Требование о предоставлении документов — это письменный запрос налогового органа, в котором указано, какие документы и сведения нужно представить. Получив его, вы обязаны передать документы в срок: 10 дней со дня получения требования по ст. 93 НК РФ. Срок считается не с даты, когда вы открыли письмо, а с момента, когда требование считается полученным.
Что это за документ и когда его присылают
Требование приходит при камеральной или выездной проверке, а также когда налоговая проверяет конкретную сделку или вашего контрагента. В нём перечислены документы, которые нужно представить, и указан срок. Если в требовании указан срок, ориентируйтесь на него, но помните про общее правило из ст. 93 НК РФ: 10 дней со дня получения.
Требование может касаться как вашей отчётности, так и документов по сделкам: договоров, актов, счетов-фактур, накладных, платёжных документов. Запрашивать могут и пояснения. Если требование непонятное, не игнорируйте его — лучше уточнить, что именно нужно, чем пропустить срок.
Сроки: 10 дней и когда они начинаются
По ст. 93 НК РФ документы, истребованные в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня получения требования. Для проверки консолидированной группы налогоплательщиков срок — 20 дней, для проверки иностранного лица, которое должно встать на учёт по п. 4.6 ст. 83 НК РФ, — 30 дней. Для обычного ООО или ИП действует срок 10 дней.
Отсчёт идёт от даты получения. Если требование отправлено по почте, смотрите, когда оно вам вручено. Если вы получаете документы электронно, фиксируйте дату получения в системе. Не откладывайте ответ на последний день: на подготовку копий и описей нужно время.
Как ответить: пошаговый порядок
- Прочитайте требование и выпишите перечень документов и срок. Отметьте дату получения — от неё считаются 10 дней.
- Проверьте, есть ли у вас эти документы. Если чего-то нет, подготовьте пояснение: почему документ не может быть представлен.
- Сделайте копии. Подлинники нужны только в случаях, когда налоговая вправе с ними ознакомиться: по ст. 93 НК РФ должностное лицо налогового органа может ознакомиться с подлинниками документов при необходимости.
- Составьте опись или реестр передаваемых документов, чтобы у вас осталось подтверждение состава ответа.
- Передайте документы в налоговый орган. Это можно сделать лично, по почте или через МФЦ.
Если вы передаёте документы через многофункциональный центр, учитывайте правило ст. 31 НК РФ: МФЦ не позднее дня, следующего за днём приёма, направляет их в налоговый орган в форме электронных документов. Порядок такого взаимодействия и требования к электронным документам утверждает федеральный орган по контролю и надзору в области налогов и сборов. Порядок передачи документов на бумаге через МФЦ определяется соглашением сторон.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — не ответить вообще. Молчание налоговая воспринимает как непредставление документов, и это приводит к штрафу. Вторая — ответить неполно: прислать часть документов без пояснений по остальным. Третья — пропустить срок из-за того, что вы ждали, пока бухгалтер выйдет из отпуска.
Ещё одна частая ошибка — отправить документы без описи. Потом сложно доказать, что вы передали именно то, что просили. И не стоит отправлять подлинники, если налоговая не заявила ознакомление с ними: копий достаточно.
Если документов объективно нет, не молчите. Напишите пояснение в срок, укажите причину: документ не составлялся, утерян, находится у контрагента. Это лучше, чем пустой ответ.
Последствия просрочки и что делать, если не успеваете
За непредставление документов в срок налоговая может привлечь к ответственности. Размер штрафа зависит от ситуации, поэтому точную сумму лучше уточнять по конкретному требованию. Кроме штрафа, есть риск, что налоговая сделает выводы не в вашу пользу: при отсутствии документов она может доначислить налоги расчётным путём.
Если вы понимаете, что не успеваете, не ждите последнего дня. Подготовьте письменное пояснение с указанием причин и приложите то, что уже собрали. Если часть документов нужно запросить у контрагента, зафиксируйте это в ответе.
Частые вопросы
Сколько дней даётся на ответ по требованию?
По ст. 93 НК РФ — 10 дней со дня получения требования. Для отдельных случаев предусмотрены 20 и 30 дней, но для обычного ООО или ИП действует срок 10 дней.
Можно ли передать документы через МФЦ?
Да. МФЦ не позднее дня, следующего за днём приёма, направляет документы в налоговый орган в электронной форме по ст. 31 НК РФ. Порядок передачи бумажных документов через МФЦ определяется соглашением сторон.
Нужно ли отдавать подлинники?
По общему правилу представляются копии. С подлинниками налоговая вправе ознакомиться при необходимости, как указано в ст. 93 НК РФ.
Что будет, если не ответить на требование?
Налоговая может привлечь к ответственности за непредставление документов и сделать выводы по налогам без ваших документов. Лучше ответить в срок или заранее направить пояснение, почему документы не представлены.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.