6-НДФЛ — это отчёт по налогу на доходы физлиц, который сдаёт работодатель и заказчик по договорам с физлицами. В расчёт попадают выплаты сотрудникам и удержанный с них налог. Отчитываться нужно по итогам каждого периода, а не только раз в год.
Что попадает в расчёт
В 6-НДФЛ вы показываете доходы, которые начислили и выплатили физлицам, и налог, который с них удержали. Это зарплата, премии, отпускные, больничные, выплаты по договорам подряда и другие вознаграждения.
Отдельно отражаются даты фактического получения дохода. Для зарплаты это последний день месяца, за который она начислена. Для больничных и отпускных — день выплаты. Для дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах по займу — последний день каждого месяца в течение срока, на который выдан заём (ст. 223 НК РФ).
Если вы выдали работнику беспроцентный заём, у него возникает доход в виде материальной выгоды. Его нужно посчитать и включить в расчёт. Исключения есть, но они узкие, поэтому проверяйте каждый случай отдельно.
Как заполнить и сдать
Сначала соберите данные: начисления по каждому сотруднику, даты выплат, суммы удержанного налога. Сверьте их с расчётными ведомостями и платёжками. Ошибка в дате выплаты искажает блок с налогом.
Заполняйте расчёт по сотрудникам, которые получали доход в отчётном периоде. Если выплат не было, сдавать нулевой расчёт не нужно. Это касается и ситуаций, когда деятельность приостановлена.
Сдавайте отчёт в налоговую по месту учёта. Формат зависит от численности: при большом штате расчёт подаётся электронно, при небольшом допустима бумажная форма. Точные пороги и сроки уточняйте в актуальной редакции налогового кодекса и на сайте ФНС, потому что они менялись.
Перед отправкой проверьте контрольные соотношения. Налоговая сверяет суммы налога с данными из других отчётов. Расхождение — повод для требования пояснений.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая и самая частая — неверная дата фактического получения дохода. Из-за неё налог попадает не в тот период, и у инспекции возникают вопросы к обоим расчётам.
Вторая — забытые выплаты. В расчёт не попадают подарки сверх необлагаемого лимита, оплата за сотрудника товаров или услуг, прощение долга. Такие суммы тоже доход, и с них нужно удержать налог.
Третья — путаница между начисленным и удержанным налогом. Удержать налог можно только при фактической выплате дохода. Если выплата переносится, переносится и удержание.
Четвёртая — ошибки в реквизитах и периодах. Проверяйте, что расчёт относится к нужному отчётному периоду, а не к календарному году целиком.
Что будет за нарушения
За несдачу или просрочку расчёта наступает ответственность по Налоговому кодексу. Размер взыскания и порядок его расчёта смотрите в действующей редакции — нормы менялись, поэтому не ориентируйтесь на старые цифры из интернета.
Если в расчёте обнаружилась ошибка, подайте уточнённый расчёт. Сделайте это до того, как ошибку найдёт налоговая: так последствия мягче. При занижении налога доплатите его и пени.
Отдельно следите за блоком материальной выгоды. По займам, выданным работникам, доход считается ежемесячно, и пропуск месяца создаёт недоимку сразу за несколько периодов.
Как выстроить работу
Составьте график выплат на год: зарплата, аванс, отпускные, премии. По каждой дате заранее определите, когда возникает доход и когда вы удерживаете налог. Это снимает большую часть ошибок.
Ведите отдельный регистр по доходам физлиц: кто, сколько, когда получил и сколько налога удержано. Такой регистр помогает сверить расчёт перед отправкой и быстро ответить на требование инспекции.
Проверяйте договоры с физлицами. Если вы платите подрядчику, это тоже доход, и он попадает в расчёт. Если выдаёте заём, сразу решите, как будете считать материальную выгоду.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если сотрудников нет?
Нет. Если в отчётном периоде вы не выплачивали доходы физлицам, расчёт не сдаётся. Нулевая отчётность в этом случае не требуется.
Что делать, если нашли ошибку после сдачи?
Подайте уточнённый расчёт за тот же период. Если налог оказался занижен, доплатите его и пени, чтобы снизить риск взыскания.
Попадают ли отпускные и больничные в расчёт?
Да. Это доходы работника, и налог с них удерживается при выплате. Датой получения дохода в этом случае будет день выплаты.
Считается ли доходом беспроцентный заём работнику?
Да, экономия на процентах даёт материальную выгоду. Доход определяется за каждый месяц пользования займом, и его нужно отразить в расчёте.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.