Сопровождение налоговой проверки — это подготовка документов и действий компании до её начала, во время проверки и после неё. Владельцу важно понимать порядок: какие документы запросят, что хранить и какие сроки действуют. Ниже — что сделать по шагам и какие ошибки обходятся дороже всего.
Что такое налоговая проверка и чем она грозит
Выездная проверка охватывает период в пределах срока, установленного ст. 87 НК РФ. Проверяющие работают с первичными документами: счетами, актами, договорами, регистрами учёта. Если документов нет или они противоречат отчётности, налоговая может доначислить налог, пени и штраф.
Отдельный случай — компании, работающие по соглашениям о разделе продукции. По ст. 346.42 НК РФ инвестор или оператор такого соглашения обязан хранить первичные документы весь срок действия соглашения. Выездная проверка по деятельности в рамках соглашения не может длиться более шести месяцев. Если у организации есть филиалы и представительства, срок увеличивается на один месяц на проверку каждого из них.
Для обычного ООО или ИП действует общее правило: документы нужны за проверяемый период, и лучше, чтобы они были в порядке до звонка инспектора.
Как проходит проверка: порядок действий
Сначала приходит решение о проведении проверки. С этого момента у компании появляются обязанности: предоставить доступ, документы, пояснения. Запрашивать будут то, что связано с исчислением и уплатой налогов.
Дальше инспекторы изучают отчётность и первичку, сверяют суммы с контрагентами, смотрят банковские выписки. По итогам составляют акт. На возражения по акту у компании есть срок, установленный НК РФ, — не пропустите его, иначе доводы не учтут.
После рассмотрения возражений выносят решение. Его можно обжаловать в вышестоящем налоговом органе. Если доначисления подтвердятся, сумму нужно отразить в учёте и уплатить.
Что делать владельцу:
- назначить ответственного за взаимодействие с инспекцией;
- собрать документы по проверяемому периоду;
- проверить, что данные отчётности совпадают с первичкой;
- фиксировать все запросы и ответы на них.
Какие документы понадобятся
Базовый набор: договоры с контрагентами, акты, счета-фактуры, товарные накладные, банковские документы, книги покупок и продаж, регистры налогового учёта. Для ИП — книга учёта доходов и расходов, платёжные документы.
Отдельно проверьте документы по услугам и работам в сфере информационных технологий. По ст. 148 НК РФ место реализации таких работ и услуг определяется по особым правилам, а по ст. 284 НК РФ для части таких доходов предусмотрены пониженные ставки. Если компания применяет льготу, нужны документы, подтверждающие право на неё: договоры, акты, а для программно-аппаратных комплексов — документ уполномоченного федерального органа о том, что работы относятся к разработке таких комплексов.
Если компания связана с иностранными контрагентами, смотрите ст. 7 НК РФ: международные договоры по вопросам налогообложения применяются с учётом правил этой статьи. Подтверждающие документы по таким операциям лучше держать отдельной папкой.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая — не ответить на запрос в срок. Это самостоятельное нарушение, и оно даёт повод для дополнительных вопросов.
Вторая — принести документы частично. Инспектор вправе запросить недостающее, а проверка затянется.
Третья — «подчистить» документы задним числом. Исправления видны при сверке с банком и контрагентами, и это худший сценарий для компании.
Четвёртая — не проверить контрагента. Если сделка вызывает вопросы у налоговой, понадобятся доказательства деловой цели: переписка, обоснование выбора, результат работ.
Пятая — пропустить срок возражений по акту. Без возражений решение вступает в силу, и спорить придётся уже в другом порядке.
Что сделать заранее, до проверки
Заведите правило: первичка хранится в одном месте и в том виде, в каком её можно показать. Разложите документы по годам и по контрагентам. Сверяйте отчётность с учётом не раз в год, а поквартально.
Проверьте договоры: в них должны быть предмет, сроки, стоимость и результат. По услугам и работам в сфере информационных технологий держите документы, подтверждающие льготный режим, отдельно от остальных.
Назначьте человека, который отвечает за взаимодействие с налоговой, и зафиксируйте это в должностных обязанностях. Так запросы не потеряются в переписке.
Частые вопросы
Сколько может длиться выездная проверка?
Общий срок установлен ст. 87 НК РФ. Для инвестора или оператора соглашения о разделе продукции по ст. 346.42 НК РФ проверка не может продолжаться более шести месяцев, а при наличии филиалов и представительств срок увеличивается на один месяц на каждый из них.
Обязательно ли хранить первичные документы после проверки?
Да. По ст. 346.42 НК РФ инвестор или оператор соглашения хранит первичные документы весь срок действия соглашения. Остальным компаниям стоит хранить документы за периоды, которые могут попасть в проверку по ст. 87 НК РФ.
Что будет, если не ответить на требование налоговой?
Это нарушение само по себе, и оно даёт инспекции повод запросить документы повторно и расширить проверку. Лучше ответить в срок и письменно зафиксировать, что именно передали.
Можно ли оспорить решение по итогам проверки?
Да. Сначала подаются возражения по акту в установленный НК РФ срок, затем решение обжалуется в вышестоящем налоговом органе. Пропуск срока возражений усложняет спор.
Услуга по теме: Устная и письменная консультация.