При УСН «доходы минус расходы» вы считаете налог с разницы между выручкой и подтверждёнными расходами. Для этого нужны первичные документы по каждой операции и записи в книге учёта доходов и расходов. Бухгалтерский учёт ведётся по общим правилам, а налоговый — по правилам главы 26.1 НК РФ.
Что именно нужно вести
Учёт делится на два слоя. Первый — бухгалтерский: проводки по счетам, оборотно-сальдовая ведомость, отчётность. Второй — налоговый: книга учёта доходов и расходов, где каждая сумма попадает в базу только при выполнении условий НК РФ.
Для налоговой базы важен не факт отгрузки, а факт оплаты. Доход признаётся, когда деньги пришли на счёт или в кассу. Расход — когда вы его фактически оплатили и можете подтвердить документом.
Книгу учёта ведите с начала года. Записи делайте по первичным документам: актам, накладным, чекам, платёжным поручениям. Если документа нет, расход в базу не попадёт.
Порядок действий по шагам
- Определите объект налогообложения и зафиксируйте его в учётной политике. От этого зависит вся логика записей.
- Настройте учёт так, чтобы каждая операция давала и бухгалтерскую проводку, и запись в книге учёта.
- Собирайте первичные документы в день операции. Не откладывайте на конец квартала: часть бумаг к тому времени теряется.
- Раз в месяц сверяйте книгу учёта с банковской выпиской и кассой. Расхождения ищите сразу, а не перед сдачей отчётности.
- Считайте налог по итогам квартала и платите авансовые платежи.
- По итогам года подайте декларацию: организации — не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ).
Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). По объекту «доходы минус расходы» ставку и минимальный налог уточняйте в своей редакции главы 26.1 НК РФ и в региональном законе: в разных субъектах условия отличаются.
Какие расходы можно учесть
Расход должен быть оплачен, документально подтверждён и связан с деятельностью, приносящей доход. Этого мало: перечень расходов на УСН закрытый, и не каждая трата в него входит.
Отдельно разберитесь с товарами для перепродажи. Их стоимость списывается в расходы по мере реализации, а не в момент оплаты поставщику. Сопутствующие расходы — хранение, обслуживание, транспортировку — учитывайте в том периоде, когда фактически оплатили их уже на УСН.
Если вы перешли на УСН с другого режима, действуют особые правила. Расходы, оплаченные до перехода, учитываются на дату перехода или на дату оплаты — в зависимости от ситуации. Деньги, потраченные после перехода, но уже учтённые ранее при налоге на прибыль, из базы не вычитаются (ст. 346.25 НК РФ).
НДС при УСН в 2026 году
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Организации и ИП на УСН освобождаются от НДС, если доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы. Порог снижается: 15 млн рублей за 2029 год, 10 млн рублей за 2030 год и далее (ст. 145 НК РФ).
Если порог превышен, вы можете применять специальные ставки на УСН: 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Выбор ставки влияет на счета-фактуры, книги покупок и продаж и на то, как вы возмещаете входной НДС. Просчитайте вариант заранее, до первого квартала с превышением.
Частые ошибки и последствия
Учёт по выписке банка. Кассовые операции и зачёты взаимных требований при этом теряются, база искажается. Ведите учёт по первичным документам, а выписку используйте для сверки.
Расход без документа. Налоговая снимет сумму из расходов, доначислит налог и пени. Спорить будет нечем: подтверждать трату нечем вам, а не инспекции.
Списание товаров в момент оплаты поставщику. Это завышает расходы текущего квартала. Проверяйте, что товар уже продан.
Забыли про НДС после превышения порога. Обязанность возникает по факту, а не по вашему желанию. Счета-фактуры и декларацию придётся оформлять задним числом, с пенями.
Нет учётной политики. При проверке нечем объяснить, как вы признаёте доходы и расходы. Оформите документ до начала года и следуйте ему.
Частые вопросы
Нужно ли вести бухгалтерский учёт, если я на УСН?
Да. УСН освобождает от некоторых налогов, но не от обязанности вести учёт и составлять отчётность. Налоговый учёт для базы ведётся в книге учёта доходов и расходов.
Когда платить налог при УСН доходы минус расходы?
Авансовые платежи — по итогам каждого квартала, окончательный расчёт — по итогам года. Декларацию организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля (ст. 346.23 НК РФ).
Можно ли учесть расходы, оплаченные до перехода на УСН?
Часть таких расходов учитывается на дату перехода или на дату оплаты по правилам ст. 346.25 НК РФ. Расходы, уже учтённые при налоге на прибыль, из базы не вычитаются.
Что будет, если доходы превысят порог для освобождения от НДС?
Освобождение перестаёт действовать, и вы начинаете считать НДС. Дальше выбирайте ставку: 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ).
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».