Задержка зарплаты — это нарушение срока выплаты, и работник вправе получить денежную компенсацию за каждый день просрочки. Считать её нужно от суммы, которая не была выплачена в срок, и выплатить вместе с самой задолженностью. Ниже — порядок действий для владельца ООО или ИП и типичные ошибки.
Что считается задержкой и когда возникает обязанность
Обязанность выплатить компенсацию возникает с первого дня просрочки. Не имеет значения, по какой причине вы задержали деньги: не пришли оплаты от контрагентов, заболел бухгалтер или сбой в банке. Для работника важен сам факт невыплаты в срок.
Компенсация начисляется за все дни задержки, включая день фактической выплаты. Если зарплата выдана с опозданием на один день, компенсация всё равно положена. Ждать обращения работника не нужно: вы обязаны рассчитать и выплатить её сами.
Отдельно учитывайте сроки перечисления НДФЛ и страховых взносов. Задержка зарплаты не сдвигает сроки уплаты налогов с выплаченных сумм. Если вы задержали выплату, но налог перечислили позже установленной даты, это отдельное нарушение.
Из каких сумм считать компенсацию
База для расчета — сумма, которую работник не получил в срок. Это зарплата за отработанный период, премии и надбавки, предусмотренные трудовым договором или локальным актом, а также другие выплаты, входящие в оплату труда. Если вы задержали только часть суммы, компенсацию считайте от задержанной части.
Не включайте в базу выплаты, которые не относятся к оплате труда: командировочные расходы, материальную помощь, компенсацию за использование личного имущества. По ним сроки и правила другие.
Если задержана выплата при увольнении, компенсация считается от всей суммы расчета, не выданной в последний рабочий день. Это касается и случаев, когда работник в день увольнения не работал.
Как рассчитать сумму
Формула простая: сумма задолженности умножается на количество дней задержки и на процент компенсации. Процент устанавливает трудовой договор или коллективный договор. Он не может быть ниже значения, установленного законом. Если в ваших документах условие о компенсации отсутствует, применяйте размер, установленный законом.
Считать нужно по каждому работнику отдельно. Если задолженность менялась (часть выплатили, часть осталась), разбейте расчет на периоды. Для каждого периода берите свою сумму долга и количество дней.
Пример порядка расчета без конкретных ставок: определите дату, когда выплата должна была пройти по трудовому договору и правилам внутреннего трудового распорядка, посчитайте дни до дня фактической выплаты, умножьте долг на число дней и на процент из договора. Результат округлите в пользу работника.
Компенсацию начисляйте вместе с погашением долга. Если выплачиваете зарплату частями, компенсацию считайте от остатка долга на каждую дату платежа.
Как оформить выплату и учесть налоги
Выплату оформите отдельным документом: расчетом компенсации и платежной ведомостью или реестром. В расчете укажите работника, сумму долга, период просрочки, количество дней, процент и итоговую сумму. Такой документ защитит вас при проверке и споре.
Компенсация за задержку зарплаты — это выплата в пользу работника в рамках трудовых отношений. Она относится к выплатам, которые вы начисляете работнику, и учитывается при определении базы по страховым взносам по ст. 421 НК РФ, если не попадает под исключения ст. 422 НК РФ. Проверьте, есть ли у суммы освобождение: часть компенсационных выплат не облагается взносами по ст. 422 НК РФ.
По НДФЛ ориентируйтесь на ст. 217 НК РФ: она перечисляет доходы, освобожденные от налога. Если ваша выплата не подпадает под освобождение, удержите налог при выплате. Не удерживайте НДФЛ, если сумма прямо освобождена.
Если работник — единоличный исполнительный орган коммерческой организации, учитывайте правила ст. 421 НК РФ о минимальной базе за месяц. При неполном месяце полномочий величина определяется пропорционально календарным дням. Это влияет на взносы, но не отменяет обязанность выплатить компенсацию.
Ошибки, которые приводят к спорам
Первая ошибка — считать компенсацию только после жалобы работника. Обязанность возникает автоматически, а не по требованию. Вторая — платить компенсацию «по договоренности» наличными без документа. Нет расчета — нет доказательства, что вы исполнили обязанность.
Третья ошибка — включать в базу выплаты, не относящиеся к зарплате, или, наоборот, не учитывать премии и надбавки. Четвертая — неверно определить день начала просрочки. Считайте со дня, следующего за установленной датой выплаты, и включайте день фактической выплаты.
Пятая ошибка — забыть про взносы и НДФЛ. Проверьте по ст. 421 и ст. 217 НК РФ, облагается ли ваша выплата. Шестая — не исправить причину задержки. Если зарплата задерживается регулярно, компенсация растет, а риск претензий и проверок увеличивается.
Что сделать сейчас
Проверьте даты выплат в трудовых договорах и правилах внутреннего трудового распорядка. Они должны быть конкретными. Затем сверьте фактическую дату перечисления денег с установленной датой по каждому работнику.
Если просрочка есть, сделайте расчет по каждому работнику, оформите документ и выплатите компенсацию вместе с долгом. После этого проверьте, как считаются взносы и НДФЛ по ст. 421 и ст. 217 НК РФ. Если сомневаетесь в квалификации выплаты, зафиксируйте основание в расчете.
Настройте контроль сроков: календарь выплат, ответственный за перечисление, резерв на случай кассового разрыва. Это дешевле, чем регулярно платить компенсацию и отвечать на претензии.
Частые вопросы
Нужно ли платить компенсацию, если работник не написал заявление?
Да. Обязанность возникает из факта задержки, а не из обращения работника. Выплатите компенсацию по своей инициативе.
Можно ли указать в трудовом договоре, что компенсация не выплачивается?
Нет. Условие, ухудшающее положение работника, не применяется. Компенсация положена в размере не ниже установленного законом.
Включается ли компенсация в базу по страховым взносам?
Зависит от основания выплаты. Сверьтесь со ст. 421 и ст. 422 НК РФ: часть компенсационных выплат освобождена, часть включается в базу.
Облагается ли компенсация НДФЛ?
Проверьте по ст. 217 НК РФ. Если выплата подпадает под освобождение, налог не удерживайте. Если нет — удержите при выплате.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.