ЕФС при переводе сотрудника подаётся в Социальный фонд России. Отчёт нужен, когда меняются условия труда, закреплённые в трудовом договоре: должность, подразделение, характер работы. Срок зависит от вида перевода, а форма сдачи — от того, есть ли у вас кадровый электронный документооборот.
Что такое ЕФС и когда она нужна при переводе
ЕФС — единая форма сведений, которую работодатель направляет в Социальный фонд. Она заменила несколько прежних отчётов и объединяет данные о трудовой деятельности сотрудников. Для владельца бизнеса это значит: кадровые события нужно отражать в одном документе, а не в нескольких.
Перевод бывает постоянным и временным. Постоянный перевод — это изменение должности, отдела или места работы навсегда, по соглашению сторон или по инициативе работодателя. Временный перевод оформляют на определённый период, например на время отсутствия основного сотрудника или для выполнения конкретной задачи.
В обоих случаях меняются условия трудового договора. Значит, у вас появляется обязанность сообщить об этом в фонд. Отчёт подаётся по сотруднику, а не по компании в целом: на каждого переведённого работника формируется отдельная запись.
Если меняется только оклад или другие условия оплаты, но должность и подразделение остаются прежними, это не перевод. Такие изменения в ЕФС о переводе не попадают. Разберитесь в основании до того, как готовить отчёт: от этого зависит и форма, и срок.
Сроки подачи: от чего они зависят
Срок подачи ЕФС при переводе зависит от основания перевода. Для постоянного перевода и для временного действуют разные правила. Точные сроки смотрите в актуальной редакции закона и в разъяснениях фонда: они менялись, и опираться на старые памятки нельзя.
Общее правило такое: отчёт подаётся в течение ограниченного времени после издания приказа или заключения соглашения о переводе. Отсчёт идёт от даты документа, а не от даты, когда сотрудник фактически приступил к новой работе. Если вы затянули с оформлением приказа, срок всё равно считается от того документа, который вы издали.
Отдельно проверьте ситуацию, когда перевод происходит в последний рабочий день перед увольнением или совпадает с другими кадровыми событиями. В таких случаях на одного сотрудника может приходиться несколько записей. Подавайте их так, чтобы фонд видел последовательность событий.
Если срок пропущен, отчёт всё равно нужно сдать. Просрочка не отменяет обязанность. Но за нарушение предусмотрена ответственность, поэтому лучше не тянуть и не ждать, пока фонд сам обнаружит расхождение.
Как оформить перевод и подать отчёт: пошаговый порядок
Сначала оформите сам перевод. Получите согласие сотрудника, если оно требуется, заключите дополнительное соглашение к трудовому договору и издайте приказ. В приказе укажите прежнюю и новую должность, подразделение и дату начала работы в новых условиях. Без этих документов отчёт подавать не на что.
Затем проверьте личные данные сотрудника: СНИЛС, ИНН, паспортные сведения. Ошибка в идентификаторе — самая частая причина, по которой отчёт не проходит. Сверьте данные с документами работника, а не с прошлогодней карточкой.
Сформируйте ЕФС по нужному основанию. Укажите вид перевода, реквизиты приказа или соглашения и новые условия труда. Подпишите отчёт усиленной квалифицированной электронной подписью и отправьте в фонд через оператора или личный кабинет.
Сохраните подтверждение отправки и протокол приёма. Если фонд вернул отчёт с ошибкой, исправьте её и подайте заново. Держите документы по переводу вместе с подтверждением сдачи: при проверке они понадобятся.
Электронно или на бумаге
Большинство работодателей сдают ЕФС в электронном виде. Бумажный вариант допустим только для небольших компаний и ИП с небольшим штатом. Если у вас есть электронный документооборот с сотрудниками, отчёт подаётся в электронной форме.
Для электронной сдачи нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Проверьте, что сертификат действует и оформлен на нужное лицо: руководителя или сотрудника с доверенностью. Просроченный сертификат — частая причина, по которой отчёт не уходит в срок.
Если вы только начинаете работать с электронным документооборотом, заранее подключитесь к оператору и протестируйте отправку. В день, когда подходит срок, разбираться с настройками поздно.
Ошибки, из-за которых отчёт не принимают
Первая ошибка — неверное основание. Бухгалтер или кадровик указывает перевод там, где на самом деле было перемещение без изменения трудовой функции, или наоборот. Проверьте, что именно изменилось в договоре.
Вторая ошибка — расхождение с приказом. В отчёте одна дата, в приказе другая; в отчёте новая должность написана иначе, чем в штатном расписании. Фонд сверяет данные, и расхождения приводят к возврату.
Третья ошибка — неверные данные сотрудника. Опечатка в СНИЛС или фамилии делает запись несоответствующей. Исправление занимает время, а срок уже прошёл.
Четвёртая ошибка — отчёт подан не тем лицом. Подпись должна принадлежать человеку, у которого есть полномочия. Если подписывает сотрудник по доверенности, доверенность должна быть действующей.
Последствия пропуска и ошибок
За непредставление отчёта в срок или за недостоверные сведения работодателя могут привлечь к ответственности. Размер взыскания зависит от нарушения и от того, как его квалифицируют. Точные суммы смотрите в действующей редакции закона.
Кроме штрафа есть практические последствия. У сотрудника могут возникнуть проблемы со стажем и сведениями о работе. Если он запросит выписку и увидит неверные данные, конфликта не избежать. Исправлять придётся вам.
Ещё один риск — расхождение с другими отчётами. Данные о сотруднике должны совпадать в кадровой и зарплатной отчётности. Если ЕФС говорит одно, а расчёт по взносам другое, это заметят при сверке.
Чтобы снизить риск, ведите кадровые документы и отчётность в одном ритме. Издали приказ — сразу готовьте ЕФС. Не копите переводы до конца месяца.
Частые вопросы
Нужно ли подавать ЕФС, если сотрудник переходит в другое подразделение внутри той же компании?
Да, если меняются условия трудового договора. Перевод в другое подразделение с изменением должности или места работы отражают в ЕФС. Если меняется только рабочее место без изменения договора, оснований для отчёта о переводе нет.
Что делать, если срок подачи уже прошёл?
Сдайте отчёт как можно скорее. Просрочка не освобождает от обязанности. Подготовьте документы по переводу и будьте готовы объяснить причину задержки, если фонд запросит пояснения.
Можно ли исправить ошибку в уже сданном отчёте?
Да. Подайте корректирующий отчёт с верными данными. Укажите, что это исправление ранее поданных сведений. Сохраните подтверждение отправки корректировки.
Отличается ли порядок для ИП с сотрудниками?
Обязанность сообщать о кадровых событиях есть у всех работодателей, включая ИП. Отличается форма сдачи: небольшие штаты могут отчитываться на бумаге. Основания и порядок подачи сведений о переводе те же.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.