Статус 2 в УПД означает, что документ одновременно служит и счётом-фактурой, и первичным документом о передаче товаров, работ или услуг. Его выбирают, когда продавец обязан начислить НДС и хочет подтвердить и отгрузку, и право покупателя на вычет одним бланком. Если НДС в сделке нет, ставят статус 1 — это только первичный документ.
Чем статус 2 отличается от статуса 1
Универсальный передаточный документ — это форма, которую бизнес применяет по своей инициативе. В верхней части есть поле «Статус». Цифра в нём говорит покупателю и инспекции, как читать документ.
Статус 1 — документ о передаче товаров, работ, услуг. Он подтверждает расходы и движение ценностей, но не даёт права на вычет НДС. Статус 2 — тот же документ плюс счёт-фактура: в нём заполнены строки о налоге, ставке и стоимости с НДС.
Выбор зависит от сделки, а не от желания сторон. Если продавец на общей системе и реализация облагается налогом, нужен статус 2. Если продавец освобождён от НДС или применяет патентную систему, он делает в договоре и первичном документе запись или ставит отметку «Без налога (НДС)» — тогда подходит статус 1.
Когда ставят статус 2
Ставьте статус 2, если одновременно выполняются три условия. Вы продаёте товары, работы или услуги, реализация которых облагается НДС. Вы обязаны выставить счёт-фактуру покупателю. Покупателю нужен вычет или документ для бухгалтерии с выделенным налогом.
Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Её указывают в соответствующей графе УПД со статусом 2. Для отдельных операций действуют расчётные ставки, например 18,03 % при реализации предприятия в целом (ст. 158 НК РФ). Не подставляйте ставку по памяти: проверьте, какая норма действует на дату отгрузки.
Статус 2 не подходит для сделок без НДС. Если вы проставите его в документе на операцию, освобождённую от налога, покупатель может заявить вычет, которого нет. Инспекция снимет вычет, а вам доначислит налог.
Как заполнить УПД со статусом 2
Начните с шапки. Укажите номер и дату документа, полные наименования и ИНН сторон, адреса, данные о грузоотправителе и грузополучателе. В поле «Статус» поставьте 2.
Заполните табличную часть по каждой позиции: наименование товара, работы или услуги, единицу измерения, количество, цену, стоимость без налога. Отдельно выведите ставку НДС и сумму налога, затем итоговую стоимость с НДС.
Проверьте итоги. Сумма налога по строкам должна совпадать с итогом, а стоимость с НДС — со стоимостью без налога плюс налог. Расхождение в копейках даёт повод для вопросов при камеральной проверке.
Подпишите документ. Руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные лица ставят подписи и указывают реквизиты. Если документ электронный, подпишите его усиленной квалифицированной электронной подписью и передайте по каналу связи с контрагентом.
Ошибки, из-за которых документ не работает
Первая ошибка — неверный статус. Документ со статусом 1 не даёт вычета, даже если в нём выделен НДС. Покупатель получит отказ, а вам придётся переоформлять бумаги.
Вторая ошибка — неверная ставка или арифметика. Проверяйте ставку по дате операции и пересчитывайте итоги. Исправления в УПД вносят через новый экземпляр с правильными данными, а не затиранием старого.
Третья ошибка — отсутствие отметки «Без налога (НДС)» у продавца, который освобождён от налога или не является плательщиком. Если такая отметка проставлена недостоверно, обязанность исчислить и уплатить налог возлагается на продавца (ст. 161 НК РФ). Поэтому статус и отметка должны совпадать с фактическим режимом продавца.
Отдельно про утрату права на освобождение или на патентную систему. С периода перехода на общий режим продавец исчисляет и уплачивает налог по таким операциям (ст. 161 НК РФ). С этого момента в УПД нужен статус 2, а не статус 1.
Сроки и отчётность
УПД со статусом 2 заменяет счёт-фактуру, поэтому по нему покупатель заявляет вычет. Вы как продавец включаете операцию в декларацию по НДС. Декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ).
Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Если отгрузка прошла в конце квартала, а документ оформлен с ошибкой, вы рискуете и вычетом покупателя, и сроком уплаты.
Храните УПД и подтверждающие документы. При электронном документообороте сохраняйте файлы и подтверждения передачи. При проверке инспекция запросит именно тот экземпляр, который получил покупатель.
Частые вопросы
Можно ли поставить статус 2, если продавец на патенте?
Нет. Продавец на патентной системе не платит НДС по таким операциям и ставит в документе отметку «Без налога (НДС)». Статус 2 применяют, когда налог реально начислен.
Даёт ли УПД со статусом 1 право на вычет НДС?
Нет. Статус 1 подтверждает передачу товаров, работ или услуг и расходы, но не вычет. Для вычета нужен документ со статусом 2 или отдельный счёт-фактура.
Что делать, если в УПД указана неверная ставка НДС?
Оформите исправленный документ с правильной ставкой и суммой налога. Сообщите покупателю, чтобы он заменил документ до подачи декларации.
Обязательно ли применять форму УПД?
Нет, это добровольная форма. Можно оформлять счёт-фактуру и отдельный первичный документ. Если вы выбрали УПД, следите, чтобы статус соответствовал сделке.
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.