Срок хранения налоговой отчётности зависит от того, по какому налогу сдана декларация или расчёт. Ориентируйтесь на срок, в течение которого налог можно проверить и взыскать: пока он не истёк, документы выбрасывать нельзя. Универсальной цифры «хранить всё пять лет» недостаточно, потому что отчётность бывает разной.
От чего зависит срок хранения
Налоговая отчётность — это декларации, расчёты и другие документы, которые вы сдаёте в налоговую. Срок их хранения привязан к налоговому периоду и к тому, сколько времени налоговая может задать вопросы по конкретной декларации.
Практический ориентир такой: храните отчётность, пока не истёк срок хранения документов, на основании которых она составлена. Декларация и первичка живут вместе. Если вы храните накладные, акты и книги учёта, рядом должна лежать и сданная отчётность за тот же период.
Отдельно учитывайте документы по обязанностям налогоплательщика. Сведения, которые вы обязаны представлять в налоговый орган, подаются в течение 10 дней со дня соответствующей регистрации, а также ежегодно до 15 февраля по состоянию на 1 января текущего года (ст. 23 НК РФ). Эти документы тоже входят в ваш архив, и их нельзя терять.
Что хранить обязательно
Начните с деклараций. Декларация по УСН за год сдаётся организациями не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Эти декларации и подтверждающие их документы — база вашего архива.
Если вы платите НДС, храните декларации по этому налогу. Их подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Квартальная отчётность накапливается быстро, поэтому заведите отдельную папку по годам.
Добавьте документы, на которых построены цифры в декларациях: книги учёта доходов и расходов, регистры, расчёты, платёжные документы. Без них декларация ничего не доказывает при проверке.
Как определить срок для своей отчётности
Шаг первый: выпишите все декларации и расчёты, которые вы сдаёте за год. У каждой будет свой налоговый период — месяц, квартал или год.
Шаг второй: для каждой позиции найдите срок хранения документов, на основании которых она составлена. Отчётность не может храниться меньше, чем первичка за тот же период.
Шаг третий: назначьте дату, раньше которой папку нельзя уничтожать. Запишите её в опись архива. Так вы не будете каждый раз спорить, что уже можно выбросить.
Шаг четвёртый: проверьте электронные документы. Декларации по НДС существуют только в электронной форме (ст. 174 НК РФ), поэтому храните файлы, квитанции о приёме и выгрузки из программ. Бумажная копия без файла не заменяет электронный документ.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — выбрасывать отчётность сразу после сдачи. Декларация нужна не налоговой в момент приёма, а вам — когда придёт запрос или начнётся проверка.
Вторая ошибка — хранить декларации отдельно от первички. Если проверяющий видит цифру в декларации, но не видит документа, из которого она взялась, объяснить расхождение сложно.
Третья ошибка — считать, что электронные документы можно не хранить. Файлы, квитанции и подтверждения отправки — такая же отчётность, как и бумага.
Четвёртая ошибка — держать архив в одном месте без описи. При смене бухгалтера или переезде офиса часть папок теряется, и восстановить их нечем.
Последствия потери документов
Если документы утрачены, вы не сможете подтвердить расчёт налога. При проверке налоговая может пересчитать базу по своим данным, и сумма к уплате вырастет.
Восстановление идёт через банк, контрагентов и программы. Платёжные документы можно заказать в банке, счета и акты — запросить у партнёров, декларации — выгрузить из программы или получить сведения о сданной отчётности. Это долго и не всегда возможно полностью.
Поэтому архив стоит вести заранее: папки по годам и налогам, опись, отдельное место для электронных файлов и резервная копия. Так вы отвечаете на запросы налоговой без паники.
Частые вопросы
Сколько лет хранить декларацию по УСН?
Ориентируйтесь на срок хранения документов, на основании которых она составлена: пока они нужны, декларация тоже должна быть в архиве. Декларацию за год организации сдают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля (ст. 346.23 НК РФ), и с этого момента начинайте отсчёт хранения.
Можно ли хранить только электронные декларации по НДС?
Да, декларация по НДС существует в электронной форме, её подают не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ). Храните файл, квитанцию о приёме и подтверждение отправки.
Что будет, если выбросить отчётность раньше времени?
Вы не сможете подтвердить цифры в декларации при проверке или запросе. Налоговая может пересчитать налог по своим данным, и доплата окажется больше ожидаемой.
Нужно ли хранить документы о постановке на учёт?
Да. Сведения в налоговый орган подаются в течение 10 дней со дня регистрации и ежегодно до 15 февраля по состоянию на 1 января (ст. 23 НК РФ). Держите эти документы вместе с остальной отчётностью.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.