Проверка документов на регистрации в налоговой — это не отдельная процедура, а часть камеральной или выездной проверки, когда инспекция сверяет ваши бумаги с данными из отчётности. Чаще всего у ООО и ИП запрашивают документы по конкретной декларации: счета, договоры, накладные, книгу покупок и продаж. От того, как быстро и полно вы ответите, зависит, закончится ли всё без доначислений.
Что именно проверяют
Инспекция проводит камеральную проверку по месту своего нахождения на основе ваших деклараций и расчётов, а также документов, которые уже есть у налогового органа (ст. 88 НК РФ). То есть проверка начинается не с визита, а с вашей отчётности.
В ходе проверки инспектор сверяет суммы из декларации с первичкой. Его интересует, есть ли реальные сделки за вычетами и расходами, совпадают ли контрагенты и суммы, нет ли расхождений между разделами отчётности.
Если нужны пояснения или бумаги, вам направляют требование. Документы, истребованные в ходе проверки, нужно представить в течение 10 дней со дня получения требования (ст. 93 НК РФ). Для проверки консолидированной группы срок другой — 20 дней, для иностранного лица, которое ставят на учёт, — 30 дней.
Инспектор вправе ознакомиться с подлинниками документов, если это необходимо (ст. 93 НК РФ). Поэтому оригиналы лучше держать под рукой, а не искать в последний день.
Как проходит проверка по шагам
Сначала вы сдаёте декларацию или расчёт. С этого момента и начинается камеральная проверка по вашим документам.
Затем инспекция может запросить пояснения или конкретные документы. Требование приходит в электронном виде или на бумаге — смотрите, какой способ обмена вы настроили.
Вы отвечаете в срок и прикладываете именно то, что просят. Лишние бумаги, которые не относятся к требованию, только затягивают проверку.
Если всё сходится, проверка завершается без последствий. Если инспекция нашла расхождения, оформляется результат проверки — в нём указывают, какие документы вы представили, период проверки, наименование налога и даты её начала и окончания (ст. 100 НК РФ).
Отдельно про выездную проверку. Она проводится на основании решения налогового органа, в котором указаны ваши наименование, предмет проверки и периоды (ст. 89 НК РФ). Такая проверка не может длиться больше двух месяцев, срок могут продлить до четырёх, а в исключительных случаях — до шести (ст. 89 НК РФ).
Какие документы готовить
Состав зависит от налога, по которому идёт проверка. По НДС обычно смотрят счета-фактуры, книгу покупок и продаж, договоры с контрагентами. По налогу на прибыль — договоры, акты, накладные, регистры учёта.
Держите документы в том виде, в котором их удобно сопоставить с декларацией. Если инспектор видит сумму в отчёте, он должен быстро найти её подтверждение в первичке.
Проверьте подписи и реквизиты контрагентов заранее. Документ без подписи или с неверными данными не подтвердит расход или вычет.
Если часть документов у вас запрашивают впервые, не отправляйте всё подряд. Отвечайте на требование по существу — так проверка идёт быстрее.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая и самая частая — пропустить срок ответа на требование. Десять дней считаются со дня получения, а не со дня, когда вы обнаружили письмо в ящике.
Вторая — прислать нечитаемые копии или документы не по тому периоду. Инспекция вправе запросить пояснения повторно, а время идёт.
Третья — отвечать устно. Если требование было письменным, ответ тоже должен быть документальным.
Четвёртая — не сверить декларацию с первичкой перед отправкой. Расхождения между разделами отчётности инспекция видит автоматически, и тогда документы запросят принудительно.
Пятая — потерять подлинники. Если инспектор захочет ознакомиться с оригиналами, а их нет, подтвердить данные будет нечем.
Что будет после проверки
Если расхождений нет, вы просто получаете подтверждение, что проверка завершена. Никаких действий с вашей стороны не требуется.
Если инспекция нашла ошибки, она оформляет результат проверки с указанием проверенного периода, налога и дат проверки (ст. 100 НК РФ). Дальше вам предстоит либо пояснить позицию, либо скорректировать отчётность.
При выездной проверке решение о её проведении должно содержать предмет проверки — то есть налоги, правильность исчисления и уплаты которых проверяют (ст. 89 НК РФ). Если в решении написано одно, а спрашивают документы по другому налогу, это повод уточнить основания запроса.
Помните про выписки из реестра налогоплательщиков. Если вам нужна выписка из ЕГРН налогоплательщиков, налоговая выдаёт её в течение пяти дней со дня поступления запроса (ст. 84 НК РФ). При запросе через телекоммуникационные каналы, личный кабинет или портал госуслуг выписку направят в электронной форме.
Частые вопросы
Сколько дней даётся на ответ на требование налоговой?
Десять дней со дня получения требования (ст. 93 НК РФ). Для проверки консолидированной группы — 20 дней, для иностранного лица, подлежащего постановке на учёт, — 30 дней.
Сколько может длиться выездная проверка?
Не более двух месяцев. Срок могут продлить до четырёх месяцев, а в исключительных случаях — до шести (ст. 89 НК РФ).
Что делать, если в требовании указан не тот налог или период?
Уточните у инспекции основания запроса. Решение о выездной проверке должно содержать предмет проверки и периоды, за которые она проводится (ст. 89 НК РФ).
За сколько дней налоговая выдаёт выписку из реестра налогоплательщиков?
В течение пяти дней со дня поступления запроса (ст. 84 НК РФ). При запросе через каналы связи, личный кабинет или госуслуги выписку направят в электронной форме.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.