Сервис сдачи отчётности нужен, чтобы декларации уходили в налоговую вовремя и в правильной форме, а вы не разбирались в бланках и каналах связи. Выбрать его можно по трём признакам: какие отчёты он закрывает, как передаёт их в инспекцию и кто отвечает за сроки. Ниже — что именно проверить до подписания договора.
Какие отчёты закрывает сервис
Сначала определите свой список отчётности. На УСН организация подаёт декларацию не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Если вы платите НДС, добавляется квартальная декларация: её сдают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ).
Отдельно проверьте бухгалтерскую отчётность. Организация, у которой нет обязанности представлять годовую бухгалтерскую (финансовую) отчётность в государственный информационный ресурс, сдаёт её не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года (ст. 23 НК РФ). Исключения — случаи, когда организация не обязана вести бухучёт, религиозные организации и организации, отчитывающиеся в Центральный банк Российской Федерации.
Спросите сервис прямо: какие из этих отчётов он формирует и отправляет, а какие вы делаете сами. Если часть отчётности остаётся на вас, зафиксируйте это в договоре, чтобы потом не выяснять, кто пропустил срок.
Как отчётность попадает в налоговую
Закон разрешает несколько способов. Декларацию можно представить лично или через представителя, отправить почтой с описью вложения, передать по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика (ст. 80 НК РФ). Бланки деклараций налоговые органы предоставляют бесплатно (ст. 80 НК РФ).
Для НДС электронная форма обязательна (ст. 174 НК РФ). Поэтому сервис должен уметь работать с усиленной квалифицированной электронной подписью и каналами связи. Уточните, входит ли выпуск или продление подписи в услугу, кто её хранит и что происходит, если подпись скомпрометирована.
Проверьте, приходят ли вам подтверждения приёма от инспекции. Это ваш документ на случай спора о сроке. Если сервис показывает только отметку «отправлено», а не квитанцию о приёме, сроки вы контролируете вслепую.
Сроки и платежи: что держать под контролем
По НДС мало сдать декларацию. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Сервис может напоминать о платежах, но деньги списываются с вашего счёта, и ответственность за платёж лежит на вас.
По УСН базовая ставка — 6 % на объекте «доходы» (ст. 346.20 НК РФ). Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Эти цифры нужны, чтобы проверить расчёты в декларации перед отправкой. Если сервис считает налог сам, сверьте суммы хотя бы по итоговым строкам.
Заведите привычку: декларация отправлена — квитанция сохранена — платёж поставлен в календарь. Так вы не окажетесь в ситуации, когда отчёт сдан, а налог не уплачен.
Ошибки при выборе сервиса
Первая ошибка — выбирать только по цене. Дешёвый тариф часто закрывает один отчёт, а НДС или бухгалтерскую отчётность придётся оформлять отдельно. Считайте стоимость полного набора, который нужен именно вам.
Вторая — не проверить, кто отвечает за ошибку в данных. Если вы передали сервису неверные суммы, ответственность за декларацию остаётся на налогоплательщике. Договоритесь, как оформляются уточнёнки и кто их готовит.
Третья — отсутствие доступа к своим документам. При уходе от сервиса вы должны забрать подписи, квитанции и архивы деклараций. Проверьте это условие до оплаты.
Четвёртая — работа без резервного канала. Если основной способ отправки недоступен в последний день срока, нужен план: личный кабинет налогоплательщика или личная подача (ст. 80 НК РФ).
Что проверить перед подписанием договора
Составьте короткий чек-лист. В нём: перечень отчётов, которые сервис готовит и отправляет; способ передачи и наличие квитанций о приёме; работа с электронной подписью; порядок подготовки уточнённых деклараций; условия возврата документов при расторжении.
Отдельно уточните, как сервис напоминает о сроках и что делает, если вы не вышли на связь. Пропишите, в какой срок вам сообщают о требовании из инспекции.
И последнее: не откладывайте подключение на последнюю неделю перед сроком. Передача дел и настройка подписи занимают время, а сроки по ст. 346.23 и ст. 174 НК РФ не переносятся.
Частые вопросы
Можно ли сдавать отчётность без сервиса?
Да. Декларацию можно подать лично, через представителя, почтой с описью вложения, по каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика (ст. 80 НК РФ). Сервис нужен, если вы хотите передать подготовку и отправку отчётов.
Обязательно ли отправлять декларацию по НДС в электронной форме?
Да, декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ). Поэтому сервис должен работать с электронной подписью и каналами связи.
Когда ИП на УСН сдаёт декларацию?
Не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). У организаций на УСН срок — не позднее 25 марта.
Что будет, если сервис не отправит отчёт вовремя?
Ответственность за отчётность несёт налогоплательщик. Поэтому требуйте квитанции о приёме и держите резервный способ отправки — например, личный кабинет налогоплательщика (ст. 80 НК РФ).
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.