Статус УПД — это цифра в верхней части документа справа: 1 или 2. Она показывает, что перед вами: счет-фактура с передаточным документом или только передаточный документ. Если вы выставляете НДС, статус 1 означает, что документ заменяет и счет-фактуру, и накладную (акт). Статус 2 — это только первичный документ, без функции счета-фактуры.
Что означает каждый статус
Статус 1 ставится, когда продавец обязан исчислить НДС и предъявить его покупателю. В этом случае УПД содержит все обязательные реквизиты счета-фактуры, и покупатель может принять налог к вычету на его основании. В графах 7 и 8 при этом указывается ставка налога и его сумма.
Статус 2 используется, когда документ нужен только для подтверждения передачи товаров, работ или услуг. Например, продавец освобожден от обязанностей налогоплательщика или не является плательщиком НДС. Тогда в графах 7 и 8 ставится прочерк либо запись «Без налога (НДС)».
Если продавец освобожден от НДС или не является налогоплательщиком, он делает в договоре и первичном документе соответствующую запись или проставляет отметку «Без налога (НДС)». Это прямо предусмотрено ст. 161 НК РФ. Недостоверная отметка «Без налога (НДС)» в договоре или первичном документе влечет обязанность продавца исчислить и уплатить налог.
Как заполнить УПД со статусом 1
Начните с шапки: дата и номер документа, данные продавца и покупателя, их ИНН и адреса. Номер и дата должны идти в хронологическом порядке — сквозная нумерация помогает избежать претензий при сверке.
В табличной части по каждой позиции укажите наименование товара, работы или услуги, единицу измерения, количество и цену. В графе 7 поставьте ставку НДС, в графе 8 — сумму налога. Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Если применяется расчетная ставка, отразите ее так, как она установлена для вашей операции.
Внизу документ подписывает руководитель и главный бухгалтер либо уполномоченные лица. Если подписывает представитель по доверенности, укажите реквизиты доверенности. УПД со статусом 1 — это счет-фактура, поэтому к нему предъявляются те же требования к реквизитам.
Как заполнить УПД со статусом 2
Статус 2 нужен, когда документ подтверждает только факт передачи. Графы 7 и 8 в этом случае не заполняются налоговыми суммами: ставьте прочерк или запись «Без налога (НДС)». Это относится к продавцам, освобожденным от НДС, и к лицам, не являющимся налогоплательщиками.
Покупатель не вправе принять НДС к вычету по такому документу. Если он все же заявит вычет, инспекция снимет его при проверке. Поэтому статус в документе должен совпадать с реальным налоговым статусом сделки, а не с пожеланием сторон.
Отдельно следите за ситуацией, когда продавец утратил право на освобождение или на применение патентной системы. С момента перехода на общий режим он исчисляет и уплачивает налог по соответствующим операциям. С этого периода документы нужно оформлять уже со статусом 1.
Ошибки, из-за которых снимают вычет
Первая ошибка — статус 1 при отсутствии НДС в графах 7 и 8. Покупатель попытается принять налог к вычету, а оснований не будет. Вторая — статус 2 при фактически предъявленном налоге: продавец начислил НДС, а документ не дает права на вычет.
Третья ошибка — неверная ставка. Указывайте ту ставку, которая применяется к операции, и проверяйте арифметику: сумма налога должна быть рассчитана от налоговой базы. Расхождение в копейках тоже становится поводом для вопросов при сверке.
Четвертая ошибка — исправления. Не замазывайте и не перепечатывайте документ задним числом без оформления исправления. Если ошибка найдена, оформите исправленный документ с тем же номером и новой датой, укажите номер и дату исправления.
Пятая ошибка — отсутствие отметки «Без налога (НДС)» у продавца, который освобожден от налога. Недостоверная отметка влечет обязанность продавца исчислить и уплатить налог. Проверяйте этот реквизит до отправки документа покупателю.
Сроки и отчетность
Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Данные из УПД со статусом 1 попадают в книгу продаж и книгу покупок, поэтому ошибки в статусе всплывают уже при камеральной проверке.
Если вы работаете с покупателями на общей системе, согласуйте с ними формат документов заранее. Покупателю нужен статус 1, чтобы принять вычет. Продавцу статус 2 нужен только там, где налога действительно нет.
Частые вопросы
Какой статус УПД ставить, если компания на НДС?
Ставьте статус 1. Такой документ заменяет счет-фактуру и передаточный документ, а покупатель получает право на вычет.
Можно ли принять НДС к вычету по УПД со статусом 2?
Нет. Статус 2 означает, что документ не является счетом-фактурой, поэтому вычет по нему заявить нельзя.
Что писать в графах 7 и 8 при статусе 2?
Прочерк или запись «Без налога (НДС)». Суммы налога в этих графах не указываются.
Чем грозит недостоверная отметка «Без налога (НДС)»?
Обязанность исчислить и уплатить налог возлагается на продавца. Это предусмотрено ст. 161 НК РФ.
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.