Бухгалтерскую и налоговую отчетность, а также документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов, нужно хранить не менее пяти лет (ст. 23 НК РФ). Годовую бухгалтерскую отчетность организация сдает в налоговую не позднее трех месяцев после окончания отчетного года, если не освобождена от ведения учета (ст. 23 НК РФ). Отсчет срока хранения начинается не с момента составления документа, а после того, как он перестал быть нужен для расчета и уплаты налогов.
Что именно попадает под требование о хранении
Речь идет не только о декларациях. Хранить нужно данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. К ним относятся документы, подтверждающие получение доходов и осуществление расходов, а также уплату или удержание налогов (ст. 23 НК РФ).
На практике это означает: декларации по УСН и НДС, книги учета, первичные документы по сделкам, платежные документы, расчеты налогов. Если вы применяете УСН с объектом «доходы» по базовой ставке 6 % (ст. 346.20 НК РФ), это не отменяет обязанности хранить документы. Упрощенный режим меняет порядок расчета налога, но не отменяет требования к архиву.
Отдельно стоит помнить про НДС. Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог по общей ставке 22 % платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ, п. 3 ст. 164 НК РФ). Все документы, на которых построены эти расчеты, должны лежать в архиве.
Пять лет: от какой даты считать
Главная ошибка — считать пять лет от даты самого документа. Такой подход приводит к тому, что часть бумаг уничтожают слишком рано. Срок в пять лет по ст. 23 НК РФ привязан к тому периоду, когда документ еще может понадобиться для исчисления и уплаты налогов.
Практический ориентир такой: пока налоговая может проверить период, за который составлен документ, и пока вы сами можете уточнить расчет, документ должен быть доступен. Поэтому архив удобнее формировать по годам и кварталам, а не по типам бумаг. Тогда при запросе вы за минуту находите нужный период, а не перебираете весь шкаф.
Если документ относится к сделке, которая влияет на несколько лет, ориентируйтесь на самый поздний из периодов, где он еще нужен. Уничтожать раньше — риск остаться без подтверждения при проверке.
Как организовать хранение на практике
Сделайте опись архива. В ней укажите год, квартал, тип документа и место хранения. Это занимает несколько часов, но потом экономит дни.
Разделите бумаги и электронные файлы. Декларации по НДС существуют только в электронной форме (ст. 174 НК РФ), поэтому храните файлы отправки и квитанции о приеме. Бумажные первичные документы сканируйте: скан не заменяет оригинал, но помогает быстро найти нужное.
Назначьте ответственного. Один человек должен знать, где лежит архив и как его выдать. Если бухгалтерия на аутсорсе, пропишите в договоре, кто хранит документы и как вы их получите при смене подрядчика.
Заведите правило: не выбрасывать ничего без сверки с описью. Уничтожение документов оформляйте актом, чтобы потом было понятно, что и когда списали.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — хранить только декларации. Декларация без первичных документов не подтверждает расходы и не объясняет цифры. При проверке инспектор попросит документы по конкретной сделке, и отсутствие бумаг станет проблемой.
Вторая ошибка — считать, что электронный документ не нужно хранить. Файлы, квитанции, выгрузки из банка — это тоже документы налогового учета. Потеря доступа к личному кабинету или почте не освобождает от обязанности их иметь.
Третья ошибка — уничтожать архив при смене бухгалтера или переезде офиса. Документы принадлежат бизнесу, а не подрядчику. Забирайте архив при расторжении договора и проверяйте комплектность по описи.
Четвертая ошибка — не хранить годовую бухгалтерскую отчетность. Организация, у которой нет обязанности представлять ее в государственный информационный ресурс, сдает отчетность в налоговую не позднее трех месяцев после окончания отчетного года, если не освобождена от ведения учета (ст. 23 НК РФ). Копию сданной отчетности тоже держите в архиве.
Последствия и что делать, если документы утрачены
Отсутствие документов лишает вас подтверждения доходов, расходов и уплаты налогов (ст. 23 НК РФ). Спор с налоговой в таком случае вы ведете без доказательств: цифры из декларации нечем подкрепить.
Если документы утрачены, действуйте сразу. Восстановите выписки по счетам в банке, запросите копии у контрагентов, скачайте декларации и квитанции из личного кабинета. Составьте опись того, что удалось собрать, и зафиксируйте, чего не хватает.
Проверьте, не истекает ли срок хранения по оставшимся документам. Если да, не спешите их уничтожать: сначала убедитесь, что периоды, к которым они относятся, больше не могут быть проверены.
Частые вопросы
Сколько лет хранить бухгалтерскую отчетность?
Не менее пяти лет. Требование распространяется на данные бухгалтерского и налогового учета и документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов (ст. 23 НК РФ).
Можно ли хранить документы только в электронном виде?
Электронные документы хранить нужно обязательно, включая декларации по НДС и квитанции о приеме (ст. 174 НК РФ). Бумажные оригиналы первичных документов лучше сохранять: скан помогает в работе, но не заменяет оригинал.
Когда сдавать годовую бухгалтерскую отчетность?
Не позднее трех месяцев после окончания отчетного года, если организация не освобождена от ведения учета (ст. 23 НК РФ). Копию сданной отчетности держите в архиве.
Что будет, если документы потеряны?
Вы не сможете подтвердить доходы, расходы и уплату налогов (ст. 23 НК РФ). Восстановите выписки в банке, запросите копии у контрагентов и скачайте документы из личного кабинета.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.