Декларация 6-НДФЛ — это отчёт по налогу на доходы физлиц, который сдаёт каждый работодатель: ООО и ИП с сотрудниками. В нём показывают, сколько дохода выплатили людям, сколько налога удержали и перечислили в бюджет. Отчётность квартальная, а годовой расчёт сдают по итогам года.
Кто сдаёт и за какой период
Отчёт обязаны подавать организации и ИП, которые выплачивают доходы физлицам и выступают налоговыми агентами. Это зарплата, премии, отпускные, больничные, выплаты по договорам гражданско-правового характера, дивиденды. Если сотрудников нет и выплат физлицам не было, отчёт не нужен.
Расчёт подают за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Годовой отчёт — это расчёт за налоговый период, в нём сводят все выплаты и удержания за календарный год. Сроки и форму отчётности уточняйте в актуальной редакции НК РФ и в своих учётных сервисах: правила менялись, а за опоздание отвечает компания.
Подать расчёт можно двумя способами. Первый — электронно по телекоммуникационным каналам связи, это основной вариант для организаций и ИП с работниками. Второй — на бумаге, но он подходит только в случаях, прямо указанных в законе. Если сомневаетесь, выбирайте электронный формат: он снимает вопрос о форме сдачи.
Что входит в расчёт
Отчёт состоит из титульного листа и разделов. В первом разделе показывают обобщённые суммы: начисленный доход, налоговые вычеты, исчисленный и удержанный налог, число получателей дохода. Во втором разделе данные раскрывают по датам: когда доход выплатили, когда удержали налог и к какому сроку его перечислили.
Отдельно указывают ставку налога. Если вы платите доходы по разным ставкам, суммы распределяют по каждой. Это касается и выплат высокооплачиваемым сотрудникам, и доходов нерезидентов.
Доходы, которые не облагаются налогом, в расчёт не включают. Перечень таких доходов установлен ст. 217 НК РФ. Например, там названы отдельные меры государственной поддержки семей с детьми. Если выплата попадает под освобождение, её не показывают в налоговой базе.
Как заполнить по шагам
Сначала соберите данные по всем выплатам за период. Нужны расчётные ведомости, платёжные поручения на зарплату, договоры гражданско-правового характера, приказы на премии и отпуска. Сверьте суммы с бухгалтерским учётом: расхождение между отчётом и учётом — частая причина требований из налоговой.
Затем проверьте налоговые вычеты. Стандартные, социальные и имущественные вычеты, которые предоставляет работодатель, уменьшают базу. Если вычет применяется не через работодателя, а через декларацию самого физлица, в расчёте он не отражается.
Потом посчитайте налог по каждой ставке и проверьте, что удержанные суммы совпадают с перечислениями в бюджет. Раздел по датам заполняйте по фактическим датам выплаты и удержания. Не переносите выплату на другой месяц из-за того, что зарплата выдана в первых числах следующего месяца.
В конце сверьте отчёт с уведомлениями об исчисленных суммах налога и с платежами. Если суммы в отчёте и в бюджетных платежах расходятся, налоговая увидит это и запросит пояснения.
Частые ошибки
Первая ошибка — неверные даты. Дата получения дохода по зарплате и дата удержания налога могут не совпадать, и путать их нельзя. Из-за этого налоговая видит долг там, где его нет.
Вторая — забытые выплаты. В расчёт не попадают отпускные, больничные, материальная помощь сверх необлагаемого лимита, подарки, выплаты по гражданско-правовым договорам. Проверяйте не только зарплату.
Третья — неверные вычеты. Если вычет применён без заявления работника или без подтверждающих документов, база окажется заниженной. При проверке налог доначислят.
Четвёртая — расхождение с платежами. Налог удержан, но перечислен позже или не в полном объёме. Отчёт покажет одно, бюджет другое.
Пятая — сдача не в тот орган. Отчитывайтесь по месту учёта организации, а обособленные подразделения — по месту своего учёта. Ошибка в коде места представления приводит к тому, что отчёт считается непредставленным.
Последствия ошибок и опозданий
За непредставление расчёта в срок и за неверные сведения налоговый агент отвечает по НК РФ. Конкретный размер штрафа и порядок его расчёта смотрите в действующей редакции НК РФ: за достоверность данных отвечает тот, кто отчёт подписал и подал.
Если налог не удержан или удержан не полностью, обязанность перечислить его в бюджет остаётся. Пени начисляют за каждый день просрочки. При обнаружении ошибки до проверки подайте уточнённый расчёт: это снижает риск штрафа.
Отдельно следите за выплатами физлицам, которые не являются работниками. По договорам гражданско-правового характера вы тоже налоговый агент. Если исполнитель — ИП, налог с его вознаграждения не удерживают, но это нужно подтвердить документами.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если сотрудников нет?
Нет, если вы не выплачивали доходы физлицам. Отчёт сдают налоговые агенты, а без выплат вы им не являетесь.
Что делать, если нашли ошибку после сдачи?
Подайте уточнённый расчёт за тот же период с верными данными. Если налог был занижен, доплатите его и пени.
Включать ли в расчёт выплаты подрядчикам-физлицам?
Да, если это не ИП. Вы удерживаете налог с вознаграждения по договору и показываете выплату в расчёте.
Можно ли сдать отчёт на бумаге?
Только в случаях, прямо предусмотренных законом. Организации и ИП с работниками сдают электронно.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.