Сдача отчетности по воинскому учету — это обязанность организации и ИП, у которых есть работники. Работодатель сообщает в военкомат о приеме и увольнении сотрудников, а также подает сведения по запросам военкомата. За неподачу или опоздание отвечает не бухгалтер, а сам бизнес.
Кто обязан сдавать отчетность по воинскому учету
Обязанность возникает у всех, кто принимает людей на работу. Это ООО, ИП с сотрудниками, а также организации, где есть только директор-учредитель, если с ним заключен трудовой договор. Если у ИП нет работников, сдавать сведения о них он не должен.
Отчитываться нужно по каждому работнику, который подлежит воинскому учету. Это мужчины призывного возраста, военнообязанные в запасе, а также сотрудники, которые обязаны состоять на учете. Женщин учитывают только по военно-учетным специальностям, если они есть в перечне.
Сведения подают в военкомат по месту нахождения организации или по месту жительства ИП. Если у компании есть обособленные подразделения, они отчитываются по своему месту нахождения. Это стоит закрепить в приказе, чтобы не дублировать данные.
Какие документы и когда подавать
Основной документ — сведения о приеме и увольнении работников, подлежащих воинскому учету. Их подают в военкомат в течение двух недель с даты приема или увольнения. Форму и порядок заполнения лучше уточнить в своем военкомате: единого бланка для всех случаев нет, и требования в регионах отличаются.
Кроме того, военкомат может направить запрос о работниках, состоящих на учете. На такой запрос отвечают в срок, указанный в самом запросе. Если срок не указан, отвечайте быстро — в течение нескольких дней, чтобы не получить претензию.
Отдельно ведется воинский учет внутри компании. Это значит, что вы храните личные карточки работников, отметки о постановке на учет и снятии с него. Сами карточки в военкомат не сдают, но при проверке их могут запросить.
Порядок действий для владельца бизнеса
Сначала назначьте ответственного за воинский учет. Это оформляется приказом. Если сотрудников мало, обязанность можно возложить на директора или на бухгалтера, но обязательно письменно.
Затем проверьте документы каждого нового работника. У военнообязанных нужны военный билет или приписное удостоверение, у некоторых — справка о постановке на учет. Сделайте копии и заведите личную карточку.
После этого подайте сведения о приеме в военкомат. При увольнении — сведения об увольнении в тот же срок. Не ждите конца квартала: сроки считаются от даты приема или увольнения.
Если военкомат прислал запрос, подготовьте ответ по списку работников. Укажите данные, которые запрашивают, и отправьте документ удобным способом — лично, почтой или через электронные каналы, если военкомат их принимает.
Ошибки, которые приводят к последствиям
Первая ошибка — считать, что воинский учет касается только крупных компаний. Обязанность есть у любого работодателя, включая ИП с одним сотрудником.
Вторая ошибка — подавать сведения только по военнообязанным, забывая о призывниках. Проверяйте документы у всех новых работников, а не только у тех, кто уже служил.
Третья ошибка — тянуть с ответом на запрос военкомата. Запрос — это не просьба, а требование, и на него нужно ответить в срок.
Четвертая ошибка — не вести внутренний учет. Если карточек и приказов нет, при проверке это выглядит как отсутствие учета вообще, даже если сведения в военкомат вы отправляли.
Последствия зависят от нарушения. За непредставление сведений и за нарушения правил воинского учета предусмотрена административная ответственность. Точный размер штрафа смотрите в действующей редакции закона на момент проверки: нормы менялись, и суммы отличаются для должностных лиц и организаций.
Как не смешивать воинский учет с налоговой отчетностью
Воинский учет — отдельное направление, оно не связано с декларациями в налоговую. Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка УСН — 6 % на объекте «доходы» (ст. 346.20 НК РФ).
Если вы платите НДС, декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Бухгалтерскую отчетность организация представляет не позднее трех месяцев после окончания отчетного года, если у нее нет обязанности сдавать ее в государственный информационный ресурс (ст. 23 НК РФ). Эти сроки не заменяют сроков по воинскому учету: это разные обязанности и разные адресаты.
Частые вопросы
Нужно ли ИП без работников сдавать отчетность по воинскому учету?
Нет. Если у ИП нет наемных сотрудников, сдавать сведения о работниках в военкомат не нужно. Обязанность появляется, когда вы принимаете первого работника.
В какой срок сообщать о приеме сотрудника?
В течение двух недель с даты приема. Такой же срок действует при увольнении. Срок считается от события, а не от начала квартала.
Что будет, если не ответить на запрос военкомата?
Это нарушение обязанности по воинскому учету. За него предусмотрена административная ответственность. Размер штрафа уточняйте по действующей редакции закона.
Нужно ли сдавать воинскую отчетность в налоговую?
Нет. Сведения по воинскому учету подают в военкомат, а не в налоговую инспекцию. В налоговую сдают декларации и бухгалтерскую отчетность по своим срокам.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.