Обособленное подразделение — это любое рабочее место вне адреса компании, где работают её сотрудники. Как только вы его создали, у ООО появляется обязанность сообщить об этом в налоговую. Дальше часть отчётности сдаётся по месту нахождения подразделения, а часть — по месту нахождения головной организации.
Что считается обособленным подразделением
Подразделение возникает, когда вы оборудовали рабочее место вне места нахождения компании. Отдельный баланс, свой расчётный счёт или упоминание в уставе не нужны. Достаточно, чтобы сотрудник работал не по адресу компании дольше месяца.
Если сотрудник работает удалённо по трудовому договору, это тоже может быть обособленным подразделением. Признак один: стационарное рабочее место вне адреса организации. Адрес мастерской, склада, офиса продаж или пункта выдачи — уже повод разобраться.
Постановка на учёт и сроки уведомления
О создании подразделения нужно сообщить в налоговую в течение одного месяца со дня его создания. Если сведения о подразделении меняются, на уведомление есть три дня со дня изменения. Когда деятельность через подразделение прекращается, уведомить налоговую тоже нужно в течение трёх дней.
Основание — ст. 23 НК РФ. Уведомление подаётся в налоговую по месту нахождения головной организации. После этого компанию ставят на учёт по месту нахождения подразделения, и у неё появляется второй комплект отчётности.
Пропуск срока — отдельное нарушение. Не ждите, пока налоговая найдёт подразделение сама по данным о сотрудниках и адресах.
Что и куда сдавать
Порядок зависит от налога. По НДС декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев. Основание — ст. 174 НК РФ.
По УСН организация подаёт декларацию не позднее 25 марта года, следующего за налоговым периодом. ИП — не позднее 25 апреля. Основание — ст. 346.23 НК РФ. Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ).
По налогу на прибыль декларации подаются по месту нахождения каждого обособленного подразделения, если иное не предусмотрено законом. Основание — ст. 289 НК РФ. Налоговые агенты сдают расчёты по выплаченным доходам и удержанным налогам по месту своего нахождения.
По НДФЛ и страховым взносам отчитываются по месту учёта организации, а не каждого подразделения. Но налог с выплат сотрудникам подразделения перечисляют по месту его нахождения. Это стоит проверить до первой выплаты зарплаты.
Порядок действий владельца
- Определите, есть ли у вас рабочее место вне адреса компании. Проверьте трудовые договоры, адреса в них и фактическое место работы людей.
- Подайте уведомление о создании подразделения в месячный срок. Сохраните подтверждение приёма.
- Получите документы о постановке на учёт по новому адресу.
- Разделите отчётность: что сдаёте по головной организации, что — по подразделению.
- Настройте уплату налогов по правильным реквизитам. Ошибка в коде ОКТМО — это платёж не туда.
- Ведите учёт изменений: переезд, смена адреса, закрытие. На каждое событие — свой короткий срок.
Если подразделений несколько, заранее решите, как распределяете налог на прибыль между ними. Это влияет на суммы в декларациях.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — не сообщить о подразделении. Компания продолжает сдавать всё по голове, а налоговая видит рабочие места по другому адресу. Последствие — вопросы по налогам и штраф за нарушение обязанностей по ст. 23 НК РФ.
Вторая — сдавать НДС не в электронной форме. Декларация по НДС подаётся только электронно, бумажная считается непредставленной. Основание — ст. 174 НК РФ.
Третья — путать сроки УСН. Организация сдаёт декларацию до 25 марта, ИП — до 25 апреля. Просрочка ведёт к блокировке счёта и штрафу.
Четвёртая — платить НДФЛ сотрудников подразделения по реквизитам головной организации. Налог уходит не туда, появляется недоимка и пени.
Пятая — забыть уведомить о закрытии подразделения. Три дня со дня прекращения деятельности — короткий срок, его легко пропустить в конце квартала.
Как проверить себя
Сверьте список адресов, по которым реально работают люди, с адресом в ЕГРЮЛ. Каждое расхождение — повод либо оформить подразделение, либо изменить условия работы. Проверьте, что по каждому подразделению есть постановка на учёт и вы получаете отчётность по правильному месту.
Раз в квартал сверяйте уплаченные налоги с начислениями. Расхождение по ОКТМО видно сразу, и его проще исправить до окончания квартала. Держите календарь сроков: 25-е число по НДС и декларациям, 28-е — по платежам, 25 марта и 25 апреля — по УСН.
Частые вопросы
Нужно ли создавать обособленное подразделение, если сотрудник работает из дома?
Если у него стационарное рабочее место вне адреса компании, признак подразделения есть. Тогда о нём нужно сообщить в налоговую в течение месяца со дня создания.
Куда сдавать декларацию по УСН, если есть подразделение?
Организация сдаёт декларацию по УСН не позднее 25 марта по месту нахождения головной организации. ИП — не позднее 25 апреля. Основание — ст. 346.23 НК РФ.
В каком виде подаётся декларация по НДС?
Только в электронной форме, не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями до 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Что будет, если не сообщить о подразделении?
Налоговая узнает о рабочих местах по другим данным и задаст вопросы по налогам. Пропуск срока уведомления — нарушение обязанностей по ст. 23 НК РФ со штрафом.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.