Анализ состояния налогового учёта по УСН — это проверка того, правильно ли вы считаете доходы и расходы, не вышли ли за лимиты и верно ли определили ставки налога и НДС. Начать стоит с книги учёта доходов и расходов: по ст. 346.24 НК РФ учёт для целей налога ведётся именно в ней. Дальше сверьте цифры с декларацией и с первичными документами.
Зачем проверять учёт на УСН
УСН кажется простой: одна книга, одна декларация. Но ошибки в учёте обнаруживаются не сразу, а когда налоговая получает данные и сравнивает их с вашей отчётностью.
Если доходы учтены не полностью, налог окажется занижен. Если неверно определён лимит, вы могли потерять право на освобождение от НДС или на пониженную ставку. Проверка нужна, чтобы найти такие расхождения до того, как их найдёт инспекция.
Есть и вторая причина. Правила по НДС для упрощенцев меняются, и часть предпринимателей продолжает работать по привычке, не сверяясь с новыми порогами. Анализ учёта показывает, где ваши действия расходятся с текущими нормами.
Шаг 1. Сверьте книгу учёта с первичными документами
Возьмите книгу учёта доходов и расходов и выберите несколько месяцев. Сопоставьте записи с выписками по расчётному счёту, кассовыми документами и актами выполненных работ.
Что искать:
- поступления, которые не попали в книгу;
- суммы, записанные дважды;
- доходы, отражённые не в том квартале;
- возвраты покупателям, которые не учтены.
По ст. 346.24 НК РФ книга — основной регистр для расчёта налоговой базы. Если записи в ней не совпадают с документами, декларация тоже будет неверной.
Отдельно проверьте, как вы учитываете выручку по договорам с длительной оплатой и авансам. Именно здесь чаще всего теряются суммы.
Шаг 2. Проверьте лимит доходов и право на освобождение от НДС
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Но организации и ИП на УСН освобождаются от НДС, пока доходы не превысили порог: 20 млн рублей за 2026–2029 годы, 15 млн рублей за 2030 год, 10 млн рублей за 2031 год и последующие годы (ст. 145 НК РФ).
Проверьте свой доход за текущий год и сравните с порогом. Если превышение произошло, право на освобождение утрачивается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения. С этой даты вы начинаете исполнять обязанности налогоплательщика НДС.
Важно и то, что повторно получить освобождение после утраты права нельзя. Поэтому считайте доход с запасом, а не впритык к порогу.
Если вы уже платите НДС, проверьте, какую ставку применяете. На УСН можно использовать 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). При превышении 250 млн рублей право на ставку 5 % утрачивается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения.
Шаг 3. Убедитесь, что ставка налога определена верно
Базовая ставка УСН на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Проверьте, какую ставку вы применяете и на каком основании.
Если вы используете пониженную ставку, найдите документ, который её устанавливает, и убедитесь, что условия соблюдаются. Если объект налогообложения менялся, проверьте, правильно ли учтены доходы и расходы при переходе.
Ошибка в ставке даёт ошибку в сумме налога. А это уже повод для доначисления и пеней.
Шаг 4. Сверьте декларацию с учётом
Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Если вы утратили право на УСН, декларация подаётся не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором это произошло.
Сравните суммы из декларации с итогами книги учёта. Расхождение даже в несколько рублей означает, что где-то допущена ошибка.
Проверьте также, подаёте ли вы декларацию по НДС, если обязаны его платить. Пропуск срока здесь обходится дороже, чем на УСН.
Типичные ошибки и последствия
Вот что чаще всего находят при анализе учёта:
- Неполный учёт доходов. Часть выручки проходит мимо книги. Итог — заниженный налог и требования пояснений.
- Пропущенный лимит. Доход превысил порог, но освобождение от НДС продолжают применять. Налог, пени и штраф начислят за весь период.
- Неверная ставка НДС. Применяют 5 % или 7 %, хотя условия для них уже не выполняются.
- Ошибки в книге. Дубли, неверные даты, потерянные возвраты. Декларация не сходится с учётом.
- Просроченная отчётность. Декларация подана позже срока.
Последствия зависят от масштаба. Где-то достаточно уточнённой декларации и доплаты налога. Где-то речь идёт о пенях и штрафах, а также о восстановлении учёта за прошлые периоды.
Как выстроить проверку учёта регулярно
Не ждите конца года. Проверяйте учёт раз в квартал, до сдачи отчётности.
Порядок такой:
- Закройте квартал и соберите первичные документы.
- Сверьте книгу учёта с выписками и актами.
- Посчитайте доход нарастающим итогом и сравните с порогами по НДС.
- Проверьте применяемые ставки налога и НДС.
- Сверьте декларацию с итогами книги.
Такой цикл занимает немного времени, но позволяет поймать ошибку до того, как она станет проблемой. Если расхождение уже есть, исправьте учёт и подайте уточнённую декларацию.
Частые вопросы
Как часто нужно проверять налоговый учёт по УСН?
Раз в квартал, до сдачи отчётности. Тогда ошибки находятся до того, как попадут в декларацию.
Что будет, если доход превысил порог для освобождения от НДС?
Право на освобождение утрачивается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения. С этой даты нужно исполнять обязанности налогоплательщика НДС.
Можно ли вернуть освобождение от НДС после утраты права?
Нет. Организации и ИП, утратившие право на освобождение, не имеют права на повторное освобождение.
Чем грозит неверная книга учёта доходов и расходов?
Декларация не сойдётся с учётом, налог может оказаться занижен. Тогда потребуется доплата налога, пени и уточнённая декларация.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».