Отчётность о стаже за 2025 год сдают все работодатели, у которых есть сотрудники по трудовым договорам. Точные сроки зависят от того, сдаёте вы отчёт за весь год или только уточняете данные. Ниже — что подготовить, куда отправить и что будет, если опоздать.
Кто сдаёт отчётность о стаже
Сдавать отчётность о стаже обязаны организации и ИП, которые выплачивают физлицам вознаграждения по трудовым договорам. Если сотрудников нет и выплат не было, отчёт за год не нужен. Но если в течение года вы кого-то принимали, увольняли, отправляли в отпуск или меняли условия труда, данные по этим людям попадают в отчётность.
Проверьте список сотрудников до отправки. В него входят те, кто работал по трудовому договору хотя бы один день в 2025 году. Подрядчики по договорам гражданско-правового характера в стаж не входят.
Какие сведения попадают в отчёт
В отчётности о стаже отражают периоды работы человека в вашей компании. Указывают даты приёма и увольнения, а также периоды, которые засчитываются в стаж особым образом: отпуск по уходу за ребёнком, отпуск без сохранения зарплаты, периоды работы на вредных и опасных производствах.
Каждое событие должно быть подтверждено документом: приказом о приёме, приказом об увольнении, приказом на отпуск. Если приказ потерян, восстановите его до подготовки отчёта. Данные в отчёте должны совпадать с трудовой книжкой и сведениями, которые вы уже отправляли в течение года.
Когда сдавать: сроки за 2025 год
Годовую отчётность о стаже сдают один раз — по итогам года. Срок зависит от того, как вы отчитываетесь: на бумаге или в электронном виде. Если численность сотрудников превышает порог для бумажной сдачи, отчёт принимают только в электронной форме.
Не откладывайте отправку на последний день. Если отчёт не пройдёт проверку, у вас не останется времени на исправление. Отправьте данные заранее и сохраните подтверждение приёма — оно понадобится, если возникнет спор о сроке.
Куда и в каком виде отправлять
Отчётность о стаже направляют в территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования по месту регистрации. Электронно — через оператора электронного документооборота или личный кабинет. На бумаге — лично или по почте с описью вложения.
При электронной отправке вы получаете квитанцию о приёме. Проверьте, что в квитанции указан ваш регистрационный номер и период, за который сдан отчёт. Если квитанция не пришла, считайте, что отчёт не сдан, и выясните причину.
Ошибки, из-за которых отчёт не примут
Первая ошибка — неверный регистрационный номер или ИНН сотрудника. Сверьте данные с документами работника, а не с прошлогодним отчётом. Вторая — пропущенный сотрудник, который работал хотя бы один день. Третья — период, который не совпадает с приказом.
Если отчёт уже принят, но вы нашли ошибку, подайте уточнённые сведения. Исправляйте данные сразу, как обнаружили расхождение. Чем дольше ошибка живёт в системе, тем сложнее её объяснить.
Что будет, если опоздать или не сдать отчёт
За нарушение срока и за неполные или недостоверные сведения работодателю грозит штраф. Его размер зависит от количества сотрудников, по которым данные не представлены или представлены с ошибкой. Точную сумму считают по числу застрахованных лиц.
Кроме штрафа, ошибки в стаже бьют по сотруднику: у него может не хватить стажа для пенсии или пособия. Разбираться с этим придётся вам — восстанавливать документы и подавать уточнённые сведения. Поэтому проверка данных до отправки дешевле, чем исправление после.
Как не пропустить сроки по другим отчётам
Отчётность о стаже — не единственное, что нужно сдать за год. Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка УСН на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ).
Если вы платите НДС, декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Составьте календарь на год и отметьте в нём все сроки. Так вы не пропустите ни отчёт о стаже, ни налоговую декларацию.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать отчёт о стаже, если сотрудников нет?
Нет, если в 2025 году не было ни одного работника по трудовому договору и выплат в его пользу. Если сотрудник работал хотя бы один день, отчёт по нему нужен.
Что делать, если нашли ошибку после отправки?
Подайте уточнённые сведения с исправленными данными. Сделайте это сразу, как обнаружили расхождение, и сохраните подтверждение приёма.
Можно ли сдать отчёт на бумаге?
Зависит от численности сотрудников. Если она превышает порог для бумажной сдачи, отчёт принимают только в электронной форме. Уточните порядок в своём территориальном органе Фонда.
Грозит ли штраф, если опоздать на один день?
Да, нарушение срока считается нарушением независимо от того, на сколько дней вы опоздали. Размер штрафа зависит от количества сотрудников, по которым данные не представлены.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.