму дохода в декларации с выписками по расчетному счету и кассой: расхождений быть не должно.
По НДС правила жестче. Декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Проверьте книги покупок и продаж. Суммы НДС к вычету должны подтверждаться счетами-фактурами и первичными документами. Если вычет заявлен по документу, которого нет или который оформлен с ошибкой, налоговая снимет его при проверке.
Шаг 3. Найдите типичные ошибки
Первая ошибка — арифметика. Пересчитайте итоги строк, особенно в отчете о финансовых результатах. Ошибка в одном итоге тянет за собой неверные показатели в других строках.
Вторая ошибка — несоответствие периодов. Доходы и расходы должны относиться к тому году, в котором произошла операция. Проверьте границы декабря и января: именно там чаще всего «переезжают» суммы.
Третья ошибка — забытые обязательства. Не отражены кредиты, займы, аренда, начисленная зарплата и страховые взносы. Тогда баланс выглядит лучше, чем реальность, а обязательства всплывают позже.
Четвертая ошибка — несогласованность форм. Показатель прибыли в отчете о финансовых результатах должен соответствовать данным учета. Если бухгалтерская и налоговая отчетность расходятся без объяснения, готовьте пояснения заранее.
Шаг 4. Оцените последствия
За недостоверные сведения в отчетности отвечает организация. Искажение цифр может привести к доначислению налогов, пеням и штрафу по итогам проверки. Чем раньше найдена ошибка, тем дешевле ее исправить.
Если отчетность еще не сдана, исправьте формы до отправки. Если сдана — подайте корректировку. К уточненной декларации приложите пояснения, если налоговая их запросит.
Проверяйте отчетность до сдачи, а не после. Это занимает несколько часов, но избавляет от переписки с инспекцией и споров о суммах.
Как выстроить регулярную проверку
Сделайте проверку привычкой, а не разовой акцией. Раз в квартал сверяйте обороты по счетам с декларациями. Раз в год, до сдачи отчетности, проводите полную сверку с первичкой.
Заведите чек-лист: сроки сдачи, состав форм, сверка с контрагентами, проверка вычетов по НДС. Отмечайте выполненные пункты — так проще не пропустить срок.
Если учет ведет подрядчик, запрашивайте отчет о проделанной работе и сверку. Владелец бизнеса отвечает за отчетность независимо от того, кто ее составил.
Частые вопросы
Обязан ли ИП сдавать бухгалтерскую отчетность?
Нет. Бухгалтерскую отчетность сдают организации. ИП сдает налоговые декларации: по УСН — не позднее 25 апреля (ст. 346.23 НК РФ), по НДС — в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ).
Что будет, если найти ошибку после сдачи отчетности?
Подайте корректировку и приложите пояснения, если их запросит налоговая. Исправление до проверки снижает риск доначислений и штрафа.
Как проверить НДС к вычету?
Сверьте книги покупок и продаж со счетами-фактурами и первичными документами. Каждый вычет должен подтверждаться документом, оформленным без ошибок.
Нужно ли проверять отчетность, если учет ведет бухгалтер на аутсорсе?
Да. Запросите оборотно-сальдовую ведомость и сверку с контрагентами. Ответственность за достоверность отчетности лежит на организации, а не на подрядчике.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.