Сведения об учёте в налоговом органе — это данные о том, поставлена ли ваша компания или ИП на учёт, по какому адресу, с какими кодами и кто указан в качестве руководителя. Проверить их можно по выписке из реестра и по документам, которые налоговая выдаёт при регистрации. Если данные расходятся с реальностью, это создаёт проблемы при сделках, открытии счёта и сдаче отчётности.
Что входит в сведения об учёте
Когда вы регистрируете ООО или ИП, налоговая присваивает вам идентификационный номер и ставит на учёт. С этого момента у вас появляются обязанности налогоплательщика, установленные ст. 23 НК РФ. Среди них — сдавать отчётность и сообщать в налоговый орган изменения в своих данных.
К сведениям об учёте относятся:
- идентификационный номер налогоплательщика;
- код причины постановки на учёт;
- адрес места нахождения организации или места жительства ИП;
- коды видов экономической деятельности;
- сведения о руководителе и учредителях;
- дата постановки на учёт и данные регистрирующего органа.
Эти данные попадают в реестр и в документы, которые вы получаете при регистрации и при изменении сведений. Именно на них ориентируются банки, контрагенты и проверяющие.
Как проверить свои сведения
Самый простой способ — запросить выписку из реестра. В ней видно, какие данные о вас записаны сейчас и совпадают ли они с тем, что вы указывали.
Что сверить в первую очередь:
- Адрес. Если вы переехали, а адрес в сведениях старый, корреспонденция от налоговой будет уходить не туда.
- Коды видов деятельности. Если вы начали работать в новом направлении, а кода нет, это может повлиять на применение отдельных режимов и на банковские проверки.
- Руководитель и учредители. Смена директора или состава участников должна быть отражена в сведениях.
- Идентификационный номер и код причины постановки на учёт. Опечатка в них ломает платёжные документы и отчётность.
Сверяйте сведения не только перед сделкой, но и после любых изменений в бизнесе. Это дешевле, чем разбираться с последствиями.
Как получить документы об учёте
Документы, подтверждающие постановку на учёт, налоговая выдаёт по запросу. Порядок такой:
- подайте запрос в налоговый орган по месту учёта;
- укажите, какой документ вам нужен и зачем;
- дождитесь ответа и проверьте, что в документе нет расхождений с вашими данными.
Если вам нужна выписка из реестра для банка или контрагента, её обычно запрашивают напрямую. Перед отправкой проверьте, что все поля читаются и данные совпадают с вашими учредительными документами.
Что делать при расхождениях
Если вы нашли ошибку в сведениях об учёте, не ждите, пока её обнаружит контрагент или банк. Подайте заявление об изменении сведений в налоговый орган. К заявлению приложите документы, которые подтверждают новые данные: решение участников, приказ о смене руководителя, документы на адрес.
После подачи проверьте, что изменения внесены. Запросите свежую выписку и сверьте её с тем, что вы заявляли. Если изменений нет, обратитесь в налоговый орган повторно и уточните статус заявления.
Отдельно следите за сроками. Изменения в сведениях нужно заявлять своевременно, а не после того, как расхождение всплыло при проверке.
Ошибки, которые встречаются чаще всего
Старый адрес. Компания переехала, а сведения не обновили. Письма от налоговой не доходят, сроки на ответ пропускаются.
Смена директора без отражения в сведениях. Договоры подписывает новый руководитель, а в реестре указан прежний. Банк может заблокировать операцию или запросить пояснения.
Лишние или недостающие коды деятельности. Это влияет на то, как банк оценивает операции и на какие режимы вы можете претендовать.
Опечатки в идентификационном номере и коде причины постановки на учёт. Из-за них платежи уходят в невыясненные, а отчётность не принимается.
Игнорирование корреспонденции. Если налоговая направляет требования, а вы их не получаете из-за неверного адреса, последствия наступают для вас, а не для налоговой.
Как вести учёт сведений без ошибок
Заведите привычку хранить все документы, связанные с регистрацией и изменениями: заявления, решения, выписки. Они понадобятся при проверках, сделках и открытии счетов.
Назначьте ответственного, который следит за актуальностью сведений. Это может быть руководитель или бухгалтер на аутсорсе — главное, чтобы человек регулярно сверял данные с реальностью.
Помните, что содержание данных налогового учёта является налоговой тайной, а лица, получившие к ним доступ, обязаны её хранить. Это установлено ст. 313 НК РФ. Поэтому передавайте документы с учётными данными только тем, кому доверяете, и фиксируйте, кому и что вы отправили.
Частые вопросы
Как узнать, стою ли я на учёте в налоговом органе?
Запросите выписку из реестра или документы, выданные при регистрации. В них указаны дата постановки на учёт и присвоенные номера.
Что делать, если в сведениях указан старый адрес?
Подайте заявление об изменении сведений и приложите документы, подтверждающие новый адрес. После этого проверьте, что изменения внесены.
Нужно ли сообщать в налоговую о смене директора?
Да, сведения о руководителе должны быть актуальными. Подайте заявление об изменении и проверьте результат по свежей выписке.
Кто отвечает за разглашение данных налогового учёта?
Лица, получившие доступ к таким данным, обязаны хранить налоговую тайну и несут ответственность за её разглашение. Это правило закреплено в ст. 313 НК РФ.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.