Счет-фактура без НДС нужна не всегда. Если вы на УСН или освобождены от НДС по ст. 145 НК РФ, по общему правилу вы выставляете счет-фактуру с надписью или штампом «Без налога (НДС)», а в ряде случаев не составляете ее вовсе. Если вы плательщик НДС, счет-фактура без налога — это ошибка, кроме отдельных операций, прямо названных в законе.
Когда счет-фактура без НДС обязательна
Речь о продавцах, которые освобождены от обязанностей налогоплательщика по абзацу первому п. 1 ст. 145 НК РФ. По п. 5 ст. 168 НК РФ они составляют счета-фактуры без выделения сумм налога. На документе делается надпись или ставится штамп «Без налога (НДС)».
Это же правило работает для тех, кто применяет единый сельскохозяйственный налог или упрощенную систему и при этом освобожден от исчисления и уплаты НДС. Сумму налога в таком счете-фактуре не выделяют, отдельной строкой ее не показывают.
Покупатель по такому документу вычет не получит. Основания для вычета дает только счет-фактура, оформленный по правилам п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ, с выделенной суммой налога. Поэтому покупателю важно заранее понимать, с кем он работает.
Когда счет-фактуру можно не составлять
По п. 3 ст. 169 НК РФ при реализации лицам, которые не являются плательщиками НДС или освобождены от его уплаты, счета-фактуры можно не составлять. Но только по письменному согласию сторон сделки. Если такого согласия нет, документ придется выставить.
Отдельное правило — для продавцов на УСН и ЕСХН, освобожденных от НДС. По ст. 168 НК РФ при реализации товаров, работ и услуг такими налогоплательщиками счета-фактуры не составляются. То есть надпись «Без налога (НДС)» в этом случае не нужна, документ просто не выставляют.
Есть исключение по товарам, указанным в абзаце первом п. 8 ст. 161 НК РФ, и по оплате в счет предстоящих поставок таких товаров. Здесь счет-фактуры и корректировочные счета-фактуры составляют без учета сумм налога.
Что делать, если покупатель просит счет-фактуру
Ситуация частая: покупатель хочет документ «для отчетности», хотя вы работаете без НДС. Решите вопрос письменно. Если стороны согласны не составлять счет-фактуру, зафиксируйте это согласие в договоре или отдельном письме — так у вас будет подтверждение, что документ не выставлялся правомерно.
Если покупателю нужен документ с надписью «Без налога (НДС)», проверьте свой статус. Для освобожденных по ст. 145 НК РФ такой счет-фактура — обязанность, а не любезность. Для продавцов на УСН и ЕСХН, освобожденных от НДС, счет-фактура не составляется.
Не выделяйте НДС «по просьбе» покупателя. Если вы не плательщик налога, выделенная сумма создаст обязанность перечислить ее в бюджет, а покупатель все равно может потерять вычет.
Как заполнить счет-фактуру без НДС
Форму и порядок заполнения берите из действующих правил, а не из старых шаблонов. В строке, где указывается сумма налога, ставьте прочерк или оставляйте поле пустым — сумму не вписывайте. В поле стоимости с налогом повторяйте стоимость без налога.
На бумажном документе поставьте надпись или штамп «Без налога (НДС)». Это требование п. 5 ст. 168 НК РФ, без него документ оформлен с нарушением.
Счет-фактура может быть составлен на бумаге или в электронной форме. Электронный формат применяют по взаимному согласию сторон и при наличии совместимых технических средств, по правилам ст. 169 НК РФ. Если работаете с прослеживаемыми товарами, получать счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи нужно через оператора электронного документооборота.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — выделить НДС, не будучи плательщиком. Это прямой путь к обязанности заплатить налог в бюджет и к вопросам при проверке. Покупатель при этом вычет заявить не сможет.
Вторая ошибка — выставить счет-фактуру без надписи «Без налога (НДС)». Документ оформлен с нарушением п. 5 ст. 168 НК РФ, и у покупателя появляется повод для претензий.
Третья ошибка — не зафиксировать письменное согласие сторон, когда счет-фактура не составляется по п. 3 ст. 169 НК РФ. Без документа подтвердить правомерность такого решения сложно.
Четвертая ошибка — путать статусы. Освобождение по ст. 145 НК РФ и работа на УСН или ЕСХН с освобождением от НДС дают разные правила по счетам-фактурам. Проверьте, какая норма действует именно у вас.
Сроки и декларация
Если вы плательщик НДС, декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев. Это установлено ст. 174 НК РФ.
Общая ставка налога — 22 % по п. 3 ст. 164 НК РФ. Если вы не плательщик и не выделяете налог, эти сроки к вашим операциям без НДС не применяются.
Частые вопросы
Нужна ли счет-фактура без НДС, если я на УСН и освобожден от налога?
По ст. 168 НК РФ при реализации такими налогоплательщиками счета-фактуры не составляются. Надпись «Без налога (НДС)» в этом случае не требуется.
Покупатель требует счет-фактуру с НДС, хотя я работаю без налога. Что делать?
Выделять налог нельзя: сумма создаст обязанность перечислить ее в бюджет. Предложите оформить документ без выделения налога или зафиксируйте письменное согласие сторон не составлять счет-фактуру по п. 3 ст. 169 НК РФ.
Можно ли не выставлять счет-фактуру покупателю, который тоже работает без НДС?
Да, по письменному согласию сторон сделки — п. 3 ст. 169 НК РФ. Согласие лучше оформить в договоре или отдельным письмом.
Что будет, если в счете-фактуре без НДС выделить налог?
У покупателя не будет оснований для вычета, а у вас появится обязанность перечислить выделенную сумму в бюджет. Исправьте документ до того, как он уйдет в учет.
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.