При УСН «доходы минус расходы» налог платят с разницы между выручкой и затратами. Но уменьшить налог можно не на любые траты, а только на те, что перечислены в закрытом перечне. Каждый расход нужно подтвердить документом и правильно определить момент признания.
Какие расходы уменьшают налог
Перечень расходов при УСН закрытый. Если затраты в нём нет, учесть её при расчёте налога нельзя, даже когда деньги реально потрачены на бизнес.
В перечень входят, в частности, затраты на сырьё и материалы, товары для перепродажи, оплату труда, аренду, ремонт основных средств, обязательные страховые взносы, налоги и сборы. Учитываются также расходы на услуги связи, транспорт, рекламу и другие затраты, прямо названные в перечне.
Отдельно проверяйте затраты, которые легко принять за «нужные». Штрафы и пени, личные покупки владельца, выплаты из чистой прибыли, представительские траты сверх установленных пределов налог не уменьшают.
Когда расход признаётся
При УСН действует кассовый метод. Расход учитывается тогда, когда вы его фактически оплатили, а не когда получили документы или подписали акт.
Для товаров для перепродажи правило строже. Их стоимость списывают в расходы только по мере реализации и при условии оплаты поставщику. Затраты на хранение, обслуживание и транспортировку таких товаров учитывают в том периоде, когда вы их оплатили после перехода на УСН.
Основные средства и нематериальные активы списывают в расходы частями в течение года равными долями. Поэтому крупная покупка оборудования не уменьшит налог разом.
Переход на УСН: что делать с прошлыми затратами
Если вы перешли на УСН с объектом «доходы минус расходы» с другого режима, часть старых затрат можно учесть. Это касается, например, товаров, купленных для перепродажи до перехода: их стоимость списывают по мере реализации.
По основным средствам, оплаченным до перехода, в учёте на дату перехода отражают остаточную стоимость — разницу между ценой приобретения и начисленной амортизацией. Дальше её списывают по правилам УСН.
Есть и обратное правило. Деньги, уплаченные после перехода на УСН за расходы, которые уже были учтены при налоге на прибыль, из базы не вычитаются. Иначе получилось бы двойное уменьшение налога.
Что подготовить, чтобы расходы приняли
Каждый расход должен опираться на документы. Нужны договор, счёт, платёжное поручение или кассовый чек, акт или накладная. Без подтверждения оплаты и получения затрата в базу не попадёт.
Соберите порядок учёта заранее. Заведите реестр расходов с датой оплаты, назначением платежа и ссылкой на документ. Так вы не пропустите момент признания и сможете подтвердить расчёт при проверке.
Проверяйте контрагентов. Если поставщик окажется недобросовестным, налоговая может снять расход. Держите выписки из реестров и копии учредительных документов по крупным сделкам.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — учитывать расход по дате акта, а не по дате оплаты. Это искажает базу и приводит к недоплате налога.
Вторая — списывать стоимость товаров сразу при покупке, не дожидаясь реализации. Налоговая снимет такие затраты и доначислит налог.
Третья — включать в расходы то, чего нет в перечне. Например, штрафы за нарушение договора или личные траты владельца.
Последствия одинаковые: доначисление налога, пени за каждый день просрочки и штраф. При крупной сумме дело может дойти до требования пояснений и выездной проверки.
НДС и УСН: что учесть в 2026 году
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 %. Организации и ИП на УСН освобождены от НДС, если доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы. Порог снижается: 15 млн рублей за 2029 год и 10 млн рублей за 2030 год и далее.
Если порог превышен, можно применять специальные ставки: 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей. Выбранную ставку нельзя менять в зависимости от покупателя.
Отдельно следите за входным НДС. По операциям до 2025 года, не учтённым в расходах, действуют переходные правила. Если сомневаетесь, как поступить с конкретной суммой, лучше сверить расчёт с бухгалтером до сдачи отчётности.
Частые вопросы
Можно ли учесть расход, если нет чека, но есть платёжное поручение?
Одного платёжного поручения обычно мало. Нужно подтвердить и оплату, и получение товара или услуги: накладной, актом, договором. Без этого расход могут снять при проверке.
Когда списывать в расходы купленный товар для перепродажи?
Только после оплаты поставщику и фактической реализации покупателю. До этого стоимость товара в базе не учитывается.
Уменьшают ли налог штрафы и пени?
Нет. Таких затрат нет в закрытом перечне расходов при УСН, поэтому налог они не уменьшают.
Что будет, если расход учтён не в том периоде?
Налоговая пересчитает базу, доначислит налог и начислит пени. Дополнительно возможен штраф за неполную уплату налога.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».