УПД со статусом 1 — это одновременно счёт-фактура и передаточный документ. Если вы не платите НДС, в нём нужно проставить отметку «Без налога (НДС)» и не выделять налог отдельной строкой. Но такая отметка законна только при наличии основания: освобождения по ст. 145 НК РФ, применения УСН или патента, либо операции, не облагаемой налогом.
Кто вправе выставлять УПД со статусом 1 без НДС
Статус 1 означает, что документ заменяет счёт-фактуру и первичный документ. Его выставляют те, кто обязан или вправе оформлять счета-фактуры. Если вы освобождены от обязанностей налогоплательщика по ст. 145 НК РФ, счета-фактуры составляются без выделения сумм налога, а на документах ставится надпись или штамп «Без налога (НДС)» (ст. 168 НК РФ).
На УСН и ЕСХН, если вы освобождены от уплаты НДС, счета-фактуры не составляются вовсе (ст. 168 НК РФ). Это значит, что УПД со статусом 1 в таком случае вы не оформляете. Вам подходит статус 2 — передаточный документ без функции счёта-фактуры.
Отдельная ситуация — реализация товаров, указанных в абзаце первом п. 8 ст. 161 НК РФ. Продавцы, освобождённые от НДС, и лица, не являющиеся налогоплательщиками, делают в договоре и первичном документе запись или ставят отметку «Без налога (НДС)» (ст. 161 НК РФ).
Как заполнить УПД со статусом 1 без НДС
Порядок такой. В строке 7 укажите ставку «Без НДС». В графах 7 и 8 стоимости и суммы налога не заполняйте или поставьте прочерки. В графе 9 укажите стоимость всего с учётом налога, равную стоимости без налога.
В шапке документа отразите номер и дату, данные продавца и покупателя, основание передачи. В табличной части перечислите товары, работы или услуги с количеством и ценой. Отметку «Без налога (НДС)» продублируйте в документе так, как этого требует ст. 168 НК РФ, — надписью или штампом.
Если вы работаете через агента или комиссионера, проверьте, от чьего имени выставляется документ. Ошибка в реквизитах сторон приводит к тому, что покупатель не сможет принять документ к учёту.
Когда отметка «Без налога (НДС)» становится ошибкой
Первая ошибка — утрата права на освобождение. Если сумма доходов превысила установленный размер, вы утрачиваете право на освобождение с 1-го числа месяца, в котором произошло превышение либо началась реализация подакцизных товаров (ст. 145 НК РФ). С этого момента вы обязаны исчислять и уплачивать НДС. Повторное освобождение после утраты права не предоставляется.
Вторая ошибка — недостоверная отметка. Если установлен факт недостоверного проставления продавцом отметки «Без налога (НДС)» в договоре или первичном документе, обязанность по исчислению и уплате налога возлагается на продавца (ст. 161 НК РФ). То есть налог заплатите вы, а не покупатель.
Третья ошибка — выделение НДС в документе при отсутствии обязанности его платить. Если вы освобождены, но указали налог отдельной строкой, придётся перечислить его в бюджет. Покупатель при этом получит право на вычет, а вы — обязанность заплатить.
Что делать при утрате освобождения
С месяца утраты права вы начинаете исчислять НДС по общей ставке 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Документы за период до утраты права остаются без налога. С месяца утраты вы выставляете УПД со статусом 1 уже с выделением налога.
Декларацию по НДС подайте в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платите равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Если вы на УСН и впервые должны уплачивать НДС за период, начавшийся в 2025–2026 году, учтите правила освобождения от ответственности за непредставление декларации в срок, установленные ФЗ от 28.11.2025 N 425-ФЗ. Проверьте, подпадает ли ваша ситуация под эту норму, до подачи отчётности.
Как проверить документ перед отправкой покупателю
Сверьте статус документа с вашей системой налогообложения. На УСН без обязанности платить НДС статус 1 не применяйте. На общей системе с освобождением по ст. 145 НК РФ статус 1 допустим, но без выделения налога.
Проверьте, не было ли превышения доходов в текущем месяце. Если превышение есть, документы с этого месяца оформляйте с налогом. Ведите учёт доходов помесячно, чтобы не пропустить момент утраты права.
Убедитесь, что отметка «Без налога (НДС)» стоит и в договоре, и в первичном документе. Расхождение между этими документами — частая причина споров с покупателем и вопросов от налоговой.
Частые вопросы
Можно ли выставить УПД со статусом 1 без НДС на УСН?
Нет, если вы освобождены от уплаты НДС. На УСН в этом случае счета-фактуры не составляются (ст. 168 НК РФ), поэтому оформляйте УПД со статусом 2.
Что будет, если поставить отметку «Без налога (НДС)» без основания?
При установлении факта недостоверного проставления отметки обязанность по исчислению и уплате налога возложат на вас как на продавца (ст. 161 НК РФ). Придётся заплатить налог и, вероятно, пени.
Можно ли вернуть освобождение после утраты права?
Нет. Организации и предприниматели, утратившие право на освобождение, не имеют права на повторное освобождение (ст. 145 НК РФ).
В какой срок подать декларацию, если я утратил право на освобождение?
Декларацию подайте в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платите равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.