Раздельный учёт НДС нужен, если вы одновременно проводите операции, облагаемые и не облагаемые этим налогом. Порядок такого учёта вы обязаны закрепить в учётной политике для целей налогообложения. Если раздельного учёта нет, входной НДС нельзя принять к вычету и нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль.
Когда раздельный учёт обязателен
Обязанность возникает, как только у вас появляются операции, освобождённые от НДС, наряду с обычными облагаемыми. Например, вы продаёте товары с НДС, а часть услуг оказываете по льготным основаниям. Тогда по покупкам, которые работают на оба направления, НДС нельзя принять к вычету целиком.
Ст. 170 НК РФ требует вести раздельный учёт сумм налога по приобретённым товарам, работам, услугам, основным средствам, нематериальным активам и имущественным правам. Речь именно о покупках, которые используются и в облагаемых, и в необлагаемых операциях. По покупкам только для облагаемых операций НДС идёт в вычет, по покупкам только для необлагаемых — учитывается в их стоимости.
Что закрепить в учётной политике
Учётная политика — ваш внутренний документ, но именно на него ссылается ст. 170 НК РФ, когда говорит о порядке распределения налога. Поэтому порядок должен быть описан так, чтобы им мог пользоваться любой бухгалтер, а не только автор.
Опишите, какие операции вы считаете облагаемыми, а какие нет. Перечислите виды покупок: те, что идут только в облагаемый оборот, только в необлагаемый и смешанные. Для каждой группы пропишите, что происходит с входным НДС: вычет, включение в стоимость или распределение.
Отдельно зафиксируйте методику распределения по смешанным покупкам. Ст. 170 НК РФ говорит, что налог принимается к вычету либо учитывается в стоимости в той пропорции, в которой покупки используются для облагаемых и необлагаемых операций. Пропорцию считайте по стоимости отгруженных товаров, работ, услуг и переданных имущественных прав.
Пропишите формулу и источник данных: за какой период берёте обороты, из каких регистров, кто считает и кто проверяет. Укажите, как округляете результат и где храните расчёт. Это снимает споры внутри компании и упрощает ответ на вопросы налоговой.
Как считать пропорцию
Возьмите стоимость отгруженных товаров, работ, услуг и переданных имущественных прав, операции по реализации которых подлежат налогообложению. Разделите её на общую стоимость отгрузки за период. Полученную долю примените к сумме входного НДС по смешанным покупкам — эта часть пойдёт в вычет.
Остаток налога учтите в стоимости покупок. Такой порядок прямо следует из ст. 170 НК РФ. Закрепите в политике, что расчёт делаете по итогам квартала, и определите, что делать, если доля меняется от квартала к кварталу.
Для основных средств и нематериальных активов, купленных в смешанных целях, тоже нужна пропорция. Пропишите это отдельным пунктом, чтобы не забыть при постановке объекта на учёт.
Типичные ошибки
Первая ошибка — не прописать порядок вообще. Ст. 170 НК РФ прямо говорит: при отсутствии раздельного учёта сумма налога по приобретённым товарам, работам, услугам, основным средствам, нематериальным активам и имущественным правам вычету не подлежит и в расходы, принимаемые при исчислении налога на прибыль, не включается. То есть вы теряете деньги дважды.
Вторая ошибка — считать пропорцию «на глаз» или раз в год, а потом применять к квартальным вычетам. Расчёт должен быть привязан к периоду, за который вы заявляете вычет.
Третья ошибка — принимать к вычету весь НДС по смешанным покупкам. Это завышает вычет и приводит к доначислению налога, пеням и штрафу по итогам проверки.
Четвёртая ошибка — менять методику задним числом. Если правила поменялись, закрепите их с определённой даты и не пересчитывайте прошлые периоды без оснований.
Что проверить в учётной политике сейчас
Откройте раздел про НДС и проверьте, есть ли там фраза о раздельном учёте и пропорции. Если раздела нет, добавьте его до начала следующего квартала. Если есть, сверьте формулу с тем, что бухгалтер делает на практике.
Проверьте, что в политике названы регистры и документы, из которых берутся обороты. Убедитесь, что расчёт пропорции сохраняется — при проверке его нужно показать.
Отдельно посмотрите на покупки, которые вы оплачиваете в конце квартала. Убедитесь, что они попадают в расчёт того периода, к которому относятся.
Сроки и отчётность
Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев. Это установлено ст. 174 НК РФ.
Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Если вы работаете с разными ставками, в политике стоит указать, как ведёте учёт по каждой.
Частые вопросы
У нас только облагаемые операции. Нужен раздельный учёт?
Нет. Обязанность появляется, когда наряду с облагаемыми есть необлагаемые операции. Пока их нет, весь входной НДС по покупкам для деятельности идёт в вычет.
Можно ли прописать раздельный учёт одной фразой?
Формально раздел должен быть, но одной фразы мало. Нужны группы покупок, формула пропорции, источник данных и порядок округления. Иначе расчёт нечем подтвердить.
Что будет, если раздельного учёта нет?
Ст. 170 НК РФ прямо устанавливает: вычет по таким покупкам не применяется, и в расходы по налогу на прибыль сумма не включается. Вы теряете и вычет, и расход.
Нужно ли менять учётную политику каждый год?
Порядок раздельного учёта можно закрепить на несколько лет. Меняйте его, если изменились виды деятельности или методика расчёта. Любое изменение оформляйте документом с датой вступления в силу.
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.