Регламент по составлению бухгалтерской отчётности — это внутренний документ компании, который закрепляет, кто, что и в какой срок делает, чтобы отчётность сдавалась вовремя и без ошибок. Он не заменяет закон, а переводит его требования в понятные шаги для ваших сотрудников. Разработать его можно за несколько дней, если идти по порядку.
Зачем владельцу такой документ
Отчётность сдают по закону, а не по желанию. За нарушение сроков отвечает организация и её руководитель, даже если учёт ведёт сторонняя компания или приходящий бухгалтер. Регламент фиксирует зоны ответственности: кто готовит данные, кто проверяет, кто подписывает и кто отправляет.
Без регламента сроки держатся на памяти одного человека. Если он заболел или уволился, вы узнаёте о проблеме уже после крайнего срока. Документ снимает эту зависимость: у каждого шага есть исполнитель и дата.
Какие сроки закрепить в регламенте
Начните с календаря. Декларацию по УСН организация подаёт не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Отдельно пропишите годовую бухгалтерскую отчётность. Организация представляет её в налоговый орган не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года, если у неё нет обязанности сдавать её в виде государственного информационного ресурса (ст. 23 НК РФ). Проверьте, к какой категории относится ваша компания, и зафиксируйте вывод в регламенте.
В регламенте удобно сделать таблицу: вид отчётности, кто готовит, кто проверяет, крайний срок, кто отправляет. Такой таблицей пользуется и бухгалтер, и вы как руководитель.
Порядок разработки: шаг за шагом
Шаг 1. Определите режим и состав отчётности. От этого зависит всё остальное. На УСН с объектом «доходы» действует базовая ставка 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Если вы плательщик НДС, применяется общая ставка 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Перечислите в регламенте, какие декларации и формы сдаёт именно ваша компания.
Шаг 2. Назначьте ответственных. Для каждого документа нужен один исполнитель и один проверяющий. Ответственность не должна размываться между «всеми, кто связан с учётом».
Шаг 3. Опишите сбор первичных документов. Укажите, кто и в какой срок передаёт бухгалтеру договоры, акты, накладные, банковские выписки. Большинство ошибок в отчётности начинается именно здесь, а не на этапе заполнения формы.
Шаг 4. Пропишите проверку и подписание. Сверка расчётов с налоговым органом, проверка контрольных соотношений, подпись руководителя. Зафиксируйте, что делать при расхождениях: кто ищет причину и в какой срок.
Шаг 5. Опишите отправку и хранение. Кто отправляет отчётность, каким способом, где хранятся квитанции о приёме. Подтверждение отправки — ваш аргумент при споре о сроке.
Шаг 6. Утвердите документ. Регламент вводится приказом руководителя. Ознакомьте с ним всех, кто в процессе участвует, под подпись.
Типичные ошибки
Первая ошибка — регламент написан «под закон», но не под вашу компанию. Общие формулировки без фамилий и дат не работают. Вторая — в документе нет резервного варианта: что делать, если бухгалтер недоступен в день сдачи.
Третья ошибка — регламент не обновляют. Режим, ставки и состав отчётности меняются, а документ остаётся прежним. Внесите в регламент правило пересматривать его раз в год и при любом существенном изменении в работе компании.
Четвёртая ошибка — регламент существует отдельно от учёта. Если по нему никто не сверяется, это просто папка с текстом. Привяжите его к календарю: напоминания о сроках должны приходить исполнителям заранее.
Последствия, если регламента нет
Последствия бывают финансовыми и управленческими. За нарушение сроков сдачи отчётности и уплаты налога наступает ответственность по Налоговому кодексу. Точный размер зависит от вида нарушения, поэтому лучше не доводить до него.
Управленческая сторона не менее неприятна. Вы не видите, на каком этапе застряли документы, и узнаёте о проблеме от инспекции. Регламент даёт вам точку контроля: раз в месяц вы смотрите таблицу сроков и видите, всё ли закрыто.
Частые вопросы
Обязателен ли регламент по закону?
Нет, это внутренний документ компании. Закон обязывает сдавать отчётность в срок, а как вы организуете процесс внутри — ваше решение.
Можно ли обойтись без регламента, если учёт ведёт сторонняя компания?
Можно, но ответственность за сроки и достоверность остаётся на вашей организации. В регламенте или договоре стоит закрепить, кто и когда передаёт документы и кто отправляет отчётность.
Что делать, если срок сдачи уже близко, а регламента нет?
Составьте короткую версию: список отчётности, ответственные, даты. Полную редакцию доработаете позже, когда пройдёт ближайший цикл сдачи.
Как часто пересматривать регламент?
Раз в год и при изменениях в режиме налогообложения, структуре компании или составе отчётности. Дату пересмотра закрепите в самом документе.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.