Филиал — это подразделение ООО, которое представляет его интересы и может вести деятельность от его имени. Отдельного юридического лица не возникает: все права и обязанности остаются у самой компании. Поэтому «регистрация филиала» — это не создание новой организации, а изменение сведений о действующем ООО в ЕГРЮЛ и постановка на учет в налоговой по месту нахождения филиала.
Что считается филиалом и чем он отличается от обычного подразделения
Закон различает филиал, представительство и простое обособленное подразделение. Филиал и представительство указываются в ЕГРЮЛ, а обычное подразделение — нет. Представительство представляет интересы компании и защищает их, а филиал может еще и вести деятельность: продавать, оказывать услуги, заключать договоры от имени ООО.
Если вы открываете склад, пункт выдачи или офис продаж без статуса филиала, запись в ЕГРЮЛ не нужна. Но постановка на учет в налоговой по месту нахождения такого подразделения все равно происходит — на основании сообщения самой организации. Это правило прямо закреплено в п. 4 ст. 83 НК РФ.
Ошибка здесь стоит дорого: компания может годами считать, что у нее «просто точка», хотя по факту это подразделение, о котором нужно сообщать в налоговую. Решение о том, оформлять филиал или обойтись подразделением, лучше принимать до начала работы, а не после.
Порядок действий: от решения до постановки на учет
Сначала собственники принимают решение о создании филиала и утверждают положение о нем. В положении фиксируют адрес, функции, порядок управления и то, кто действует от имени компании в этом филиале. Затем изменения вносят в устав, если сведения о филиале там указаны.
Дальше компания подает документы на регистрацию изменений в ЕГРЮЛ. Постановка на учет российской организации по месту нахождения ее филиала или представительства осуществляется налоговым органом на основании сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ, — то есть отдельно ходить в новую инспекцию и вставать там на учет не нужно (п. 3 ст. 83 НК РФ). Налоговая сделает это сама в течение пяти дней со дня внесения соответствующей записи в реестр (ст. 84 НК РФ).
Для обособленного подразделения, которое не является филиалом или представительством, схема другая. Организация сама направляет сообщение в налоговый орган в соответствии с п. 2 ст. 23 НК РФ, и налоговая ставит ее на учет в течение пяти дней со дня получения этого сообщения (п. 4 ст. 83, ст. 84 НК РФ). Пропустить этот шаг нельзя: обязанность возникает независимо от того, платите вы налоги по месту подразделения или нет.
Отдельно стоит помнить: постановка на учет в налоговом органе организаций и индивидуальных предпринимателей осуществляется независимо от наличия обстоятельств, с которыми НК РФ связывает возникновение обязанности по уплате того или иного налога или сбора (п. 2 ст. 83 НК РФ). Проще говоря, «мы там ничего не зарабатываем» — не аргумент, чтобы не вставать на учет.
Какие документы понадобятся
Точный перечень зависит от того, вносите вы изменения в устав или нет. Базово нужны решение о создании филиала, положение о филиале, обновленный устав (если сведения о филиале в нем есть) и заявление о регистрации изменений. Подписывает документы руководитель ООО или уполномоченное лицо.
Если филиал получает право подписи договоров, проверьте, как это оформлено: доверенность руководителя филиала, порядок согласования сделок, лимиты. Это не регистрационные документы, но именно здесь чаще всего возникают споры внутри бизнеса.
Для обычного обособленного подразделения вместо пакета на регистрацию готовят сообщение о его создании. Форму и способ подачи уточняйте в своей инспекции или у бухгалтера: требования к сообщениям менялись, и подавать их нужно в актуальном виде.
Ошибки, которые встречаются чаще всего
Первая — открыть точку и не сообщить в налоговую. Компания узнает о подразделении только при проверке или когда инспекция сама найдет признаки деятельности по новому адресу. Последствие — претензии по учету и штрафы, а не «просто поправим потом».
Вторая — назвать подразделение филиалом в договорах и на вывеске, но не внести его в ЕГРЮЛ. На бумаге филиала нет, а по факту он действует. Это создает расхождения между документами и реальностью.
Третья — неверный адрес. Если в заявлении указан адрес, по которому компания фактически не находится, налоговая может не найти подразделение. Проверьте, что адрес совпадает с документами на помещение.
Четвертая — забыть про закрытие. При прекращении деятельности через филиал или представительство снятие с учета осуществляется на основании сведений из ЕГРЮЛ, но не ранее окончания выездной налоговой проверки, если она проводилась (ст. 84 НК РФ). То есть «закрыли и забыли» не работает: сначала изменения в реестре, потом снятие с учета.
Что происходит после постановки на учет
У филиала появляется свой КПП, а у компании — обязанность отчитываться и платить налоги с учетом деятельности подразделения. Как именно распределяются платежи, зависит от режима и вида налога; это стоит просчитать до открытия, а не после.
Проверьте, кто отвечает за документы филиала: договоры, первичка, кадры. Если филиал заключает сделки от имени ООО, убедитесь, что у руководителя есть доверенность и понятные полномочия. Иначе компания рискует оспаривать сделки, которые сотрудник заключил без права подписи.
Отдельно продумайте, как будете закрывать филиал, если решение окажется неудачным. Порядок снятия с учета привязан к записям в ЕГРЮЛ и к проверкам, поэтому «быстро свернуть» может не получиться.
Частые вопросы
Нужно ли регистрировать филиал, если мы просто открываем офис в другом городе?
Если офис не наделен статусом филиала или представительства, запись в ЕГРЮЛ не требуется. Но сообщить о создании обособленного подразделения в налоговый орган нужно в соответствии с п. 2 ст. 23 НК РФ.
Надо ли ехать в налоговую по месту нахождения филиала?
Нет. Постановка на учет по месту нахождения филиала или представительства осуществляется на основании сведений из ЕГРЮЛ, налоговая делает это сама в течение пяти дней со дня внесения записи (ст. 83, 84 НК РФ).
Что будет, если не сообщить об обособленном подразделении?
Компания останется без постановки на учет по месту деятельности подразделения. Это нарушение обязанностей по учету, и разбираться с последствиями придется уже по факту обнаружения.
Можно ли закрыть филиал сразу после открытия?
Снятие с учета происходит на основании сведений из ЕГРЮЛ, но не ранее окончания выездной налоговой проверки, если она проводилась (ст. 84 НК РФ). Поэтому закрытие — это отдельная процедура, а не мгновенное действие.
Услуга по теме: Постановка учёта.