Главный бухгалтер отвечает за бухгалтерский и налоговый учет, отчетность и сохранность документов. Требования к должности делятся на две группы: формальные (образование, опыт, знание норм) и рабочие (сроки, дисциплина, доступ к первичке). Ниже — что именно стоит проверить до подписания трудового договора и как выстроить работу после.
Что должен знать и уметь главный бухгалтер
Главный бухгалтер обязан знать законодательство о налогах и сборах и нести обязанности налогоплательщика наравне с компанией. Это прямо следует из ст. 23 НК РФ: обязанности распространяются на налогоплательщиков, а учет ведет именно бухгалтерия. Поэтому при отборе проверяйте не диплом, а понимание конкретных процедур.
Ключевые рабочие требования:
- Представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (ст. 23 НК РФ). Кандидат должен уметь быстро собрать пакет по требованию, а не искать первичку неделю.
- Выполнять законные требования налогового органа об устранении выявленных нарушений и не препятствовать работе должностных лиц при исполнении ими обязанностей (ст. 23 НК РФ). Это про готовность к проверкам и оперативную реакцию на замечания.
- Обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, нужных для исчисления и уплаты налогов, в течение пяти лет (ст. 23 НК РФ). Сюда входят документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату или удержание налогов.
- Знать правила представления годовой бухгалтерской отчетности. Организация, у которой нет обязанности сдавать отчетность в государственный информационный ресурс, представляет ее в налоговый орган по месту нахождения не позднее трех месяцев после окончания отчетного года (ст. 23 НК РФ). Исключения — случаи, когда организация не обязана вести бухучет, религиозные организации и организации, отчитывающиеся перед Центральным банком.
Спросите кандидата, как он организует хранение первички и где лежат документы за прошлые годы. Ответ покажет, работал ли человек с реальными проверками.
Формальные требования: что писать в должностной инструкции
В инструкции закрепите обязанности через нормы, а не общими фразами. Формулировка «обеспечивает сохранность документов в течение пяти лет» понятна и проверяема. Формулировка «качественно ведет учет» — нет.
Пропишите в инструкции три блока:
- Сбор и представление документов по требованиям налогового органа.
- Устранение нарушений, выявленных налоговым органом, в установленные сроки.
- Хранение данных учета и подтверждающих документов в течение пяти лет.
Отдельно укажите, кто отвечает за отчетность при отсутствии главного бухгалтера: отпуск, больничный, увольнение. Если обязанности никто не закрепил, документы не сдаются в срок, а отвечать перед налоговой будет компания.
Порядок действий при приеме на должность
Шаг 1. Составьте должностную инструкцию с обязанностями из ст. 23 НК РФ. Не копируйте шаблон из интернета: сверьте каждый пункт с тем, что реально делает ваша компания.
Шаг 2. Проверьте кандидата на практике. Дайте задачу: собрать документы по условному требованию налогового органа и назвать сроки. Смотрите, как человек рассуждает и что считает обязательным, а что — второстепенным.
Шаг 3. Определите порядок передачи дел. При смене главного бухгалтера составьте акт приема-передачи документов. Без него старый сотрудник уйдет, а новый скажет, что первички нет.
Шаг 4. Настройте доступ к документам. Главный бухгалтер должен иметь доступ к первичке, договорам и платежным документам. Если документы лежат у вас в личной почте, обязанность по хранению исполнять некому.
Шаг 5. Зафиксируйте ответственность за сроки. Пропишите, кто и когда подает отчетность, кто отвечает за ответ на требование. Устные договоренности при проверке не помогут.
Ошибки владельца бизнеса
Ошибка первая — нанимать по диплому и стажу, не проверяя знание норм. Человек с большим стажем может не знать, что документы нужно хранить пять лет и что требование налогового органа нужно исполнить, а не обсудить.
Ошибка вторая — не давать доступ к первичке. Если главный бухгалтер получает только выписку из банка, расходы подтвердить нечем. При проверке это обернется против компании.
Ошибка третья — не закреплять обязанности документально. Когда сотрудник уходит, выясняется, что часть документов хранилась у него на личном диске, а часть не собиралась вовсе.
Ошибка четвертая — путать обязанности компании и обязанности сотрудника. Перед налоговым органом отвечает организация, а не главный бухгалтер. Внутренние претензии к сотруднику не отменяют штрафов и требований к компании.
Последствия нарушений
Если документы не представлены по требованию налогового органа, компания нарушает ст. 23 НК РФ. То же происходит, когда нарушения не устранены или должностным лицам мешают работать. Разбираться с последствиями будет владелец бизнеса, а не уволившийся бухгалтер.
Отсутствие документов за прошлые годы — отдельный риск. Пятилетний срок хранения установлен ст. 23 НК РФ, и если первички нет, подтвердить доходы и расходы не получится. Восстановить документы задним числом сложно, а иногда невозможно.
Отчетность, сданная с нарушением срока, тоже становится проблемой компании. Проверьте, кто отвечает за подачу годовой бухгалтерской отчетности, и закрепите это в инструкции.
Частые вопросы
Нужен ли главному бухгалтеру профильный диплом?
Законодательство о налогах и сборах не устанавливает для этой должности отдельного требования к диплому. Смотрите на практические навыки: умение собрать документы, знание сроков хранения и порядка ответа на требования налогового органа.
Сколько лет нужно хранить бухгалтерские документы?
Пять лет — данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, включая подтверждающие доходы, расходы и уплату или удержание налогов (ст. 23 НК РФ).
Кто отвечает, если главный бухгалтер не сдал отчетность?
Перед налоговым органом отвечает организация. Поэтому обязанности и сроки лучше закрепить в должностной инструкции и внутреннем регламенте, а не держать в устной договоренности.
Что делать, если главный бухгалтер увольняется?
Составьте акт приема-передачи документов и проверьте, на месте ли первичка за последние пять лет. Без этого новый сотрудник не сможет подтвердить расходы и ответить на требования налогового органа.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.