Требование налоговой нужно исполнить в срок, указанный в самом требовании. За каждый непредставленный документ грозит штраф 200 рублей по ст. 126 НК РФ. Если документы есть, но вы их не сдали, штраф считают по количеству документов, а не по количеству требований.
Что именно требует налоговая
Требование о представлении документов приходит при камеральной или выездной проверке, а также когда инспекция сверяет данные по сделкам. В требовании перечислены конкретные документы: договоры, счета-фактуры, акты, накладные, регистры учёта. Там же указан срок представления и способ, которым нужно ответить.
Отвечать нужно по тому требованию, которое вам направили. Если вы получили требование в электронном виде, документы обычно отправляют тоже в электронном виде. Бумажный ответ по электронному требованию инспекция может не принять.
Проверьте перечень документов. Если какого-то документа у вас нет, это не освобождает от ответа. Нужно сообщить об отсутствии в ответе на требование.
Размер штрафа по ст. 126 НК РФ
Базовое правило — 200 рублей за каждый непредставленный документ. Это штраф по п. 1 ст. 126 НК РФ. Считают именно документы: если в требовании несколько позиций и вы не сдали часть из них, штраф будет за каждую непредставленную позицию.
Отдельные правила действуют для налоговых агентов. За непредставление в срок расчёта сумм НДФЛ штраф составляет 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки. Это п. 1.2 ст. 126 НК РФ.
Есть и более крупные штрафы по ст. 126 НК РФ. Они касаются документов по контролируемым иностранным компаниям и составляют 500 000 рублей и 1 миллион рублей. Для обычного ООО или ИП на общей системе это редкие ситуации, но знать о них стоит, если у вас есть зарубежные структуры.
Если вы не представили документы со сведениями о налогоплательщике по запросу налоговой, применяется п. 2 ст. 126 НК РФ. Штраф здесь тоже привязан к каждому документу.
Как ответить на требование правильно
Первое — зафиксируйте дату получения требования. От неё считают срок ответа. Если требование пришло по электронным каналам, дата фиксируется системой.
Второе — составьте опись. Сверьте каждую позицию требования с тем, что вы отправляете. Если документ отсутствует, укажите это прямо в сопроводительном письме.
Третье — отправьте ответ тем же способом, которым получили требование. Сохраните подтверждение отправки: квитанцию, протокол, отметку о приёме.
Четвёртое — не отправляйте документы «россыпью» без описи. Опись помогает доказать, что вы сдали всё, что перечислено в требовании.
Если объём документов большой, можно попросить продлить срок. Такое обращение направляют до истечения срока, указанного в требовании.
Частые ошибки владельца бизнеса
Ошибка первая — игнорировать требование. Инспекция не забудет: штраф вынесут по факту непредставления, даже если документы у вас в порядке.
Ошибка вторая — прислать не то, что просили. Если в требовании указан договор с конкретным контрагентом, а вы отправили общую папку договоров, позиция может считаться непредставленной.
Ошибка третья — ответить не тем способом. Электронное требование и бумажный ответ — частая причина спора о том, был ли ответ вообще.
Ошибка четвёртая — не сообщить об отсутствии документа. Молчание инспекция воспринимает как непредставление.
Ошибка пятая — тянуть до последнего дня. Если в последний день сломается связь или не пройдёт отправка, срок уже не восстановить.
Что будет дальше и как снизить риск
По итогам проверки инспекция выносит решение о привлечении к ответственности. Штраф отражается в едином налоговом счёте. Если сальдо станет отрицательным, налоговая направит требование об уплате задолженности по ст. 69 НК РФ.
В требовании об уплате задолженности указывают сумму долга, срок исполнения и меры взыскания, которые применят при неуплате. Если не заплатить, долг начнут взыскивать принудительно.
Снизить риск помогают три вещи. Держите документы в порядке, чтобы находить нужную бумагу за минуты. Ведите журнал полученных требований с датами и сроками. Отвечайте на каждое требование письменно, даже если документов нет.
Если штраф уже вынесли, проверьте расчёт. Иногда инспекция включает в число документов позиции, которых у вас никогда не было, или считает штраф по количеству требований. В таких случаях решение можно обжаловать.
Частые вопросы
Какой штраф, если не отправить документы по требованию налоговой?
По п. 1 ст. 126 НК РФ — 200 рублей за каждый непредставленный документ. Для расчёта 6-НДФЛ действует отдельный штраф: 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки по п. 1.2 ст. 126 НК РФ.
Что делать, если запрошенного документа у компании нет?
Ответьте на требование и прямо укажите, что документа нет. Не оставляйте требование без ответа: молчание инспекция расценит как непредставление документов.
Можно ли продлить срок ответа на требование?
Да, обратиться за продлением нужно до истечения срока, указанного в требовании. Решение по такому обращению принимает налоговая инспекция.
Что будет, если штраф не заплатить?
Сумма попадёт в единый налоговый счёт и сформирует отрицательное сальдо. Тогда налоговая направит требование об уплате задолженности по ст. 69 НК РФ с указанием мер взыскания.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.