НДФЛ с зарплаты считает и удерживает работодатель — он выступает налоговым агентом. Работник получает сумму уже за вычетом налога, а перечислить его в бюджет обязаны вы. Ниже — формула, порядок действий и ошибки, которые дорого стоят.
Кто и с чего удерживает налог
Налоговый агент — это организация или ИП, которые выплачивают доход работнику. По ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. То есть сначала вы начисляете зарплату, потом удерживаете налог, а на руки выдаёте остаток.
Удерживать налог нужно за счёт любых доходов, которые вы выплачиваете работнику в денежной форме. Если доход выдан в натуральной форме или работник получил материальную выгоду, удержание производится за счёт денежных выплат. Это прямо прописано в ст. 226 НК РФ.
Отдельно считайте налог по доходам, к которым применяются разные ставки. Сумма налога исчисляется отдельно по каждой сумме такого дохода. Доходы, полученные работником у других работодателей, вы не учитываете — каждый агент считает свою базу сам.
Формула расчёта
Общая логика такая:
- Сложите все выплаты за месяц, которые облагаются НДФЛ: оклад, премии, надбавки, компенсации, не освобождённые от налога.
- Вычтите суммы, которые налогом не облагаются, если они есть.
- Примените налоговый вычет, если работник имеет на него право.
- Умножьте базу на ставку налога.
- Удержите налог при выплате и перечислите его в бюджет.
На руки работник получает начисленную сумму минус удержанный налог. Ставки и перечень необлагаемых выплат берите из действующей редакции НК РФ на дату расчёта: они меняются, и считать по памяти нельзя.
Вычеты у ИП
Если вы ИП на общей системе, НДФЛ считается не только с зарплаты работников, но и с вашего предпринимательского дохода. Здесь работает ст. 221 НК РФ о вычетах.
Вы вправе уменьшить доход на документально подтверждённые расходы, связанные с предпринимательской деятельностью. В их числе государственная пошлина, уплаченная в связи с такой деятельностью. Расходы должны быть подтверждены документами.
Если подтвердить расходы не получается, применяется вычет в размере 20 процентов общей суммы доходов от предпринимательской деятельности. Это правило действует при определении налоговой базы по НДФЛ за налоговый период начиная с 2024 года.
При отсутствии налогового агента вычет предоставляется при подаче декларации по окончании налогового периода. То есть по своему предпринимательскому доходу вы отчитываетесь сами.
Есть и ограничение по имущественному налогу. Суммы налога на имущество физических лиц принимаются к вычету, только если имущество непосредственно используется в предпринимательской деятельности. Жилые дома, квартиры, садовые дома и гаражи в этот перечень не входят.
Порядок действий по шагам
- Соберите данные за месяц: табель, приказы о премиях, больничные, документы на вычеты.
- Начислите зарплату и все облагаемые выплаты.
- Определите налоговую базу по каждому работнику.
- Примените вычеты, на которые работник подал заявление и подтвердил право.
- Рассчитайте налог и удержите его при выплате.
- Выплатите работнику сумму за вычетом налога.
- Перечислите удержанный налог в бюджет в установленный срок.
- Отразите суммы в отчётности и платежах.
Каждый шаг фиксируйте документом. Расчётная ведомость, заявления на вычеты, платёжные поручения — это ваша защита при проверке.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — считать налог «на глаз» по старым ставкам и правилам. Законы менялись, поэтому проверяйте норму перед каждым расчётом.
Вторая — удерживать налог не при выплате, а раньше или позже. Ст. 226 НК РФ привязывает удержание к фактической выплате дохода. Сдвиг даты создаёт расхождение с учётом и отчётностью.
Третья — путать вычеты работника с вашими расходами. Вычет уменьшает базу работника, а не ваши обязательства как организации.
Четвёртая — не подтверждать расходы у ИП и при этом не применять вычет 20 процентов. В итоге база считается неверно, а налог — больше или меньше положенного.
Пятая — удерживать налог из выплат, которые налогом не облагаются. Это уменьшает доход работника незаконно.
Последствия стандартные: недоимка, пени и штраф по итогам проверки, пересчёт отчётности, а при спорах с работником — ещё и жалобы в инспекцию и трудовую инспекцию. Исправлять ошибки задним числом сложнее, чем считать правильно сразу.
Частые вопросы
Нужно ли считать НДФЛ с аванса?
Налог удерживается при фактической выплате дохода. Смотрите на дату выплаты и на норму ст. 226 НК РФ в действующей редакции, а не на название выплаты.
Может ли ИП уменьшить доход на расходы без документов?
Да, если подтвердить расходы не получается. Тогда применяется вычет в размере 20 процентов общей суммы доходов от предпринимательской деятельности по ст. 221 НК РФ.
Учитываю ли я доходы работника с прошлой работы?
Нет. По ст. 226 НК РФ расчёт ведётся без учёта доходов от других налоговых агентов и удержанных ими сумм.
Что делать, если налог удержан неверно?
Пересчитайте базу и налог по документам, исправьте отчётность и доплатите разницу с пенями. Дальше проверьте, чтобы удержание совпадало с датой каждой выплаты.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.