Сервис сдачи отчётности в электронном виде — это программа или веб-кабинет, через который вы формируете декларации и отправляете их в налоговую по телекоммуникационным каналам связи. Вам не нужно ехать в инспекцию и стоять в очереди: файл подписывается электронной подписью и уходит с вашего компьютера. Дальше вы получаете квитанцию о приёме — это и есть подтверждение, что отчётность сдана.
Что именно делает такой сервис
Сервис закрывает три задачи. Первая — подготовка файла отчётности в формате, который принимает налоговая. Вторая — отправка этого файла по защищённому каналу. Третья — приём квитанций и протоколов проверки, чтобы вы видели, принята декларация или в ней есть ошибки.
Отправка идёт от вашего имени. Для этого нужна квалифицированная электронная подпись. Её выпускают удостоверяющие центры, а сервис обычно помогает её получить и установить. Без подписи отправить отчётность в электронном виде нельзя.
Часть сервисов работает как веб-кабинет: вы заходите в браузере, ничего не устанавливая. Другая часть — программа на компьютере. Веб-кабинет удобнее, если бухгалтерию ведёте вы сами или работаете с ноутбука. Программа на компьютере требует установки и обновлений, зато хранит данные локально.
Как проходит сдача отчётности
Порядок действий одинаков почти в любом сервисе. Сначала вы заполняете декларацию — вручную или загружаете данные из учётной программы. Затем сервис проверяет файл на ошибки формата. После проверки вы подписываете файл электронной подписью и отправляете.
Через некоторое время приходит квитанция о приёме. Если в декларации нашлись ошибки, придёт протокол с описанием замечаний — тогда файл нужно исправить и отправить заново. Сохраняйте квитанции: они подтверждают дату сдачи, если возникнет спор с инспекцией.
Сроки зависят от налога и от того, кто сдаёт отчётность. Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Декларацию по НДС подают только в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ). Бумажную декларацию по НДС налоговая не примет.
Что проверить при выборе сервиса
Смотрите на набор отчётности. Вам нужны не только декларации по вашим налогам, но и расчёты по страховым взносам, персонифицированные сведения, отчёты по сотрудникам. Если сервис закрывает только часть форм, придётся докупать второй.
Проверьте, как сервис работает с электронной подписью. Хорошо, если подпись можно выпустить прямо в нём и она продлевается без поездок в офис. Уточните, что будет, когда срок подписи истечёт: приостановится отправка или нет.
Спросите про проверку перед отправкой. Встроенные проверки формата и контрольных соотношений экономят время: вы видите ошибку до того, как файл ушёл в инспекцию, а не после протокола.
Посмотрите, как устроена поддержка. В отчётный период вопросы возникают чаще всего. Уточните, отвечают ли по телефону и в чате, в какие часы, и есть ли помощь по установке подписи.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — сдавать отчётность в последний день. Если канал перегружен или подпись не сработала, вы теряете время, а срок уже на исходе. Отправляйте заранее, хотя бы за несколько дней.
Вторая — не проверять квитанции. Файл может уйти, но не приняться из-за ошибки формата. Пока нет квитанции о приёме, отчётность не считается сданной. Заглядывайте в раздел с квитанциями после каждой отправки.
Третья — просроченная подпись. С ней сервис просто не даст отправить файл. Следите за сроком действия и продлевайте заранее.
Четвёртая — путаница в сроках уплаты. Сдать декларацию и заплатить налог — разные обязанности. По НДС налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующих за кварталом (ст. 174 НК РФ). Если отправить декларацию вовремя, а платежи задержать, начислят пени.
Что будет за опоздание
За несданную или опоздавшую декларацию налоговая начисляет штраф. Его размер и порядок расчёта смотрите в актуальной редакции налогового кодекса или уточняйте у своего бухгалтера: правила менялись, и брать цифры из старых памяток нельзя.
Отдельно учтите: если вы на УСН с объектом «доходы», базовая ставка налога — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). В регионах ставку могут снижать, поэтому проверяйте закон своего субъекта. Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Если вы обязаны платить НДС, декларацию нужно сдавать электронно каждый квартал, даже когда сумма налога нулевая.
Частые вопросы
Можно ли сдавать отчётность бесплатно?
Отдельные сервисы дают бесплатный доступ на пробный период или для одной формы. Полноценная сдача с электронной подписью обычно платная: подпись и канал связи стоят денег.
Нужна ли электронная подпись для сдачи через сервис?
Да. Отправить декларацию по каналам связи можно только с квалифицированной электронной подписью. Сервис помогает её выпустить и установить.
Что делать, если пришёл протокол с ошибками?
Исправьте замечания, указанные в протоколе, и отправьте декларацию заново. Срок сдачи при этом не продлевается, поэтому лучше отправлять отчётность заранее.
Хватит ли квитанции о приёме как подтверждения сдачи?
Да, квитанция подтверждает, что налоговая приняла файл. Храните квитанции и протоколы: они пригодятся, если понадобится доказать дату сдачи.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.