Требования к бухгалтерскому учёту сводятся к трём вещам: документы должны быть в наличии, храниться пять лет и предъявляться налоговой по запросу. За невыполнение отвечает владелец бизнеса, а не бухгалтер. Ниже — что именно от вас ждут и как это закрыть без штрафов.
Какие документы должны быть у вас на руках
Учёт начинается с первичных документов: договоры, счета, акты, накладные, кассовые документы, банковские выписки. Каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена бумагой или электронным документом. Если расход проведён в учёте, но подтвердить его нечем, налоговая снимет расход при проверке.
Отдельно держите документы по налогам: расчёты, декларации, платёжные поручения, документы по удержанию налога с выплат сотрудникам. Это подтверждает, что налог исчислен и уплачен. Без них не докажете ни право на вычет, ни отсутствие долга.
Сколько и как хранить документы
По ст. 23 НК РФ вы обязаны в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. В этот срок входят и документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату или удержание налогов.
Пять лет считайте не от даты операции, а от периода, к которому относится документ. Декларацию за год храните пять лет после года сдачи. Документы по убыткам, которые вы переносите на будущее, держите весь срок переноса.
Храните в виде, пригодном для проверки: бумажные оригиналы или электронные документы, которые можно открыть и прочитать. Ссылка на файл в чужом облаке, к которому потерян доступ, сохранностью не считается.
Отчётность и ответы на требования налоговой
По ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан представлять в налоговые органы документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в случаях и порядке, которые предусмотрены Кодексом. Запрос может прийти по конкретной сделке, по контрагенту или в рамках проверки. Игнорировать его нельзя.
По той же статье вы обязаны выполнять законные требования налогового органа об устранении выявленных нарушений и не препятствовать работе его должностных лиц. Это значит: пустить инспектора, выдать документы, дать пояснения. Спорить с самим требованием можно, но только письменно и по законным основаниям.
Если у организации нет обязанности сдавать годовую бухгалтерскую отчётность в государственный информационный ресурс, по ст. 23 НК РФ её представляют в налоговый орган по месту нахождения не позднее трёх месяцев после окончания отчетного года. Исключения — случаи, когда организация не обязана вести бухучёт, религиозные организации и те, кто сдаёт отчётность в Центральный банк Российской Федерации.
Порядок действий: что настроить в компании
- Составьте перечень документов, которые образуются в вашей деятельности, и назначьте ответственного за каждый блок.
- Заведите правило: документ попадает в папку в день операции, а не в конце квартала.
- Определите места хранения — бумажный архив и электронное хранилище с резервной копией.
- Заведите журнал запросов из налоговой: дата, что просят, кто отвечает, когда отправлен ответ.
- Раз в год проверяйте, что документы за прошлые периоды на месте и читаются.
Типичные ошибки и последствия
Самая частая ошибка — восстанавливать документы задним числом, когда пришёл запрос. Это видно по датам и ставит под сомнение весь учёт. Вторая — хранить только то, что удобно, и выбрасывать «мелочь»: кассовые чеки, авансовые отчёты, акты сверки.
Третья ошибка — считать, что за учёт отвечает бухгалтер на аутсорсе. Обязанность по ст. 23 НК РФ лежит на налогоплательщике. Подрядчик может вести учёт и готовить ответы, но документы должны быть у вас и по вашему требованию выдаваться.
Последствия простые: снимают расходы и вычеты, доначисляют налог, а по ст. 23 НК РФ вы отвечаете за сохранность документов и за ответы на требования. Если документов нет, спорить с доначислением почти нечем.
Частые вопросы
Сколько лет нужно хранить документы по налогам?
Пять лет — по ст. 23 НК РФ. Отсчёт ведите от периода, к которому относится документ, а не от даты его подписания.
Что делать, если пришёл запрос из налоговой, а документов нет?
Ответьте письменно в срок, укажите, какие документы есть, и объясните причину отсутствия остальных. Не оставляйте запрос без ответа — это нарушение обязанности по ст. 23 НК РФ.
Обязан ли ИП вести бухгалтерский учёт так же, как ООО?
Требование хранить данные учёта и документы пять лет по ст. 23 НК РФ распространяется и на индивидуальных предпринимателей. Оно касается документов, подтверждающих доходы, расходы и уплату налогов.
Кто отвечает, если бухгалтерия на аутсорсе?
Отвечает налогоплательщик: обязанности по ст. 23 НК РФ закреплены за ним. Подрядчик ведёт учёт, но доступ к документам и их сохранность должны быть обеспечены у вас.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.