6-НДФЛ — это отчет налогового агента о доходах, которые вы выплатили людям, и об удержанном с них налоге. Расчет подают все организации и ИП, у которых есть работники или подрядчики-физлица. В отчете видно, сколько дохода начислено, сколько налога удержано и когда его перечислили в бюджет.
Что попадает в расчет
В 6-НДФЛ отражают доходы, с которых вы как налоговый агент обязаны удержать налог. Это зарплата, премии, отпускные, больничные, выплаты по договорам подряда и оказания услуг, дивиденды физлицам.
Налог считается на дату фактического получения дохода. Для зарплаты это последний день месяца, за который она начислена. Для отпускных и больничных — день выплаты. Для доходов по гражданско-правовым договорам — день перечисления денег.
Сумму налога считают нарастающим итогом с начала года по каждой ставке отдельно, с зачетом того, что уже удержали в предыдущие месяцы. Это прямо следует из п. 3 ст. 226 НК РФ. Поэтому ошибка в одном месяце тянет за собой искажение всех последующих строк.
Как считается налог
По основным доходам резидентов действует прогрессия. Пока сумма налоговых баз не превысила 5 миллионов рублей, налог считают как процентную долю от этой суммы по ставке из абзаца второго п. 1.2 ст. 224 НК РФ. Если база больше 5 миллионов рублей, к фиксированной сумме 650 тысяч рублей прибавляют процент с суммы, уменьшенной на 5 миллионов рублей (п. 1 ст. 225 НК РФ).
Для отдельных видов доходов предусмотрены свои правила. По доходам, к которым применяется ставка из абзаца шестого п. 3.1 ст. 224 НК РФ, расчет идет ступенями: при базе свыше 50 миллионов рублей налог равен 9402 тысячам рублей плюс процент с суммы сверх 50 миллионов (п. 1.5 ст. 225 НК РФ).
Если человек получает доходы, облагаемые по разным ставкам, базы по ним не складывают. Каждую ставку считают отдельно, и в отчете это разные блоки.
Порядок действий
Сначала соберите все выплаты физлицам за период и определите дату фактического получения дохода по каждой. Без этого нельзя правильно распределить суммы по месяцам.
Затем посчитайте налог по каждой ставке нарастающим итогом с начала года. Вычтите то, что уже удержали раньше. Получите сумму к удержанию за текущий период.
Проверьте, совпадают ли данные с расчетными ведомостями и платежками в бюджет. Расхождения между начисленным, удержанным и перечисленным налогом — самая частая причина вопросов от инспекции.
Сдайте расчет в налоговую по месту учета. Крайний срок и форма зависят от периода, поэтому сверяйтесь с действующим порядком отчетности, а не с прошлогодними шаблонами.
Частые ошибки
Первая — путать дату выплаты и дату начисления. Зарплата за декабрь, выданная в январе, попадает в доход декабря, а не января. Из-за этого суммы уезжают в чужой период.
Вторая — неверный расчет прогрессии. Бухгалтер применяет одну ставку ко всей базе, забывая про порог 5 миллионов рублей и фиксированную сумму 650 тысяч рублей. Отчет приходится уточнять.
Третья — потеря выплат по гражданско-правовым договорам. Подрядчики-физлица такие же получатели дохода, и налог с них удерживает заказчик.
Четвертая — нестыковка с другими отчетами. Суммы дохода и налога должны биться с тем, что вы показываете в отчетности по взносам и в справках о доходах.
Последствия и что делать
За недостоверные сведения и нарушение сроков налоговый агент отвечает по НК РФ. Инспекция может потребовать пояснения, а при подтвержденной ошибке — пересчитать налог и взыскать его вместе с санкциями. Точные размеры штрафов смотрите в актуальной редакции кодекса: они меняются.
Если ошибку нашли сами, подайте уточненный расчет за тот период, где она допущена. Не пытайтесь исправить прошлое в текущем отчете — это создает новые расхождения.
Проверьте расчет до отправки: сверьте даты получения дохода, базы по каждой ставке и перечисленный налог. Одна сверка на входе дешевле, чем разбор требований из налоговой.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если работников нет?
Если вы не выплачивали доходы физлицам, обязанности налогового агента у вас не возникает. Но при разовых выплатах подрядчику отчет подать нужно.
Как считать налог, если доход работника превысил 5 миллионов рублей?
К фиксированной сумме 650 тысяч рублей прибавьте процент с суммы, уменьшенной на 5 миллионов рублей. Это порядок из п. 1 ст. 225 НК РФ.
Куда попадают отпускные?
В доход того месяца, в котором их выплатили. Дата фактического получения дохода для таких выплат — день перечисления денег.
Что делать, если нашли ошибку после сдачи?
Подайте уточненный расчет за тот период, в котором ошибка допущена. Укажите верные суммы и приложите пояснения, если инспекция их запросит.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.