Отчётность в СФР сдают работодатели — те, кто платит взносы за сотрудников. Сдать её можно на бумаге или по электронным каналам связи, но часть отчётов принимают только в электронном виде. Ниже — порядок действий, сроки и ошибки, из-за которых отчёт не примут.
Какие отчёты вы отправляете в СФР
Работодатель сдаёт единую форму, которая объединяет сведения о взносах и стаже. Отдельно подаются персонифицированные сведения о физлицах: персональные данные и суммы выплат в их пользу за прошедший месяц. Персонифицированные сведения подают не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим (ст. 431 НК РФ).
Если у вас нет сотрудников и выплат физлицам, отчётность за них не сдаётся. Появление первого договора с физлицом или первой выплаты — момент, когда вы становитесь плательщиком взносов и обязаны отчитываться.
Сроки: когда отчёт должен быть у получателя
Расчёт по страховым взносам подают не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчётным (отчётным) периодом (ст. 431 НК РФ). Персонифицированные сведения — не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим (ст. 431 НК РФ).
Дата сдачи зависит от способа отправки. При отправке по почте днём представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения. При передаче по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика — дата отправки (ст. 80 НК РФ).
Это значит, что отправить отчёт в последний день срока ещё не опоздание, а отправить на следующий день — уже опоздание, даже если письмо дойдёт позже. Сохраняйте квитанции и описи: они подтверждают дату.
Как организовать отправку: пошаговый порядок
- Определите, кто отчитывается. Если выплаты физлицам делает организация, отчётность идёт по месту нахождения организации и по месту нахождения обособленных подразделений, которым открыты счета в банках и которые начисляют выплаты физлицам (ст. 431 НК РФ). Проверьте, куда вы отчитываетесь по каждому подразделению.
- Соберите данные за период. Нужны суммы выплат и иных вознаграждений в пользу каждого физлица, база для исчисления взносов, персональные данные. Ошибка в одном из этих показателей — частая причина, по которой отчёт не проходит.
- Выберите канал. Электронная отправка через оператора электронного документооборота или через личный кабинет налогоплательщика фиксирует дату отправки автоматически (ст. 80 НК РФ). Бумажный вариант с описью вложения тоже законен, но даёт меньше контроля: подтверждение появится только после доставки.
- Проверьте отчёт перед отправкой. Сверьте персональные данные с документами сотрудников, суммы — с расчётными ведомостями. Если в отчёте сведения по каждому физлицу о сумме выплат и базе для исчисления взносов не соответствуют данным налогового органа, отчёт может быть не принят.
- Сохраните подтверждение. Квитанция о приёме, протокол проверки, опись вложения — ваши доказательства при споре о сроке.
Электронная подпись и доступ к отправке
Для отправки по телекоммуникационным каналам связи нужна усиленная квалифицированная электронная подпись руководителя или доверенного лица. Заранее оформите подпись на того, кто будет отправлять отчёты, и проверьте срок её действия — истёкшая подпись блокирует отправку в самый неподходящий момент.
Если отправляете через личный кабинет налогоплательщика, проверьте, что доступ к нему есть у того, кто отвечает за отчётность. При бумажной отправке уведомления об исчисленных суммах и отсутствии доступа к личному кабинету сообщение о несоответствии контрольным соотношениям направляется по почте заказным письмом не позднее 10 дней, следующих за днём получения уведомления (ст. 58 НК РФ). Проще говоря: без электронного канала вы узнаёте о проблеме с задержкой.
Ошибки, из-за которых отчёт не проходит
- Неверные персональные данные сотрудника: расхождение с документами приводит к отказу в приёме сведений.
- Суммы выплат не совпадают с базой для исчисления взносов: отчёт возвращается на доработку.
- Отправка не туда: отчётность по обособленному подразделению ушла по месту нахождения организации, хотя подразделение начисляет выплаты физлицам (ст. 431 НК РФ).
- Отправка в последний день без запаса времени: сбой связи или подписи в этот момент означает опоздание.
- Отсутствие подтверждения отправки: доказать дату сдачи нечем.
Последствия опоздания и что делать
За нарушение срока сдачи отчётности и за неполные или недостоверные сведения работодателю грозят санкции. Точный размер штрафа зависит от вида отчёта и обстоятельств — уточняйте по своей ситуации, не полагаясь на общие цифры из интернета.
Если срок пропущен, отправьте отчёт как можно быстрее: чем короче просрочка, тем меньше последствий. Приложите пояснение, если причина уважительная. После отправки проверьте, что отчёт принят, а не просто доставлен: протокол проверки покажет, есть ли ошибки.
Частые вопросы
Можно ли отправить отчётность в СФР по почте?
Да. При отправке по почте днём представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения (ст. 80 НК РФ). Обязательно сохраните опись — она подтверждает дату.
Что считается датой сдачи при электронной отправке?
Дата отправки по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика (ст. 80 НК РФ). Сохраните квитанцию о приёме.
Когда сдавать персонифицированные сведения?
Не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим (ст. 431 НК РФ). В сведения включают персональные данные физлиц и суммы выплат в их пользу.
Нужно ли отчитываться, если сотрудников нет?
Если вы не производите выплат физлицам, отчётность за них не сдаётся. Обязанность появляется с первой выплатой или первым договором с физлицом.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.