Камеральная проверка идёт по вашей отчётности, выездная — у вас в офисе. Юридическая помощь при налоговых проверках сводится к трём вещам: проверить полномочия проверяющих, правильно оформить документы и не дать инспекции сделать выводы за вас. Ниже — порядок действий и ошибки, которые обходятся дороже всего.
Какие проверки бывают и чем они отличаются
Камеральная проверка проводится по декларациям и расчётам, которые вы сдали. По ст. 88 НК РФ она может охватывать налоговые периоды истекшего календарного года начиная с 1 февраля следующего года. Если принято решение о реорганизации или ликвидации организации, проверка идёт за истекшие периоды текущего года со дня, следующего за внесением в реестр записи о реорганизации или ликвидации. Ликвидацию нельзя завершить раньше окончания такой проверки — это стоит учитывать, если вы закрываете ООО.
Выездная проверка проходит на вашей территории. По ст. 89 НК РФ инспекторы вправе проводить инвентаризацию имущества, осматривать производственные, складские, торговые и иные помещения, которые вы используете для дохода или которые связаны с объектами налогообложения. Если есть достаточные основания полагать, что документы могут быть уничтожены, сокрыты, изменены или заменены, производится выемка документов. В последний день проверки проверяющий обязан составить документ о её результатах.
Разница для вас практическая. Камеральная проверка чаще заканчивается требованием пояснений или доплаты по конкретной декларации. Выездная охватывает период и документы целиком, поэтому готовиться к ней нужно как к проекту, а не как к разговору по телефону.
Что проверить в самом начале
Первое — полномочия людей, которые к вам пришли или запрашивают документы. По ст. 101 НК РФ при рассмотрении материалов проверки проверяются полномочия представителя лица, в отношении которого проводилась проверка. Тот же принцип работает и раньше: если документы от вашего имени получает представитель, его полномочия должны быть подтверждены.
Второе — основания и предмет требования. Инспекция вправе привлекать для налогового контроля специалистов, экспертов и переводчиков, вызывать свидетелей, заявлять ходатайства об аннулировании или приостановлении лицензий, предъявлять иски о взыскании задолженности (ст. 31 НК РФ). Это законные инструменты, и спорить с самим фактом их существования бессмысленно. Спорить нужно с конкретным требованием, которое выходит за рамки проверки.
Третье — кто именно будет общаться с инспекцией. Если вы работаете через представителя, в налоговом органе должны быть документы, подтверждающие его полномочия на получение документов. По ст. 23 НК РФ, если представителем является юридическое лицо, нужны также документы, подтверждающие полномочия физического лица — владельца сертификата ключа проверки электронной подписи, кроме случаев, когда это лицо является законным представителем такого юридического лица. Проще говоря: доверенность и сертификат электронной подписи должны быть оформлены так, чтобы у инспекции не возникло вопросов в самый неудобный момент.
Порядок действий при проверке
Сначала зафиксируйте, что происходит. Запишите дату, основание проверки, ФИО и должности проверяющих, перечень запрошенных документов. Дальше определите, кто ведёт переписку и кто подписывает ответы.
Затем соберите документы по запросу — только то, что запрошено, и в срок. Если требование непонятно, задайте уточняющий вопрос письменно. Устные ответы в проверке не существуют: значение имеет то, что есть на бумаге или в электронном виде.
На стадии рассмотрения материалов у вас есть право давать объяснения. По ст. 101 НК РФ при рассмотрении материалов проверки может быть оглашён акт проверки, при необходимости и иные материалы мероприятий налогового контроля, а также письменные возражения лица, в отношении которого проводилась проверка. Отсутствие письменных возражений не лишает вас и вашего представителя права давать объяснения на этой стадии. Это значит, что молчание — не стратегия: если вы не возразили, инспекция опирается на свои выводы.
Если проверка идёт по акту, где нет решения по проверке в классическом виде, порядок рассмотрения похож. По ст. 101.4 НК РФ рассмотрение акта, других материалов и письменных возражений, а также принятие решения осуществляется в порядке, аналогичном порядку рассмотрения материалов налоговой проверки по ст. 101 НК РФ. Вывод для вас один: возражения готовятся по одной и той же логике.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — отдать документы без описи. Потом невозможно доказать, что вы представили именно то, что просили, и в срок.
Вторая — отвечать на требования устно или по телефону. Позиция, не закреплённая письменно, в проверке не работает.
Третья — подписывать документы человеком без подтверждённых полномочий. По ст. 101 НК РФ полномочия представителя проверяются, и подпись неуполномоченного лица ставит под сомнение весь документ.
Четвёртая — игнорировать стадию возражений. По ст. 101 НК РФ отсутствие письменных возражений не мешает вам объясняться, но и не заменяет возражений: то, что вы не оспорили, обычно остаётся в решении.
Пятая — начинать «наводить порядок» в документах после начала выездной проверки. По ст. 89 НК РФ при достаточных основаниях полагать, что документы могут быть уничтожены, сокрыты, изменены или заменены, производится выемка. Такие действия превращают обычную проверку в конфликт.
Когда подключать представителя
Представитель нужен, когда проверка выходит за рамки одной декларации, когда запросы касаются нескольких периодов или когда сумма претензий для вас существенна. Также имеет смысл подключить его до первого ответа, если вы не понимаете, что именно запрашивают.
Практический смысл представителя — не «решить вопрос», а выстроить процедуру. Проверить полномочия, оформить доверенность и сертификат, подготовить письменные возражения, проследить, чтобы ваши объяснения попали в материалы. По ст. 101 НК РФ при рассмотрении материалов проверки проверяется полномочия представителя и участникам разъясняются их права и обязанности — это ваша точка контроля.
Отдельно про электронный обмен. Если документы от вашего имени получает представитель, заранее убедитесь, что в налоговом органе есть документы о его полномочиях, включая полномочия владельца сертификата электронной подписи (ст. 23 НК РФ). Иначе обязанность может считаться неисполненной, и вы узнаете об этом с опозданием.
Частые вопросы
Что делать в первый день выездной проверки?
Зафиксировать основание проверки, данные проверяющих и перечень запросов. Не передавать документы без описи и не подписывать ничего, не прочитав.
Обязательно ли писать возражения на акт проверки?
Нет, но без них вы опираетесь только на устные объяснения. По ст. 101 НК РФ отсутствие письменных возражений не лишает вас права объясняться, однако ваши доводы не будут зафиксированы заранее.
Может ли представитель получать документы от налогового органа за меня?
Да, если его полномочия подтверждены в налоговом органе. По ст. 23 НК РФ нужны документы о полномочиях представителя и владельца сертификата электронной подписи.
Можно ли завершить ликвидацию ООО, если идёт камеральная проверка?
Нет. По ст. 88 НК РФ ликвидация не может быть завершена ранее окончания камеральной налоговой проверки.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.