Специалист по кадровому делопроизводству ведёт документы о приёме, переводах, отпусках и увольнениях сотрудников. Он оформляет трудовые договоры, приказы, личные карточки, графики отпусков и табели. Для владельца бизнеса это человек, который отвечает за то, чтобы отношения с работниками были оформлены письменно и вовремя.
Что именно входит в работу
Основная задача — чтобы по каждому сотруднику был полный комплект документов. Это трудовой договор с дополнительными соглашениями, приказ о приёме, личная карточка, приказы об отпусках и поощрениях, документы об увольнении. Отдельно ведутся локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных.
Второй блок — учёт рабочего времени и отпусков. Специалист собирает табели, следит за остатками дней отпуска, готовит график отпусков к утверждению. Сюда же относится оформление больничных, командировок, отгулов и отсутствий без сохранения зарплаты.
Третий блок — кадровые изменения. Приём, перевод, изменение оклада, совмещение, увольнение. По каждому событию нужен документ и подпись работника там, где она требуется.
Четвёртый блок — воинский учёт и отчётность о работниках. Эти обязанности есть у организаций и предпринимателей с сотрудниками, и их обычно закрепляют за тем же сотрудником или распределяют между кадровиком и бухгалтером.
Кому нужен такой сотрудник в штате
Если сотрудников немного и кадровые события редки, отдельная ставка часто не окупается. Работа занимает несколько часов в месяц: оформить приём, провести отпуск, обновить табель. В такой ситуации владельцы передают кадровое делопроизводство бухгалтеру или на сопровождение.
Отдельный специалист оправдан, когда сотрудников становится больше, текучесть высокая, есть сменный график или несколько подразделений. Тогда документы идут потоком, и совмещать их с бухгалтерией становится рискованно: ошибки в кадровых документах всплывают при проверке или в суде.
Есть и вариант с одним человеком на два участка. В небольших компаниях кадровик дополнительно занимается делопроизводством организации в целом, а бухгалтер — расчётами. Главное, чтобы зоны ответственности были описаны письменно.
Порядок действий, если кадровика пока нет
Сначала составьте перечень документов, которые должны быть по каждому работнику. Проверьте, у всех ли есть подписанный трудовой договор и приказ о приёме, совпадают ли даты и формулировки. Расхождения между договором и приказом — частая причина споров.
Затем проверьте локальные акты. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и положение о персональных данных должны существовать в письменном виде, а работники — быть с ними ознакомлены под подпись. Если акты есть, но устарели, их пересматривают и знакомят сотрудников заново.
Дальше наведите порядок в учёте отпусков. Соберите остатки по каждому работнику, сверьте с приказами и табелями. График отпусков на следующий год утверждается заранее, и к этому моменту остатки должны быть понятны.
После этого определите, кто ведёт участок. Если это внутренний сотрудник, закрепите обязанности в трудовом договоре или должностной инструкции. Если внешний исполнитель — оформите договор и передайте ему доступ к нужным документам.
Отдельно решите, где хранятся документы. Личные карточки, трудовые книжки и приказы должны лежать в месте, где их не потеряют и не унесут. При увольнении сотрудника документы о нём хранятся дальше, а не выбрасываются.
Ошибки, которые дорого обходятся
Первая ошибка — работать без письменных документов «на доверии». Устные договорённости о зарплате, графике и отпусках не защищают ни работника, ни работодателя. При конфликте доказать что-либо сложно.
Вторая — несовпадение документов между собой. В трудовом договоре один оклад, в приказе другой, в расчётных листках третий. Такие расхождения проверяющие находят быстро, а работник использует в свою пользу.
Третья — отсутствие подписей об ознакомлении. Локальный акт, с которым работник не ознакомлен, фактически не применяется к нему. То же касается приказов и уведомлений.
Четвёртая — несвоевременное оформление. Приём, перевод и увольнение должны быть оформлены в срок, а не задним числом через месяц. Поздние документы создают разрыв между фактической работой и бумагами.
Пятая — потеря документов при смене кадровика. Если участок вёл один человек и не оставил описи, новый сотрудник или внешний исполнитель восстанавливает всё с нуля. Заведите реестр документов и папок.
Последствия ошибок — трудовые споры, восстановление работника на работе, взыскание выплат и проверки. Суммы и виды санкций зависят от конкретной ситуации, поэтому оценивать риск лучше по факту проверки документов.
Как передать участок на сопровождение
Подготовьте то, что есть: трудовые договоры, приказы, личные карточки, табели, графики отпусков, локальные акты. Составьте опись и передайте по акту. Это защищает обе стороны: вы видите, что передали, исполнитель — что принял.
Договоритесь о формате обмена. Кто готовит приказ, кто подписывает, в какой срок передаются документы по новому сотруднику. Если обмен идёт по электронной почте, определите, какие документы считаются оригиналами и где они хранятся.
Уточните, кто отвечает за воинский учёт и отчётность о работниках. Эти обязанности не исчезают от того, что кадровое делопроизводство передано на сторону. Их нужно либо оставить внутри, либо отдельно закрепить за исполнителем.
Проверяйте результат. Раз в квартал просматривайте комплектность документов по новым сотрудникам и сверяйте остатки отпусков. Это занимает немного времени и позволяет поймать проблему до проверки.
Частые вопросы
Можно ли поручить кадровое делопроизводство бухгалтеру?
Да, если объём работы небольшой. Закрепите обязанности в трудовом договоре или должностной инструкции и убедитесь, что у сотрудника есть время на эту работу, а не только на расчёты.
Что будет, если трудовые договоры оформлены не на всех?
Это нарушение оформления трудовых отношений. При проверке или споре работник сможет подтвердить работу другими доказательствами, а работодателю придётся оформлять документы и нести ответственность.
Нужен ли отдельный человек, если сотрудников пять?
Обычно нет. Такой объём закрывается совмещением или сопровождением. Отдельная ставка становится разумной при росте численности, сменном графике и частых кадровых событиях.
Как часто нужно обновлять локальные акты?
Когда меняются условия работы, оплаты или порядок оформления документов. Кроме того, проверяйте акты перед утверждением графика отпусков и при изменении численности сотрудников.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.