Отчитываться в СФР нужно по двум видам сведений: расчёту по страховым взносам и персонифицированным сведениям о физлицах. Расчёт сдают не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчётным (отчётным) периодом, а персонифицированные сведения — не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. Обе формы подаются в налоговую инспекцию, а не напрямую в фонд.
Что именно и куда вы сдаёте
Работодатель платит страховые взносы и отчитывается по ним через налоговую. Расчёт по страховым взносам включает данные по каждому сотруднику: суммы выплат, базу для начисления взносов, сами взносы. Персонифицированные сведения — это персональные данные физлиц и суммы выплат в их пользу за прошедший месяц.
Порядок подачи установлен ст. 431 НК РФ. Расчёт подаётся в орган по месту нахождения организации, а также по месту нахождения обособленных подразделений, которым открыты счета в банках и которые начисляют выплаты физлицам. ИП подаёт отчётность по месту своего жительства.
Если вы только открыли ООО или зарегистрировались как ИП и ещё не нанимали людей, отчётность по взносам не возникает. Как только появился первый сотрудник или подрядчик с договором, по которому начисляются взносы, вы становитесь плательщиком и попадаете в календарь.
Сроки: расчёт по страховым взносам
Расчёт по страховым взносам сдают не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчётным (отчётным) периодом. Расчётным периодом признаётся календарный год, отчётными — первый квартал, полугодие и девять месяцев.
На практике это значит: за первый квартал отчитаться нужно до 25 апреля, за полугодие — до 25 июля, за девять месяцев — до 25 октября, за год — до 25 января следующего года. Если 25-е число выпадает на выходной, срок сдвигается на ближайший рабочий день.
Проверьте, за кого вы обязаны включать данные. В расчёт попадают сотрудники по трудовым договорам и исполнители по договорам гражданско-правового характера, если по ним начисляются взносы. Выплаты, которые взносами не облагаются, всё равно отражаются в отчётности — не облагаемые суммы нужно показать отдельно.
Сроки: персонифицированные сведения
Персонифицированные сведения о физлицах подаются не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. Это ежемесячная форма, и она идёт отдельно от квартального расчёта.
То есть календарь получается плотным: раз в месяц вы подаёте сведения по людям, раз в квартал — полный расчёт по взносам. За январь сведения подаются до 25 февраля, за февраль — до 25 марта и так далее.
Форма включает персональные данные физлиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц. Если в отчётности по каждому физлицу есть расхождения по суммам выплат, базе и исчисленным взносам, налоговая может запросить пояснения или уточнёнку.
Как выстроить работу без просрочек
Заведите единый календарь на год и отметьте в нём все даты 25-го числа. Рядом поставьте напоминание за неделю — этого хватает, чтобы собрать данные по выплатам и проверить, все ли сотрудники и подрядчики попали в форму.
Сверяйте выплаты с расчётной ведомостью до отправки. Частая причина уточнёнок — выплаты, которые прошли в банке в последние дни месяца, но не попали в сведения. Вторая причина — сотрудник принят в середине месяца, а данные по нему забыли включить.
Отправляйте отчётность заранее, не в последний день. Если отправка идёт через оператора, в день сдачи возможны очереди и технические сбои, а дата сдачи определяется по факту передачи. Сохраняйте протоколы приёма — это подтверждение, что вы отчитались вовремя.
Если у вас несколько обособленных подразделений, проверьте, кто и куда подаёт расчёт. Подразделения, которым открыты счета в банках и которые сами начисляют выплаты физлицам, отчитываются по месту своего нахождения. Запутаться здесь легко, а ошибка в адресе подачи означает, что отчётность считается непредставленной.
Ошибки и последствия
Главная ошибка — пропустить ежемесячные персонифицированные сведения, потому что «квартальный расчёт уже сдали». Это две разные формы со своими сроками, и за пропуск каждой отвечают отдельно.
Вторая ошибка — неверные суммы выплат. Если данные по физлицу расходятся с базой и исчисленными взносами, налоговая запросит пояснения. Тогда придётся готовить уточнённый расчёт и тратить время на переписку.
Третья ошибка — сдавать отчётность не в тот орган. Расчёт подаётся по месту нахождения организации и по месту нахождения обособленных подразделений, которые начисляют выплаты. Подача не по адресу не освобождает от обязанности отчитаться правильно.
Просрочка и недостоверные сведения влекут ответственность по Налоговому кодексу. Точный размер штрафа зависит от вида нарушения и обстоятельств, поэтому лучше не доводить до спора с инспекцией. Если понимаете, что не успеваете, отправьте отчётность как можно раньше и подготовьте уточнёнку — это дешевле, чем ждать требований.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать отчётность в СФР, если сотрудников нет?
Нет. Обязанность возникает, когда вы начисляете выплаты физлицам по трудовым или гражданско-правовым договорам. Пока выплат нет, отчитываться по взносам не нужно.
Куда подавать расчёт по страховым взносам — в СФР или в налоговую?
В налоговую инспекцию. Расчёт и персонифицированные сведения подаются в орган по месту нахождения организации или по месту жительства ИП в порядке ст. 431 НК РФ.
Какой крайний срок у ежемесячных персонифицированных сведений?
Не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим. Например, сведения за январь подаются до 25 февраля.
Что будет, если опоздать с расчётом по взносам?
Просрочка и недостоверные сведения влекут ответственность по Налоговому кодексу. Размер штрафа зависит от нарушения, поэтому отправляйте отчётность заранее и проверяйте суммы до подачи.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.