Сведения о мероприятии кадрового учёта — это данные о приёме и увольнении работников, которые работодатель передаёт в налоговую инспекцию. Их подают по каждому работнику отдельно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие. Без этой подачи инспекция не увидит изменений в вашем штате.
Что относится к кадровым мероприятиям
Речь идёт о событиях, которые меняют состав ваших работников. Это приём на работу по трудовому договору и увольнение. Сюда же относится заключение и расторжение договора гражданско-правового характера, если по нему начисляется вознаграждение.
Каждое такое событие — отдельный повод подать сведения. Ждать конца квартала или года не нужно. Отчётность привязана к месяцу, в котором произошло событие.
В какие сроки подавать
Срок один: не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим. Если работник принят в ноябре, сведения нужно подать до 25 декабря. Если уволен в декабре — до 25 января.
Правило закреплено в ст. 431 НК РФ. Оно касается персонифицированных сведений о физических лицах: персональных данных работника и сумм выплат и вознаграждений в его пользу за прошедший календарный месяц.
Если 25-е число выпадает на выходной, срок сдвигается на следующий рабочий день. Это общее правило переноса сроков, проверяйте календарь заранее.
Как это выглядит на практике
Вы принимаете сотрудника. В течение месяца бухгалтер или кадровик готовит сведения: паспортные данные, ИНН, СНИЛС, сумму выплат за месяц. Дальше данные уходят в налоговую в электронном виде.
При увольнении набор тот же. Плюс важно, чтобы сумма выплат в сведениях совпадала с тем, что вы фактически начислили. Расхождение — частая причина, по которой инспекция задаёт вопросы.
Если в отчёте по каждому работнику не хватает данных о сумме выплат, базе для взносов или самих исчисленных взносах, это считается непредставленным расчётом. Тогда инспекция не примет его как исполненный. Проверяйте заполнение до отправки.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — подать сведения только по итогам квартала. Помесячный срок при этом нарушен, даже если данные в итоге верные.
Вторая — не подать сведения вовсе, посчитав, что работник оформлен «на бумаге» и этого достаточно. Налоговая узнаёт о штате из вашей же отчётности, и пробел всплывёт.
Третья — расхождение сумм. В сведениях одна цифра, в расчёте по взносам другая. Это повод для сверки и уточнений.
Четвёртая — забыть про договоры гражданско-правового характера. Вознаграждение по ним тоже требует подачи сведений.
Кто может подавать по пониженным тарифам
Если вы работаете в анимационной сфере, у вас может быть право на пониженные тарифы страховых взносов по ст. 427 НК РФ. Условий несколько. Доходы от производства, продвижения, проката и показа анимационной аудиовизуальной продукции должны составлять не менее 90 процентов в сумме всех доходов за расчётный или отчётный период.
Нужен документ, подтверждающий нахождение в реестре организаций, которые производят анимационную продукцию или оказывают услуги по её созданию. Среднесписочная численность работников за период — не менее семи человек. И она не должна быть меньше численности за предшествующий период.
Для части льготников действует похожее требование: средняя численность за девять месяцев года, предшествующего переходу на пониженные тарифы, — не менее семи человек. Численность за текущий период не должна падать относительно предыдущего. Если штат сокращается, право на льготу можно потерять.
Что сделать, чтобы не попасть впросак
Заведите правило: любое кадровое событие фиксируется в журнале в день оформления. Так вы не забудете про месячный срок.
Сверяйте суммы перед отправкой. Данные о выплатах в сведениях и в расчёте по взносам должны совпадать.
Держите под рукой документы по льготам, если применяете пониженные тарифы. Подтверждение из реестра и расчёт численности понадобятся при проверке.
Частые вопросы
Нужно ли подавать сведения, если работник принят на полставки?
Да. Факт приёма на работу значения не имеет, важен сам трудовой договор. Сведения подаются по каждому работнику.
Что будет, если опоздать со сроком?
Расчёт считается непредставленным, а по взносам возможны санкции. Точный размер зависит от ситуации, поэтому лучше не затягивать и подать данные как можно раньше.
Входят ли в сведения выплаты по договору подряда?
Да, если по договору гражданско-правового характера начисляется вознаграждение. Такой договор — тоже кадровое мероприятие.
Можно ли подать сведения за несколько месяцев сразу?
Можно, но срок по каждому месяцу уже будет нарушен. Подавайте помесячно, не позднее 25-го числа следующего месяца.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.