Расчет по форме 6-НДФЛ — это отчетность налогового агента: вы показываете налоговикам, сколько дохода выплатили физлицам, сколько НДФЛ удержали и перечислили. Сдают его организации и ИП, которые платят доходы работникам или подрядчикам-физлицам. Отчетность квартальная, поэтому готовить ее нужно не раз в год, а регулярно.
Кто обязан сдавать расчет
Обязанность возникает у любого налогового агента. Это ООО и ИП, которые начисляют и выплачивают доходы физлицам: зарплату, премии, отпускные, больничные, вознаграждения по договорам подряда или оказания услуг.
Если вы вообще не платили физлицам доходов, обязанности налогового агента у вас нет. Но как только появляется хотя бы одна выплата, расчет нужно сдавать за соответствующий период.
Отдельно проверьте ситуацию с выплатами учредителям. Дивиденды физлицу — тоже доход, с которого вы как агент удерживаете налог. Такие суммы попадают в отчетность.
Из чего состоит расчет
Форма состоит из нескольких частей. Первый раздел — сводные показатели: общая сумма начисленного дохода, сумма налога исчисленного, удержанного и перечисленного. Второй раздел — расшифровка по датам: когда доход фактически получен, когда налог удержан и когда перечислен в бюджет.
Третий элемент — приложение со сведениями о доходах физлиц. Оно нужно, чтобы налоговая видела, кому и сколько вы заплатили. Данные в разделах должны совпадать между собой: сумма из первого раздела должна биться с расшифровкой.
Заполняйте форму нарастающим итогом с начала года. Это значит, что в отчете за очередной период вы показываете не только последние месяцы, но и все выплаты с января.
Порядок действий
Сначала соберите данные по всем выплатам физлицам за период. Проверьте, что в расчет попали зарплата, отпускные, больничные, премии, договоры подряда и прочие доходы.
Затем определите дату фактического получения дохода по каждой выплате. Для зарплаты это последний день месяца, за который она начислена. Для отпускных и больничных — день выплаты. От этой даты зависит, в каком периоде отразить доход.
Дальше посчитайте налог: примените ставку, вычеты и проверьте, не превысили ли вы лимиты, после которых меняются правила. Удержите налог при фактической выплате дохода и перечислите его в бюджет в установленный срок.
В конце сверьте расчет с данными бухгалтерского учета и с суммами, которые вы фактически перечислили в бюджет. Расхождение между удержанным и перечисленным налогом — самая частая причина вопросов от налоговой.
Ошибки и последствия
Первая типичная ошибка — неверная дата получения дохода. Если вы отразили зарплату не тем месяцем, налог попадет в чужой период, и данные не сойдутся с уплатой.
Вторая ошибка — несовпадение сумм между разделами. Итог по первому разделу должен совпадать с расшифровкой по физлицам. Арифметические расхождения налоговая видит автоматически.
Третья ошибка — забытые выплаты. В расчет не попадают вознаграждения по договорам подряда, подарки, материальная помощь сверх необлагаемого лимита. Проверяйте все основания выплат, а не только трудовые договоры.
Четвертая ошибка — несвоевременная уплата налога. Даже правильно заполненный расчет не спасет, если деньги ушли в бюджет позже срока: появятся пени.
За ошибки в расчете и за его несвоевременную сдачу налоговый агент отвечает по нормам НК РФ. Точные размеры штрафов и пеней зависят от конкретной ситуации, поэтому сверяйтесь с актуальной редакцией НК РФ и консультируйтесь по своей ситуации.
Как избежать проблем
Ведите учет выплат физлицам в одном месте. Если зарплата, договоры подряда и прочие выплаты считаются в разных таблицах, часть сумм потеряется.
Сверяйте расчет с платежками до отправки. Сумма перечисленного налога в отчете должна совпадать с фактическими платежами в бюджет.
Проверяйте отчет перед сдачей по контрольным соотношениям: итоги против расшифровки, даты против периодов. Это занимает немного времени, но снимает большинство вопросов.
Если нашли ошибку в уже сданном расчете, подайте уточненный расчет. Исправлять нужно тем же способом, каким сдавали первичный: на бумаге или электронно.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если работников нет и выплат не было?
Нет. Обязанность налогового агента возникает только при выплате доходов физлицам. Если выплат не было, сдавать нечего.
Что будет, если опоздать со сдачей расчета?
Налоговый агент отвечает за нарушение сроков по нормам НК РФ. Размер санкции зависит от ситуации, поэтому проверяйте актуальную редакцию НК РФ.
Как исправить ошибку в уже сданном расчете?
Подайте уточненный расчет за тот же период. Укажите корректные суммы и приложите пояснения, если налоговая их запросит.
Включать ли в расчет выплаты подрядчикам-физлицам?
Да, если вы платите физлицу по договору подряда или услуг, вы налоговый агент. Такие суммы отражаются в расчете наравне с зарплатой.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.